We doen het anders

Wanneer ga je dingen anders doen? Wanneer durf je af te wijken van het gebaande pad? De managementliteratuur vertelt ons dat het goed is om te plannen, om begrotingen te maken, jaarplannen te maken. En dat is natuurlijk een waarheid als een koe. Dat is ook goed. Het helpt je te ordenen en realistische werkplannen voor jezelf en de organisatie op te stellen. We deden het jaren zo bij bibliotheek Kennemerwaard. Er was een jaarwerkplan van het managementteam, waarin we een vertaling maakten van de dingen die we op strategisch niveau wilden bereiken. Uitgewerkt in acties, verdeeld over de kwartalen, en wie er voor verantwoordelijk was. En dat deelden we met onze medewerkers. Ook zij maakten op hun beurt een werkplan, waarbij ze voor zichzelf doelen vaststelden, het benodigde aantal uren moesten aangeven, en ook wie of wat ze nodig hadden uit de organisatie om dit mogelijk te maken. Echt goed werken deden die plannen niet, de meesten voelden het als een verplichte exercitie.

Vorig jaar hebben we dit al een beetje losgelaten. Want we kregen er last van, zoals al gezegd. De speeddate bijeenkomsten die we organiseerden zodat iedereen zijn of haar plannen kon afstemmen leverden meer een verplicht nummer op dan dat we merkten dat medewerkers hun plannen in gezamenlijkheid gingen afstemmen. Het was meer het delen van de ideeën, en het elkaar op de hoogte stellen van wat je van plan was in kleiner verband. het leverde meestal niet heel veel energie op bij de betrokkenen. 

Vorig jaar deden we het al anders, we maakten we er een presentatie van. Elke medewerker waaraan we in het verleden vroegen een werkplan te maken, moest dit nog wel doen, maar er vooral een voordracht van maken. En er bij aangeven hoe dit plan bijdroeg aan de grotere doelen van bibliotheek Kennemerwaard. Een stap in de goede richting. Want er werd al veel met elkaar gesproken en gereflecteerd op elkaars plannen. Als jij dit gaat doen, kan ik jou daarmee helpen.... etc. Mooi. En toch.... wat we merken is dat in ons werken, in de manier waarop we werken, de kansen zich niet op papier laten vangen in werkplannen. Veel van onze medewerkers kunnen bij wijze van spreken halverwege het jaar hun werkplan opnieuw schrijven, want ingehaald door de praktijk. Er zijn kansen die uiteindelijk op niets uitgelopen zijn, en andere mogelijkheden doemen ineens op aan de horizon en blijken ineens uitvoerbaar.

Dus dit jaar hebben we het nog anders gedaan. Want waarom veel tijd besteden aan iets wat je niet echt verder helpt. Dit jaar hebben we gekozen voor een inspiratiesessie met twee externe deskundigen erbij. Erik Boekesteijn en Mari Nelissen. Op een inspirerende plek, midden in de bossen en de duinen, bj Dopersduin in Schoorl. Zij gaven allebei eerst een presentatie over wat zij als ontwikkelingen zien in ons vak. Erik liet beelden zien van bibliotheken in binnen- en buitenland, vertelde in grote lijnen over wat hij er inspirerend aan vond. Eén van de beste quotes uit zijn presentatie was wat mij betreft dat de bibliotheek revolutie is. Een mooie aanmoediging voor onze mensen om verder te denken dan de gebaande paden. Niet dat ze daar bij ons nou heel veel last van hebben ;-). De foto's en begeleidende woorden van Erik zetten ons al stevig in de 'nadenk- en wat gaan we ermee doen' stand.

Mari vertelde over de ervaringen en de zoektocht naar de kern van de bibliotheek in de Noord-Oost Brabantse bibliotheek (NOBB). Wat hem betreft moet de bibliotheek nieuwsgierigheid prikkelen en polarisatie tegen gaan. Bibliotheken gaan over emancipatie. Daarbij vindt hij vertrouwen in elkaar heel belangrijk, je moet binnen (en buiten) de bibliotheek elkaar helpen te ontwikkelen door het geven van kritische feedback. Bij NOBB is de inhoud belangrijk, lezen is belangrijk. Een mooie eye-opener in het verhaal van Mari vond ik dat je niet moet uitgaan van de verandering ("Niets blijft bij het oude") maar uit moet gaan van wat hetzelfde blijft. En dat is de menselijke geest. Een mens wordt gelukkig van kennis verwerven, om iets te doorgronden. Mensen worden blij van inspiratie. En professionals worden blij van erkenning. 

Dat het zo werkt bleek uit wat er vervolgens gebeurde in de drie werkgroepjes (ja toch weer ;-) waarbij ook Mari en Erik hun bijdrage leverden. We hadden onze medewerkers gevraagd om bij de verhalen van Erik en Mari op te schrijven welke woorden hen inspireren. Waarmee willen ze aan de slag, waarvan worden ze gelukkig als ze dat zouden kunnen realiseren. Waar willen ze het verschil maken. 

In de groepjes moest iedereen een korte pitch houden voor elkaar met wat hun had geraakt. En vervolgens met elkaar iets uitkiezen waarvoor we gezamenlijk willen gaan, en wat ook uitgewerkt gaat worden volgend jaar. Daar kwamen mooie projecten uit die vervolgens aan de gehele groep werden gepresenteerd. Vier mooie projecten waar we volgend jaar in ieder geval mee aan de slag gaan. De eerste is om op zoek te gaan naar mooie, hoopvolle verhalen als tegenstelling op de soms zwarte dreiging in de maatschappij. Verhalen gebruiken als bindend middel in de samenleving maar ook binnen onze eigen organisatie. Daarnaast willen we meer vragen stellen, kritische vragen waarmee we mensen aan het denken zetten, we willen meer programmeren met lokale samenwerkingspartners en zo ook de bibliotheek nog beter verankeren. Daarbij schiet dat onze marketing-medewerker graag te hulp door met behulp van de gegevens uit Mosaic te gebruiken om de programmering en de collectie in de vestigingen nog beter aan te scherpen. En als laatste gaat er gewerkt worden aan een kwaliteitsimpuls voor het jeugdbibliotheekwerk in de vestigingen. Een mooie oogst van de inspiratiedag. 

De bibliothecaris: Vakliteratuur inhalen

Zo tijdens het kerstreces is het tijd om de stapel van ongelezen boeken, tijdschriften door te bladeren en kijken of er nog iets bij zit dat echt gelezen moet worden. En ja, daar zat wel wat tussen. Een kleinood van Bibliotheek Noord Oost Brabant (NOBB). Het essay: Over bibliotheken en betrokkenheid, deel 2 De bibliothecaris. Deel 1 las ik in 2013 en was toen reden om Mari Nelissen en Marina Polderman uit te nodigen voor een discussie over de rol van de bibliotheek met onze Raad van Toezicht.

Dit essay, inmiddels al weer meer dan een jaar oud lag nog ongelezen op een stapel. En dat terwijl het zo dik niet is, en wel heel compact een aantal mooie overpeinzingen biedt. Die op hun beurt mij weer tot vragen en overdenkingen aanzetten.

The Librarians, serie TNT

In dit essay gaan de mensen van NOBB in op wat de rol zou moeten zijn van de moderne bibliothecaris. Ze belichten rollen, doelen en houding. Ze beginnen met de diverse rollen van een bibliothecaris, geïnspireerd op de ideeën van Seth Godin.
De bibliothecaris als producent, impresario, leraar, conciërge, connector. De minst uitdagende (of veiligste) daarvan is de rol van conciërge, alleen faciliteren dat er iets in je bibliotheek plaats vindt. De andere rollen vragen ook echt iets van bibliothecarissen. Een open houding, een leven lang willen leren, intellectuele vrijheid en veiligheid uitstralen en intellectuele eerlijkheid.

We staan in Kennemerwaard aan de vooravond van een groot veranderingsproces, en tegelijkertijd is het een doorgaand groeiproces. Voor de uitvoering van ons nieuwe meerjarenbeleidsplan hebben we andere kwaliteiten nodig van onze medewerkers. Daar zijn we de afgelopen jaren al steeds mee bezig geweest. We willen onze medewerkers 'wapenen' met een ondernemende houding, een lerende houding, een nieuwsgierigheid naar de wereld om ons heen en de wil om mensen te helpen die te leren duiden. Dat laatste kun je alleen als je zelf de wil hebt te willen leren, nieuwsgierig te zijn, het 'avontuur' op te zoeken, op zoek te gaan naar antwoorden,  en misschien nog wel veel meer naar vragen. Ik vond het heel erg inspirerend om van de medewerkers uit Alkmaar Centrum eind vorig jaar een terugkoppeling te krijgen over hoe zij aankijken tegen de veranderende bibliotheek. Daar sprak een grote betrokkenheid en wil om te veranderen uit, al zaten er heel veel vragen over hoe precies dan.

Een belangrijke opmerking uit het essay is de vaststelling dat management beter wordt betaald en gewaardeerd in de CAO dan inhoudelijke kennis. Er wordt een oproep gedaan om de CAO in dat licht kritisch te bekijken. Ik wil dat van harte onderschrijven. Daarmee wil ik niet zeggen dat al het management de deur uit zou moeten (ik zou mezelf brodeloos maken ;-). Wel denk ik dat de bibliotheek van de toekomst meer hoger opgeleide medewerkers nodig heeft. Dat medewerkers als zij ingezet gaan worden op de rollen als producent, impresario, leraar en connector ook een hogere waardering verdienen. Die stap zijn we in Kennemerwaard ook geleidelijk aan het maken. Medewerkers die met hun vakkennis echt een verschil maken in de uitvoering van programmalijnen hebben de afgelopen jaren telkens de mogelijkheid gehad om een stapje hoger qua functieniveau te komen. Misschien niet in het tempo als zou moeten, en misschien niet in het tempo dat zij zelf zouden willen ;-)

De kunst van het veranderen is er één die wij proberen in de vingers te krijgen.... weten welke verandering je wilt helpt daarbij. En de essays van NOBB helpen daarbij. Dus dank aan de collega's uit Oss en omgeving. Voor een ieder in het bibliotheekvak het lezen waard!

Stap voor stap werken aan de toekomst

Vorige week dinsdag hielden we een studiedag met onze Raad van Toezicht en managementteam. We houden er van een externe spreker uit te nodigen om ons te inspireren. Dit keer hadden we Mari Nelissen en Marina Polderman van bibliotheek Noord Oost Brabant (NOBB)uitgenodigd. Twee van de schrijvers van het boeiende en vragen opwerpende essay : "Over bibliotheken en betrokkenheid". Samen met Mari en Marina hebben we met elkaar gesproken over wat de taak van de bibliotheek is, en welke mogelijkheden er liggen in de toekomst. Het was een open gedachtewisseling, elkaar vertellen over successen, experimenten, mislukkingen, weerstanden, ontwikkelingen.

NOBB is ongeveer gelijkertijd begonnen als Kennemerwaard met het nadenken over de toekomst. De startpunten waren iets anders. Bij NOBB hebben ze zich gerealiseerd dat alles altijd verandert, en dat het misschien wel slimmer is om stil te staan bij wat niet verandert. Tijd voor reflectie inbouwen, niet hijgerig achter trends aanlopen, goed proberen te duiden hoe veranderingen passen in het 'constante'. Nadenken over wat de eeuwigheidswaarde is van de bibliotheek. Dat vind ik een mooi uitgangspunt.

Vervolgens hebben ze in NOBB een verandertraject ingezet. Zoals Mari het zo mooi verwoordde: we hebben een Hollywood gevel neergezet.

De uitleningen als bibliotheekprestatie, en daarachter stevig aan het werk om een nieuw kompas voor de toekomst te vinden. Hij vindt, net als ik, dat de tegenstelling tussen 'retail'- en 'inhoud' bibliotheken een farce is. In de meeste gevallen wordt retail ingezet als middel om de doelstelling van de bibliotheek te verwezenlijken. Met dien verstande dat de bibliotheek niet werkt voor klanten, maar voor burgers. Dat betekent overigens niet dat je er geen marketing op los kunt laten, niet klantvriendelijk of klantgedreven zou moeten zijn. Pas toe wat je helpt om je doelstelling te realiseren.

In de gesprekken die ze met de medewerkers bij NOBB hebben gevoerd over de toekomst hebben ze een aantal zaken benoemd waar ze mee aan de slag wilden:
de bibliotheek kan beter informatie ontsluiten dan Google.
ICT en logistiek maken een te groot aandeel uit van de begroting, dat moet verschuiven naar innovatie.
Lokale verankering binnen de gemeente moet gewaarborgd zijn.
Verbreding en verbinding maken, connecties met de samenleving, zorgen dat je lokaal draagvlak hebt.

Dit alles heeft geleid tot veel experimenten bij de NOBB. Leidraad is daarbij een jaarlijks door de bibliothecarissen gekozen thema dat aanhaakt bij ontwikkelingen in de maatschappij. De medewerkers, bibliothecarissen worden geacht veel te lezen, bij te zijn op de boekenrubrieken in krant, op radio en tv. Hun vakkennis is het kapitaal waarmee NOBB aan de slag gaat. Er is vrijheid voor medewerkers op bepaalde plekken in de organisatie waar ze kunnen experimenteren. Tegelijkertijd is er natuurlijk ook nog het logistieke proces, de uitlening die moet draaien. Dat spanningsveld moet de bibliotheek mee om zien te gaan. Beide processen zijn essentieel en medewerkers die aan één van die taken een goede bijdrage leveren verdienen waardering.

Binnen de NOBB wordt de nieuwsgierigheid van medewerkers aangemoedigd. Daarbij wordt er ook van uit gegaan dat je als bibliothecaris geen 9 tot 5 mentaliteit hebt. Bibliothecaris ben je 24 uur per dag, 7 dagen in de week. Je hebt je ogen en oren open voor de ontwikkelingen in de maatschappij, en voor wat er speelt in jouw lokale gemeenschap. En daar maak je een vertaalslag op voor de bibliotheek. Aansluitend bij de doelstelling dat je aan leesbevordering wilt doen, informatievaardigheden wilt aanleren, burgers mondig wilt maken, en ze voldoende voorbereiden en toerusten om mee te kunnen doen in de maatschappij.

Tijdens de studiedag konden we mooie parallellen trekken tussen NOBB en Kennemerwaard. Wij hanteren iets andere uitgangspunten, onze inmiddels bij vaste volgers van mijn blogs bekende behoeftepiramide. Daarbij gaan we heel erg uit van wat de toegevoegde waarde is van de bibliotheek, en vooral met welk doel burgers naar de bibliotheek komen. Een experiment als Kennismakers van NOBB past heel goed in ons idee over bijdragen. Je kennis delen via de bibliotheek. En dat zijn we nu stapsgewijs aan het uitzoeken hoe we dat zo goed mogelijk kunnen faciliteren en aanjagen.

Het kunnen en mogen experimenteren is iets dat ook heel erg bij Kennemerwaard past. Guerrilla-innovatie, belonen als mensen bereid zijn dat stapje extra te doen om iets nieuws te bedenken dat past in de doelstelling van de bibliotheek. Ons Groen Informatie Platform is daar een prachtig voorbeeld van. Ruimte maken voor innovatie, die slag hebben we gemaakt, en moeten we vooral ook vasthouden en uitbouwen. Medewerkers uitdagen hun vakinhoud te verbreden, te verdiepen en ze daar ook op laten uitblinken. Daar zijn we al wel mee bezig, maar dat kan nog beter en gestructureerder. Met kennis opbouwen van onze collectie, en daar vanuit lokale 'kennismakers' verdieping op kunnen bieden.

Het was een zeer geanimeerde studiedag, waarbij het uitwisselen van ervaringen tussen onze Raad van Toezicht, managementteam en de ervaringen van Mari en Marina mij weer heel veel input hebben gegeven voor het beleidsplan waar we volgend jaar mee aan de slag willen. Zoeken naar vragen waar je (tijdelijke) antwoorden op probeert te formuleren. Kennis delen en zo weer nieuwe ideeën op doen. Dat is toch het mooiste wat er is?