Inspiratie met Denen

Een tijdje geleden (eind februari) was er een gesprek over de bibliotheek van de toekomst in Bibliotheek Amsterdam met een aantal collega's uit Nederland (Hans van Velzen, Karen Bertrams, Gemma Wiegant, Huub Leenen, Marian Koren, Chris Wiersma en ondergetekende) en een delegatie Denen. Deense bibliotheekdirecteuren, waaronder Rolf Hapel van Aarhus, mensen van het ministerie van cultuur, architecten en wat adviseurs. Zij hadden al een aantal bibliotheken in Nederland bezocht, en gingen er nog een paar bezoeken. Een verslag (in het Deens) van die studiereis staat op de website rondom het project van de bibliotheek van de toekomst.

Wat ze met ons wilden bespreken was hoe een fysieke bibliotheek er in de toekomst uit moet zien. Zij redeneren vanuit een model dat met vier 'kamers' werkt. Meer er over kun je vinden op de speciale website die ze hebben gemaakt, waar ter zijner tijd ook een Engelse versie van komt. Nu is het nog in het Deens.
Ik heb vorig jaar in Denemarken al een A4tje gekregen waarin het model wordt uitgewerkt.
De bibliotheek als ruimte in de kennis en belevenissamenleving. Ze hanteren een model waarin vier ruimten elkaar als een Venndiagram overlappen.

De ruimten die je in een bibliotheek zou moeten hebben zijn:
Inspiratieruimte: waar je dingen kunt beleven, waar er plaats is voor innovatie, en waar het spannend is, waar je iets te beleven valt.
De Denen werken dat verder uit door te zeggen dat het een plek is je dingen kunt beleven die je opvattingen en meningen ter discussie stellen. Het moet een plek zijn voor het irrationele, emotionele en chaotische door een overvloed aan estetische belevenissen. Dat kan door verhalen vertellen en door allerlei andere artistieke expressies van media, culturele patronen en genres. Kernwoorden: beleving en innovatie
Leerruimte: waar je dingen kunt beleven, waar je je kunt ontwikkelen (empowerment), en waar je dingen kunt ontdekken.
Verder toegelicht bedoelen ze hier mee dat die een ruimte is waar burgers de wereld kunnen verkennen en ontdekken en daardoor hun competenties en mogelijkheden kunnen verruimen. Daarbij is vrije toegang tot informatie en kennis een noodzakelijke randvoorwaarde. Het leerproces wordt gezien als een tweerichtingsverkeer, waarbij de gebruiker zelf vanuit zijn ervaring zijn eigen leerdoelen en leerwensen onder worden kan brengen en waarop de bibliotheek pro-actief anticipeert. Kernwoorden: beleving en empowerment
Ontmoetingsruimte: waar je je kunt ontwikkelen (door met anderen in contact te komen), waar je betrokken raakt en bent en waar je kunt participeren in de maatschappij.
Dit is een open publieke ruimte, de "third place", waar burgers samen kunnen komen, elkaar kunnen ontmoeten tussen werk en thuis. Je hebt platforms nodig waar je mensen tegen kunt komen met andere interesses en andere waarden dan die van je zelf. Dan wordt je uitgedaagd om in discussie te gaan en een debat te voeren. De ontmoetingsruimte biedt ruimte zowel aan de toevallige ontmoeting aan de leestafel met kranten en andere opiniebladen als aan de meer georganiseerde ontmoeting zoals debatten en lezingen over actuele onderwerpen. Ontmoetingen kunnen plaats vinden in de fysieke bibliotheek en via chatgroepen, blogs of andere sociale media. Kernwoorden: empowerment en betrokkenheid(participatie)
Performanceruimte (het podium): waar je betrokken kunt zijn en waar er ruimte is voor innovatie, en waar je dus dingen kunt maken en laten zien. In de performanceruimte, de podiumfunctie, kunnen gebruikers in interactie met anderen geinspireerd raken om tot nieuwe artistieke expressie te komen door in aanraking te komen met kunst en cultuur. Ze hebben de mogelijkheid om hiermee aan de slag te gaan doordat ze de beschikking hebben over interactieve spellen, schrijf-, geluid- en video workshops en ze kunnen ondersteuning krijgen door professionals op de diverse kunstuitingen. Verder kan het podium ook dienen als een platform en bemiddeling door het uitgeven van en verspreiden van het werk van de gebruikers, en door ze het podium te bieden om hun activiteiten te delen met het publiek. Kernwoorden: betrokkenheid en innovatie.

Het is een interessant model voor de bibliotheek van de toekomst. Waarbij het begrip 'ruimte' in een overdrachtelijke manier moet worden gezien, niet als een kamer met muren er om heen, maar meer als mogelijkheden die zich in de fysieke dan wel digitale wereld voordoen als je de bibliotheek bezoekt. In het gesprek dat we hadden met de Denen ging het wel heel erg om de ruimte, omdat het een project is rondom architectuur en dus de fysieke ruimte. Het is naast een idee voor wat je allemaal in de bibliotheek aan mogelijkheden zou moeten scheppen, en hoe je dat vorm gaat geven in de fysieke ruimte, ook een mooie kapstok voor discussies over de toekomst van de bibliotheek.
In het gesprek is natuurlijk ook nog de behoeftepiramide ter sprake gekomen, en net zoals hun idee van de vier ruimten veel herkenning opleverde bij de Nederlandse collega's, deed ons model dat bij de Deense collega's. Het is ook maar net met welk idee je intern en extern het best uit de voeten kunt.

Overigens: het model van de Denen is door het Ministerie van Cultuur ontwikkelt en is overal over genomen als 'blauwdruk' voor het bibliotheekwerk. Iets zegt mij dat er niet zoiets moois in de Bibliotheekwet van Nederland terecht gaat komen ;-)

Ondernemen in de bibliotheek

Vandaag had ik een gesprek met twee heren van de GO-opleidingen. Zij gaan een korte cursus verzorgen over ondernemen in de bibliotheek, gericht op management (zijnde niet de directeur) en/of specialisten. En ze wilden graag met mij sparren over wat ik daar onder versta.

Nu is een gesprek met anderen altijd goed om je te helpen je geest te scherpen over bepaalde onderwerpen. Dus dacht ik na afloop van het gesprek dat ik er wel een blogje aan kon wijden, over wat ik nou versta onder ondernemen in de bibliotheek.

Allereerst, het betekent voor mij niet commercieel of semi-commercieel bezig gaan in de bibliotheek. Het betekent ook niet dat je er een strikte kosten-baten analyse op los moet laten. Ondernemen is niet jezelf als een 'u vraagt, wij draaien' instelling presenteren.

Voor mij is ondernemen in de bibliotheek je eigen doelstellingen zo goed mogelijk weten te realiseren. Weten waar je voor staat, met een brede blik op de maatschappij om je heen. Met een goed oog en oor voor wat er in jouw gemeente(n) speelt. Voor mij betekent het netwerken en strategische allianties sluiten. Voor mij is het goed luisteren naar de partij met wie je wilt samenwerken. Wat is diens(maatschappelijke) opdracht en hoe kun je elkaar helpen. Wat wil de ander en wat heeft deze er voor over? Om met Toine Simons te spreken,"de baby in de tas houden". Niet tijdens een eerste gesprek in oplossingen denken, maar open vragen stellen, samenvatten en doorvragen. Waar zit de "pijn" bij je beoogde samenwerkingspartner, en wat is  deze bereid zelf bij te dragen aan een oplossing. Je als bibliotheek niet in een leverancierspositie laten drukken, maar een structurele gelijkwaardige samenwerkingspartner. Het betekent ook goed luisteren naar je gemeente(n), én het betekent ook je als een professionele partij opstellen die weet waar zijn krachten liggen. En die zijn van de bibliotheek bekend: betrouwbaar, groot bereik, kennis op het gebied van leesbevordering en -plezier, kennis op het gebied van informatievaardigheden en mediawijsheid.

Voor mij is ondernemen op die manier essentieel voor het overbrengen van het maatschappelijk belang van de bibliotheek. Aan samenwerkingspartners en aan lokale politici.Als je het bovenstaande namelijk goed doet, dan kun je ook de subsidieerde overheid meenemen in je verhaal. Dan heb je het niet over uitlenen, dan heb je het over leesbevordering, over burgers zelfredzaam maken, over digitaal vaardige burgers, over goed geïnformeerde burgers of wat er maar actueel is in je gemeente. En daarna heb je het pas over de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om die taken goed te kunnen vervullen (lees een gebouw met ruime openstelling, een collectie, goed opgeleide medewerkers, pc's etc.)  En zo 'verkoop' je dan de bibliotheek, en heb je het over een heel ander soort marktwaarde dan die in commerciële cijfers te vatten is. De bibliotheek is als onderneming namelijk onbetaalbaar!

Het Alfabethuis van Jussi Adler-Olsen

Adler-Olsen is één van de Scandinavische thrillerschrijvers die de laatste jaren furore maken in Nederland met zijn goed geschreven boeken. Ik had nog nooit iets van hem gelezen, maar mijn lief pakte een dubbeldikke (twee titels) mee van de stapel bij de boekhandel als voer voor de vakantie. Tijdens de vakantie vorig jaar kwam het er niet van. Dit had prima gepast, want we waren vorig jaar in Duitsland op vakantie. Het boek speelt namelijk gedeeltelijk in WO II, in een Duits oorlogsziekenhuis voor krankzinnigen.

Dit boek ‘Het Alfabethuis’ gaat over twee vrienden, over vriendschap, over vertrouwen, over overleven in gruwelijke omstandigheden. James en Bryan zijn vliegeniers tijdens de Tweede Wereldoorlog, bij de RAF. Hun vliegtuig wordt tijdens een missie neergeschoten en ze redden zich het vege lijf met hun parachutes. Diep in vijandig Duitsland zijn ze op zichzelf aangewezen, op hun vindingrijkheid en hun meedogenloosheid.

cover Het Alfabethuis

Ze weten zich met kunst- en vliegwerk tussen een ziekentransport te werken waarna ze in een oorlogshospitaal terecht blijken te komen. Wat ze zich gaande weg realiseren is dat ze tussen hoge ss-officieren terecht zijn gekomen, dat zij zichzelf dus ook uitgeven voor ss-officieren, en dat een aantal van hun medepatiënten net als zij simuleren. Dan begint de strijd om het overleven, het niet ontdekt worden, en het doorstaan van de behandelingen met pillen en elektro-therapie. Beide mannen vinden hun eigen weg er in, beloven stellig aan zichzelf dat ze de ander nooit in de steek zullen laten, maar zoeken ook afzondering om niet aan de andere simulanten te laten merken dat zij elkaar kennen (en Brits zijn!). James geeft op een gegeven moment de strijd op tegen de pillen en de elektroshocks om maar te overleven, Bryan faket dat hij de pillen slikt om alert te blijven. En ondertussen worden ze door een kleine groep patienten in de gaten gehouden. Hoge ss-officieren die er alles aan gelegen is om in de ziekenhuis de oorlog door te komen en er dan vandoor te gaan met een schat waarover ze het steeds hebben. Uiteindelijk weet Bryan te ontkomen, en ontsnapt hij aan de kwelgeesten, met achterlaten van James die volstrekt inert geworden is door alle afbeulingen van de ss-ers en de behandelingen.

Twintig jaar later gaat Bryan terug naar Duitsland. Hij heeft vaker geprobeerd om James te vinden. Om te weten te komen wat er van hem geworden is. Dat is nooit gelukt, niet onder de naam van de ss-er wiens naam hij had aangenomen, niet als een onbekende RAF vliegenier. Toch wil Bryan nog eenmaal een poging wagen. Hij rakelt onverwacht een verleden op dat hem zelf uit zijn evenwicht brengt, maar ook de overlevenden van het ziekenhuis, de simulanten, die een nieuw, vals leven voor zichzelf hebben opgebouwd met de schatten waar over ze destijds in het Alfabethuis al spraken. Natuurlijk willen deze ss-officieren niet ontmaskerd worden, en dus proberen zij met hand en tand hun belangen, hun alibi’s te verdedigen. Dat eindigt in een dramatische ontknoping.

Een prachtig, spannend en beklemmend verhaal, dat goed in elkaar steekt. Hoewel er wel stukken ongeloofwaardig over komen, het verwisselen van identiteit van de twee hoofdpersonen met die van ss-officieren, de ontsnapping van Bryan, heeft het genoeg zeggingskracht om dat voor lief te nemen. En het is bekend dat veel hoge ss-officieren en medici die meededen aan de gruwelijke nazi-praktijken na WO II niet of nauwelijks berecht werden, onderdoken en daarna onder een andere naam of in een andere stad met hun oude loopbaan verder gingen. Hun slachtoffers dood of getekend voor het leven, dat deerde hen niet. Zij gingen verder met een nieuw bestaan. Dat beschrijft Jussi Adler-Olsen zeer goed. Wat hij ook goed weet te schrijven is de wroeging die iemand moet voelen na het achterlaten van een vriend in een situatie waarvan hij weet dat die dodelijk kan zijn. Dat hij ook weet dat het niet anders kan, omdat de ander te zwak is om op dat moment gered te worden. Dat beschrijft Alder-Olsen met enige distantie, maar daardoor komt het wel binnen. Al met al een echte aanrader voor mensen die van een spannend oorlogsboek houden, of van een niet alledaagse detective. Het boek kent elementen van beide genres.

Op het verkeerde been gezet worden

Afgelopen vrijdag was ik op uitnodiging bij een workshop van Satori Organisational Services in samenwerking met Knowmads van Huib Kraaijeveld. Huib ken ik sinds mijn MBA studie aan Nyenrode, waar hij een workshop Aikido verzorgde. Met zijn Satori richt hij zich 'supporting mavericks', wat deelnemers aan het Goudklompjes traject van de VOB wellicht een lampje doet op gaan. Huib doet altijd bijzondere dingen, en ik vind het leuk om er af en toe aan te proeven.

Wat was het:
Workshop waarin een groep van ca. 18 mensen, van diverse nationaliteiten, die elkaar niet kennen van diverse 'statuur' samen een organisatiespel gaan spelen. Sommigen spelen de cliënt, sommige spelen topmanagement, anderen middelmanagement en anderen de werkvloer. Iedereen kreeg een papier waarin je rol en probleem werd toegelicht, en waarin je van elkaar niet weet wat er speelt. Ik was cliënt.

Mijn rol: hoofd van de afdeling pr en communicatie van de KNVB. Mijn opdracht: krijg heel het volk als één supporter achter Oranje met een nationale pr campagne. En indien nodig een campagne om het imago van Oranje beter te maken. Ik moest gaan onderhandelen met het bedrijf Head Quarters (HQ) dat een prima reputatie heeft op het gebied van baandoorbrekende pr- en communicatiecampagnes.
Na het lezen van je rol ga je naar binnen in de andere ruimte waar Headquarters "gevestigd" is. Met mij zijn er nog drie andere spelers die een cliënt gaan spelen.

Dan rolt het volgende spel zich uit:


HQ: Het bedrijf van een creatief bedrijf dat ideeën, campagnes, pr strategieën etc. bedenkt. Het bedrijf loopt niet lekker. Alle medewerkers van de werkvloer moeten hun schoenen inleveren. Dat geeft natuurlijk gelijk al een gevoel van ongelijkheid weer. Het staat symbool voor hoe er met ongelijkheid in veel bedrijven wordt gewerkt, met bonussen, leaseauto's, parkeerplaatsen voor de baas etc.

Op het moment dat de cliënten (wij dus) binnenkomen, allemaal tegelijk, is onduidelijk wie de opdracht voor de klant gaat vervullen. Topmanagement zoekt naar oplossing, en stuurt mensen mee zonder te kijken naar kwaliteit, ervaring en gevraagde competenties passend bij de opdracht. Als cliënt wordt je in het diepe gegooid. Ik grijp in en vraag: 'hè wat gebeurt hier, Idols? Ik wil mensen die goed zijn, die passen bij mijn opdracht.' Dus heb ik zelf een oproep gedaan aan hele team En toen twee consultants (uitvoerders) aangetrokken.

Elke 12 minuten speelde je een dag. In de eerste dag probeer ik de opdracht helder over te brengen. Dat lukte maar gedeeltelijk. Consultants zouden er mee aan de slag , en ik zou eind 2de dag teruggebeld worden.

Dag 2: ik ga toch naar kantoor van HQ, want niet gerust op of ze het wel begrepen hebben, en loop binnen bij een meeting van 2 consultants die in gesprek zijn met iemand van het middelmanagement. Ik geef aan dat ik nog over offerte wil praten. De consultants schuiven dat in de schoenen van middelmanagement. Ik ga in gesprek. Aan eind gesprek valt ineens het topmanagement binnen en vraagt middelmanagement om aan te schuiven voor evaluatie. Mijn gesprek is nog niet afgelopen, dus ik ben volstrekt flabbergasted., en sta er op dat het middelmanagement blijft. Topmanagement geeft toe dat middelmanagement het gesprek met mij afmaakt.

Dag 3: Ik vraag om een voorstel hoe we verder gaan. De consultants willen tot vrijdag door kunnen werken. Ik wil ondertussen op de hoogte gehouden worden, om mee genomen te worden in creatieve proces. Dat proberen ze eerst af te houden, maar na mijn suggestie dat een foto van hun worksheets zou volstaan waren ze daartoe wel bereid.

Dag 4: kort contact met consultants blijft uit. Ik heb er maar vertrouwen in. Het blijkt dat er in het bedrijf inmiddels overleg gestart van onderaf om het bedrijf beter te laten werken, en om beter te overleggen, beter resultaat op te leveren voor de client.

Dag 5, halverwege: oplevering van het idee. Beantwoord aan de vraag. Consultants en middelmanager zitten erbij. Ik spreek mijn waardering uit, en middelmanager geeft de credits aan de consultants.

Tussen elke 'dag' zaten er 2 minuten om op een formulier aan te geven met welke vraag je zat, hoe voelde je je, waar zat je leervraag.

Er gebeurde nog veel meer dan ik hierboven heb beschreven, maar dit is in grote lijnen wat je 'speelt'. Je bedenkt zelf hoe je met situaties om gaat, er is geen uitgeschreven rol.


En dan volgt de review met de hele groep. Wat gebeurde er? Samenvatten van je persoonlijke ervaringen. Een stevige discussie waarin blijkt dat iedereen met een ander startbeeld is begonnen. Er was een medewerker die compassie verwachtte van de klant om mee te denken in de problematiek van het bedrijf. Daar was ik niet toe bereid, want degene die het vroeg zat niet in mijn 'team'. Ik vond t naïef om te verwachten dat een klant mee wil denken als je sores wilt oplossen, als dat niet door iemand wordt gevraagd met wie je een band hebt. Zij vond mij daar onmenselijk in. En dat vond ik dan weer confronterend om te horen. Overigens werden meer 'cliënten' als onmenselijk ervaren. Heel bijzonder hoe in dit spel de rol van de klant in een heel ander daglicht als gewoonlijk werd gezet.

Wat werd er zoal gedeeld aan ervaringen en denkbeelden:
Gesprek met jongere mensen: als je maar het beste met je medewerkers voor hebt, dan gaat iedereen het beste uit zich zelf halen. Tevreden medewerkers moet je streven zijn als directeur. Meer ervaren leidinggevenden hadden daar toch kanttekeningen bij.

De medewerkers die je niet hoort, werken meestal het hardst. Neiging management is te focussen op de klagers en hun problemen ipv focus op degene die tevreden zijn en productief.

Als je als directeur het goede voorbeeld geeft en aandacht hebt voor je mensen doen je collega leidinggevenden dat ook vanzelf.

Hierarchische systemen in bedrijven werken vaak contraproductief. En als topmanagement moet je nooit je middelmanagement buiten spel zetten, dat is dodelijk voor hun motivatie. Middelmanagers zijn vaak de beste mensen van de werkvloer geweest, die doorgegroeid zijn. Dus hebben ze de meeste betrokkenheid. Zorg goed voor hen, anders verliezen ze hun passie.

Wat heb ik meegenomen aan het eind van de dag: Je redeneert al heel snel vanuit je eigen denkraam. Wees open en stel vragen. Probeer je in de ander te verplaatsen. Kun je door mee te bewegen een beter resultaat halen? Wees je er van bewust dat jouw rol als leidinggevende, en zeker als directeur niet die is van het regelen van zaken voor de werkvloer. Daar zijn je middelmanagers voor. Als directeur moet je naar buiten, en intern de koers uitzetten die verder uitgewerkt wordt door medewerkers. Maar vooral veel naar buiten, want de tent draait wel door als jij er niet bent. (Dat heb ik overigens aan den lijve ervaren vorig jaar na een zware operatie. De bibliotheek draaide prima door. Het managementteam gaf aan toen ik terug kwam dat het allemaal prima was gegaan. En dat het ook wel fijn was dat ik terug was, want dat met name de externe contacten ernstig in de verdrukking waren gekomen. Juist! Daar was en ben ik dan ook wel goed in ;-)

Omdat het een spel is en je geen idee hebt waar je in bent beland blijf je heel kritisch. Dat vermogen hebben nieuwe medewerkers ook. Als je een tijdje ergens werkt verlies je vaak dat vermogen om kritisch en met verbazing naar bepaalde handelswijzen, protocollen etc te kijken. Deze dag heeft me weer er van bewust gemaakt dat je je altijd moet blijven af vragen waarom je iets doet. Welk nut dient het, en draagt het bij aan de resultaten die je met z'n allen nastreeft. En moet je niet vaker met elkaar afstemmen of je nog wel met het zelfde bezig bent, het zelfde doel voor ogen hebt. Dat doen we toch te weinig met elkaar.

Tussen het verslag door zien jullie tekeningen. Gedurende de dag werd wat er gebeurde, wat er werd gezegd door een tekenaar in soort cartoons vastgelegd. Erg leuk en heel erg herkenbaar.

En o ja, wat kost zo'n dag nou? Huib slaat hoofdelijk de kosten over van wat de dag kost, en dan vraagt hij je na afloop om over te maken wat jij vindt dat de dag waard was. Een heel sympathiek gebaar. Waarbij het overigens best lastig is om te bepalen wat de dag je dan waard was ;-)

Duurzaamheid in opbouw

Nadat we vorig jaar tweede zijn geworden bij de verkiezing van de meest duurzame bibliotheek hebben we onszelf voorgenomen om niet stil te gaan zitten. We gaan onze duurzame activiteiten voortzetten en uitbouwen. Dus zijn we een tijdje geleden bij HVC, de huisvuilcentrale in Alkmaar langs  geweest. Om te praten of we iets voor elkaar kunnen betekenen. Dat was een positief gesprek, en wij zijn met huiswerk de deur uitgestuurd om met een voorstel te komen waarop HVC kan aangeven welke mogelijkheden ze zien.

Onze Jan en onze Maria zijn vervolgens langs gegaan bij de winnaars van de prijs, Bibliotheek Groningen. Daar hebben ze veel ervaringen uitgewisseld, en hebben wij aangegeven dat we graag ook aan willen haken op de digitale etalage die zij onder vlag van Bibliotheek.nl hebben gemaakt.

En vandaag waren Maria en ik op bezoek bij ECN. Een groot onderzoeksbedrijf dat business to business innovaties levert. Ze leveren zoals ze zeggen geen zonnecollectoren, maar doen wel onderzoek naar alle technologie die er achter zit. Ze richten zich op vier poten: windenergie, zonenergie, bio-massa energie en energie-efficiency. Het was ook vandaag een interessant gesprek. Uiteindelijk kwamen tot de conclusie dat we op dit moment niets voor elkaar konden betekenen. Wat zij leveren is niet bedoeld voor de consument, het is bedoeld voor producenten.

Het was geen verloren middag. Het was een uur intensief praten over waar zij mee bezig zijn, en waar wij mee bezig zijn. Interesse over en weer. En ik moet eerlijk zeggen, het is toch prachtig als je als bibliotheek opbelt met het verzoek om een afspraak naar zo'n technologisch bedrijf, die geen directe link met de bibliotheek heeft, dat je dan toch uitgenodigd wordt voor een kennismaking. Dan loop ik trots het zwaar beveiligde pand uit en laat met liefde de kofferbak van mijn auto tot tweemaal toe controleren ;-)

Terug naar de werkvloer met Ingeborg

Vanochtend was ik bij Ingeborg, onze roostermaker. Zij had me enigszins schoorvoetend uitgenodigd om eens met haar mee te kijken. "Ik weet niet of ik met voor jou interessante dingen bezig ben"? Om met Benedictus te spreken "Ieder werk is het waard om met aandacht te worden gedaan", geldt dat ook voor alle werkzaamheden in en om de bibliotheek. Dus vanochtend toog ik op mijn fietsje in de voorjaarszon naar Bergen, alwaar Ingeborg mij wegwijs heeft gemaakt in de geheimen van het rooster.

En dat is zowaar geen sinecure. Voor 12 vestigingen vervanging regelen bij ziekte, vakantie, buitengewoon verlof. Ingeborg krijgt keurig via de mail door wie er ziek zijn, en wie er wanneer vakantie/verlof wil. Dat voert ze keurig in het roosterprogramma in. En dan gaat ze op een gegeven moment aan onze invallers toesturen wanneer er vervanging nodig is. Die kunnen dan intekenen op bepaalde diensten. Waarbij Ingeborg een beetje in de gaten houdt of er niet steeds dezelfde mensen worden ingezet, die daarmee heel veel uren draaien. Waardoor een ander misschien niet aan zijn of haar minimum uren zou kunnen komen.

Ingeborg is de spil voor de lange termijn vervanging. Ze gooit nadat ze een eerste oproep heeft gedaan, en nog niet alle gaten zijn opgevuld, er vaak nog een extra mail uit aan medewerkers met een vast contract, die aangegeven hebben extra inzetbaar te zijn. En dan als er nog steeds gaten zijn in het rooster, dan gaat Ursula er mee aan de slag. Die is van de korte termijn vervanging. Die belt medewerkers dan gericht op, of zij kunnen inspringen.

Een heel gepuzzel, en heel nauwkeurig werk. Want je wilt vervanging goed geregeld hebben. En als je verlof hebt aangevraagd wil je op een gegeven moment ook wel weten of je verlof door gaat.

Ingeborg gaf in het gesprek wat we ondertussen zo hadden, terwijl we naar het rooster van volgende week keken dat ze ook nog wel wensen had. Het liefst zou ze een roosterprogramma hebben dat gekoppeld is aan ons personeelssysteem. Dat is er al wel, maar wij hebben het nog niet. Dat roosterprogramma kan dan als het goed is gelijk op basis van verlofaanvragen of ziekte, wat ook in dat systeem ingevoerd wordt, duidelijk maken of er vervanging moet worden geregeld, en voor welke dagen dan. En ze had ook een mooi voorbeeld gehoord van bibliotheek Haarlem, die bijna niet met invallers werken, maar met een soort flexteam werken. Een plusbezetting waarbij medewerkers bij ziekte of verlof binnen hun eigen team moeten schuiven in diensten en uren zodat de afwezige medewerkers vervangen kunnen worden. Daar zou ik nog wel eens meer over willen weten ;-)

Wat ik mooi vind om te zien, bij elk terug naar de werkvloer bezoek dat ik doe, is hoe betrokken wij met z'n allen zijn bij wat we doen. Of het nou Joey, Jolanda, Leonie, Sanneke, Elly of Ingeborg is. Allemaal hebben ze een verhaal en stralen ze uit dat ze het erg leuk vinden om het werk dat ze doen te doen. En dus ook voor Ingeborg een hartelijk dank voor je uitleg en voor je enthousiasme. Ik zat terwijl ik mij naar mijn vervolgafspraak (die ik bijna was vergeten!) haastte op mijn fiets blij te zijn. Mooie medewerkers bij Kennemerwaard!

Werken aan een nieuwe bibliotheekwet

Gisteren was de Algemene Leden Vergadering van de VOB. Daarin zou gesproken worden over de bibliotheekwet die in de maak is. Het was wat lastig discussieren, want er is nog geen concepttekst beschikbaar die door de leden gelezen kan worden. Toch wilde het bestuur met ons, de leden, in gesprek over de stand van zaken. Wij, de leden, waren natuurlijk vol verwachting.

Het bestuur gaf aan dat er weliswaar een opzet voor de tekst is, maar dat zij deze tekst niet kan delen met de leden. In het onderhandelingsproces moet er sprake zijn van vertrouwen over en weer, en het bestuur voelt zich gehouden aan die gewenste vertrouwelijkheid. Onderhandelingen zijn natuurlijk ook een precair proces, zeker wanneer je je in het politieke vlak begeeft en er ergens wellicht afspraken over geld, verantwoordelijkheden etc moeten worden gemaakt.

We kennen de voorbeelden uit het nabije verleden, het bibliotheekcharter, waarin taken en verantwoordelijkheden van rijk, provincies en gemeenten ten aanzien van bibliotheekwerk werden benoemd. Ook dit is toen eerst in besloten kring besproken, waarna pas de openbaarheid werd gezocht en partijen zich over de inhoud konden uitspreken. Waarbij ik moet opmerken dat VNG en IPO zich destijds lieten zien als verenigingen die weliswaar namens provincies en gemeenten spreken en onderhandelen, maar die geen harde afspraken kunnen maken die hun leden na hoeven te komen zolang het niet in een wettekst gevangen is. Dat hebben we toen ook gezien, hoewel het convenant en charter door VNG en IPO waren ondertekend, en er volgens mij iets in stond over hoe belangrijk de samenhang in het netwerk is voor de bereikbaarheid voor burgers, werden er diezelfde maand al bezuinigingen afgekondigd door provincies en gemeenten. Maar dit terzijde ;-)

Het bestuur vertelde vervolgens wat er allemaal is gedaan om de belangen van bibliotheken en hun gebruikers voor het voetlicht te brengen bij OCW en Tweede Kamer. Waar de VOB op aandringt is een nieuw charter, waarin opnieuw het belang van een samenhangend, fijnmazig netwerk van bibliotheekvoorzieningen wordt vastgelegd.

Er is heel veel gesproken over zaken die de directeuren heel belangrijk vinden, die we graag opgenomen willen zien in de wet. Daar staat het één en ander over te lezen op de site van Bibliotheekblad. En het is aan de delegatie die met OCW en de VNG spreekt om deze boodschap over te brengen.
Wat in ieder geval helder is dat er samenhang komt, voor zover die er nog niet is, tussen wat er op landelijk, provinciaal en lokaal niveau wordt afgesproken en uitgevoerd over bibliotheekwerk.Wij als lokale directeuren moeten wel weten wat er in de wet komt, en hoe wij dit lokaal kunnen inzetten wanneer wij met lokale politici spreken. Welke rol achten de diverse overheidslagen essentieel voor de bibliotheek in het bedienen van de burgers.

Als laatste hebben we besloten dat er een manifest komt waarin kort wordt samengevat wat het standpunt van de VOB en haar leden is ten aanzien wordt van nieuw te schrijven bibliotheekwet.

En toen ging iedereen aan de borrel en werd er zeer geanimeerd van gedachten gewisseld, en was het nog lang onrustig in de Jaarbeurs ;-)