Lessen voor een directeur

Ik schreef al eerder over hoe we dingen anders willen doen binnen bibliotheek Kennemerwaard. We willen meer onze professionals aan het roer van de ontwikkelingen zetten. En dat is mooi gezegd, maar hoe doe je dat dan? Als management en als directeur in het bijzonder is er niks zo lekker als koers uitzetten, beslissingen nemen en het voortouw nemen. Maar als je vindt dat je de professionals in je organisatie meer invloed wilt geven op het beleid dan moet je als management iets anders gaan doen. Wat dat dan is zijn we met vallen en opstaan aan het ontdekken met elkaar. We hebben het afgelopen jaar als MT geoefend met op onze handen zitten (dat was al best moeilijk) maar vooral onze mond houden (en dat is pas ECHT moeilijk ;-) en niet onze ideeën over hoe de organisatie zich moet gaan ontwikkelen uit te spreken.

Het begon ergens vorig jaar..... we zagen dat het op plekken in de organisatie begon te schuren. De formatie op een aantal programmalijnen was sterk gegroeid, en de aansturing werd steeds lastiger voor de sectormanager, want teveel medewerkers om voldoende persoonlijke aandacht te kunnen geven. En we lieten het gebeuren.... en deden niets... we lieten de druk oplopen. Totdat er op een gegeven moment zoveel druk in de organisatie kwam dat er klachten kwamen over 'het gebrek aan visie en het ontbreken van keuzes' vanuit het management.

Au! dat doet zeer als je dat te horen krijgt als management. We hebben er natuurlijk over gesproken over hoe we er op zouden reageren. We konden natuurlijk gelijk weer in de oude reflex van oplossingen bedenken schieten. Maar dat wilden we niet. Die groep van medewerkers op de programmalijnen waren meer en meer bovenlokaal gaan werken. Dat was een ontwikkeling waarvan wij als MT dachten dit steeds meer zou moeten gebeuren omdat we de kwaliteiten van onze mensen in meerdere vestigingen zouden willen inzetten. Dus bedachten we dat we heel goed onze mensen om advies zouden kunnen vragen over welke ervaringen ze hadden als bovenlokale teams, welke dingen goed gingen, wat beter kon.

Van dat moment af hebben we het afgelopen jaar in verschillende settings onze medewerkers om advies gevraagd. Met die adviezen zijn wij dan weer verder gegaan als MT. Zo ligt er een globaal plan voor een nieuwe indeling van onze organisatie, liggen er toekomstvisies voor de programma's, wordt er gesproken over welke kwaliteiten we nodig hebben voor de toekomst. En dat wordt grotendeels door onze medewerkers zelf ontwikkeld. Af en toe werd het MT uitgenodigd om bijgepraat te worden, om vanuit onze kennis en ervaring input te leveren.

Afgelopen dinsdag was het team, wat nu na alle voorgaande sessies van het afgelopen jaar, bezig is met de verdere doorontwikkeling naar een raamwerk voor ons nieuwe meerjarenbeleidsplan weer bij elkaar. Het doorontwikkelteam, het DOT. En iedereen mag aansluiten bij het kernteam om mee te denken, mee te praten. En wij als MT waren uitgenodigd om te horen wat de voorlopige oogst is.

Ze hebben gesproken met elkaar over de waarden van de bibliotheek, vanuit hun programmalijnen. En o wat word ik dan blij van wat ik hoor! Voor het programma Participatie en Zelfredzaamheid vinden onze medewerkers compassie voor de ander, de behoefte van de ander, een inclusieve samenleving en dus een inclusieve bibliotheek belangrijk. Voor het programma Leven Lang Leren in combinatie met de klassieke bibliotheek, ter plekke omgedoopt tot Ontwikkeling en Ontplooiing werden waarden als ontmoeting, informeel, netwerken, gelijkwaardigheid, respectvol, gericht op persoonlijke ontwikkeling, het verbinden van collectie aan de activiteiten genoemd. En dan het programma Educatie: iedereen draagt bij vanuit zijn eigen kracht en talent aan het collectief, creativiteit, voor burgers van de toekomst, met een open blik, uitdagen van het onderwijs, met plezier, passie en sprankeling. Gericht op de groepsgerichte dienstverlening in het formele leren.

Tussen neus en lippen door werd er Japans wijsheid gedeeld, de theorie van Wabisabi en  de Afrikaanse filosofie van Ubuntu.  Met daaruit gedestilleerd dat er schoonheid ligt in eenvoud, schoonheid in één ding heel erg goed doen omdat daarmee alles wat imperfect is wegvalt.  Daarn werd het verhaal van de soepsteen verteld. Boodschap daarvan is dat je samen meer kan dan alleen en dat het er om gaat om wat je bijdraagt aan het collectief.  Je bent pas succesvol als ook de groep (of lees hiervoor de samenleving) succesvol is.

Ik ben dinsdag echt onder de indruk geraakt van de kracht en talenten van onze medewerkers. Ik wist natuurlijk dat bibliotheek Kennemerwaard rijk is aan heel gemotiveerde en getalenteerde mensen, het is prachtig om te zien hoe ze elkaar ook weten te inspireren en daarmee ook ons als MT. Het mooist vond ik dat de hele groep zei dat ze vinden dat bibliotheek Kennemerwaard blijvende impact moet willen hebben. Daar is een mooi begin mee gemaakt, ook intern. Dit proces van doorontwikkeling gaat zeker dat bereiken: Blijvende impact!

Delen maakt je rijker!

De afgelopen jaren heeft de Innovatieraad inmiddels meer dan 20 projecten subsidie toegekend om daarmee innovatie in onze branche een extra duwtje in de rug te geven.  Het is mooi dat die gelden er zijn, gelukkig zien we ook voorbeelden van innovaties bij bibliotheken zonder dat er subsidie van de Innovatieraad aan te pas komt. De initiatieven zoals die in Route 2020 van de VOB worden opgehaald en gedeeld geven aan dat in heel onze prachtige branche veel wordt ontwikkeld. Inspiratie is er genoeg in het bibliotheekwerk ;-)

Binnen bieb-to-bieb en op www.innovatiebieb.nl worden op onderwerpen nieuwe ideeën en projecten gedeeld. Wat de Innovatieraad opvalt is dat er met graagte wordt gedeeld. Af en toe een vraag wordt er  gesteld door een bibliothecaris die met een specifiek probleem zit, maar dat komt veel minder voor. Er wordt echt heel wat af gedeeld, iedereen presenteert met trots zijn of haar mooie ‘kind’. Wat de Innovatieraad niet ziet (maar misschien kijken wij niet goed), is de koppeling van initiatieven, om daarna samen door te ontwikkelen. En dat is jammer. Want er liggen heel veel kansen op dit terrein. Niets voor niets luidt het adagium: “alleen ga je sneller, samen kom je verder.” Dit principe wordt naar ons oordeel te weinig in de praktijk gebracht.

Waarom ontwikkelen we niet samen producten en diensten? Natuurlijk zijn er voorbeelden, zoals de Bibliotheek op School, waar nu een PO, VVE en VO doorgaande leeslijn in zit. Mooi! En toch zien we ook hier dat er nieuwe projecten  zijn op het gebied van leesbevordering. Die zouden naar het oordeel van de Innovatieraad na bewezen effect in een toolbox van een doorgaande leeslijn moeten worden opgenomen.  En wat voor de leeslijn geldt, zou wat ons betreft ook moeten gelden voor de programmalijnen 21^ste eeuwse vaardigheden op het gebied van de digitale skills, op het gebied van de informatievaardigheden. En ik zou me ook heel goed  kunnen voorstellen dat er een mooie programmalijn komt voor de ontwikkeling van medewerkers en voor vrijwilligers. En een toolbox met activiteiten en effectmeeting voor de dienstverlening aan zorgcentra, en op het gebied van bestrijding laaggeletterdheid. Er wordt heel veel ontwikkeld in het land, maar de samenhang ontbreekt in veel gevallen. En dat is jammer.

De innovatieraad ziet in het samenbrengen van initiatieven, het koppelen er van en het gezamenlijk doorontwikkelen een mooie rol voor de POI’s.  Zij hebben immers in de bibliotheekwet de rol gekregen voor het ondersteunen van de innovatie van de fysieke bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek heeft met het in de lucht brengen van het platform Innovatiebieb de mogelijkheid geschapen om initiatieven te delen, de Innovatieraad helpt sommige projecten verder met een beetje geldelijke steun. POI’s wij dagen jullie uit om samen met de bibliotheken die deze mooie projecten gestart zijn de verbinding te zoeken en gezamenlijk door te ontwikkelen tot samenhangende programmalijnen.  Een eerste begin is er al, door de samenwerking tussen de KB en SPN (Samenwerkende  POI’s Nederland)  die een rechtstreekse verbinding hebben gelegd  met de innovatieagenda rond de ‘communities of practices’. Delen maakt je rijker zegt men, en dat is ook zo. Delen en het vervolgens vermeerderen is pas echte winst. Daar ligt nog een wereld te winnen in onze branche!

Doorontwikkelen met elkaar

"Het wordt nooit meer rustig" is een gevleugelde uitspraak van mij. Althans, dat wordt mij verteld dat ik dat vaak zeg ;-) Bibliotheek Kennemerwaard is al jaren in beweging. De ene keer gaat dat geleidelijk, de andere keer gaat dat wat meer schoksgewijs. De constante in onze organisatie is beweging en verandering. Niet als doel op zich, maar omdat we merken dat met de veranderende samenleving er andere dingen van de bibliotheek worden gevraagd. En daarmee ook van ons als medewerkers van de bibliotheek.

Ik zeg nadrukkelijk 'ons' omdat ook van mij als directeur andere dingen worden gevraagd. Niet alleen in het politieke speelveld, ook binnen onze organisatie. De tijd waarin je als directeur kon zeggen "Zo gaan we het doen, vertrouw me maar, dit gaat werken" is al lang voorbij, voor zover die er ooit is geweest of bij mij gepast heeft.

We gaan dus door met veranderen, zoveel mogelijk organisch. Afgelopen jaar hebben we stapsgewijs een aantal zogenaamde bovenlokale teams gevormd, min of meer organisch. In één team zitten medewerkers die lees- of mediaconsulent op basisscholen zijn. Ze worden op verschillende scholen in verschillende gemeenten ingezet. Met elkaar overleggen ze, ook met soms ook hun school erbij, welke medewerker het best past bij welke school. Indien noodzakelijk wisselen ze (tijdelijk) van school omdat dit dan beter past bij de vraag van de school. En met elkaar bespreken ze gemiddeld 2 keer per jaar, in een zelf samengesteld studieprogramma van 2 of 3 dagen waar hun krachten liggen en waar hun ontwikkelwensen. Heel erg inspirerend om te zien hoe zelfstandig dit team opereert.

https://pixabay.com/p-316127/?no_redirect

Er is ook een team gericht op het voortgezet onderwijs, een team voor culturele programmering, mediawijsheid, en voor laaggeletterdheid. Zo willen we meerdere teams gaan vormen, en ook meer en meer zelf laten ontdekken wat ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Dat is spannend voor hen, en voor alle leidinggevenden. Ik hoop dat ik in de praktijk kan brengen wat ik onder andere leer bij het volgen van de online cursus U-lab. (dat laatste probeer ik weer op te pikken, in te halen, want te druk geweest met andere zaken de afgelopen maanden). Belangrijkste les is wel het luisteren ..... niet oordelen, en geen kant-en-klare oplossingen aanbieden. Kijken of medewerkers er gezamenlijk uit kunnen komen, alleen suggesties geven, en de randvoorwaarden bieden. En dat is best lastig aan beide kanten. Bibliotheken zijn van huis uit redelijk hiërarchisch ingericht. En hoewel ik denk dat ik niet zo 'bazig' ingesteld ben (HAHA), merk ik toch dat het voor sommige medewerkers fijn is als de directeur zegt dat het mag of het gewoon regelt ;-). En ik vind van heel veel zaken dat medewerkers dat prima kunnen beslissen, maar dat ik wel graag op de hoogte ben (en soms ook niet ;-)

Ik heb er heel veel vertrouwen in dat onze medewerkers die stap naar meer sturing op eigen werk gaan maken en leuk gaan vinden. En dat zal vast met vallen en opstaan gaan. Ik weet dat ik het mooi vind om medewerkers de vleugels uit te zien slaan. En ik zal vast wel eens in de fout gaan, en vertellen hoe ik denk dat zaken aangepakt moeten worden. En dan hoop ik dat ze zo slim zijn om te zeggen "dank je wel voor het advies, we nemen het mee", en dat ik dan bedenken kan dat hun oplossing ook heel goed gaat werken, of dat ze zelf moeten ontdekken dat het niet werkt.... en dan weer aanpassingen maken.

Nou ja, het belangrijkste is natuurlijk wel dat we met z'n allen achter onze programmalijnen staan, en dat alles wat we doen ten dienste staat van die programmalijnen. Dus als ze af en toe nog eens bij me binnenlopen om wat strategisch advies, dat is mijn rol tenslotte... dan graag natuurlijk ;-)