Lessen voor een directeur

Ik schreef al eerder over hoe we dingen anders willen doen binnen bibliotheek Kennemerwaard. We willen meer onze professionals aan het roer van de ontwikkelingen zetten. En dat is mooi gezegd, maar hoe doe je dat dan? Als management en als directeur in het bijzonder is er niks zo lekker als koers uitzetten, beslissingen nemen en het voortouw nemen. Maar als je vindt dat je de professionals in je organisatie meer invloed wilt geven op het beleid dan moet je als management iets anders gaan doen. Wat dat dan is zijn we met vallen en opstaan aan het ontdekken met elkaar. We hebben het afgelopen jaar als MT geoefend met op onze handen zitten (dat was al best moeilijk) maar vooral onze mond houden (en dat is pas ECHT moeilijk ;-) en niet onze ideeën over hoe de organisatie zich moet gaan ontwikkelen uit te spreken.

Het begon ergens vorig jaar..... we zagen dat het op plekken in de organisatie begon te schuren. De formatie op een aantal programmalijnen was sterk gegroeid, en de aansturing werd steeds lastiger voor de sectormanager, want teveel medewerkers om voldoende persoonlijke aandacht te kunnen geven. En we lieten het gebeuren.... en deden niets... we lieten de druk oplopen. Totdat er op een gegeven moment zoveel druk in de organisatie kwam dat er klachten kwamen over 'het gebrek aan visie en het ontbreken van keuzes' vanuit het management.

Au! dat doet zeer als je dat te horen krijgt als management. We hebben er natuurlijk over gesproken over hoe we er op zouden reageren. We konden natuurlijk gelijk weer in de oude reflex van oplossingen bedenken schieten. Maar dat wilden we niet. Die groep van medewerkers op de programmalijnen waren meer en meer bovenlokaal gaan werken. Dat was een ontwikkeling waarvan wij als MT dachten dit steeds meer zou moeten gebeuren omdat we de kwaliteiten van onze mensen in meerdere vestigingen zouden willen inzetten. Dus bedachten we dat we heel goed onze mensen om advies zouden kunnen vragen over welke ervaringen ze hadden als bovenlokale teams, welke dingen goed gingen, wat beter kon.

Van dat moment af hebben we het afgelopen jaar in verschillende settings onze medewerkers om advies gevraagd. Met die adviezen zijn wij dan weer verder gegaan als MT. Zo ligt er een globaal plan voor een nieuwe indeling van onze organisatie, liggen er toekomstvisies voor de programma's, wordt er gesproken over welke kwaliteiten we nodig hebben voor de toekomst. En dat wordt grotendeels door onze medewerkers zelf ontwikkeld. Af en toe werd het MT uitgenodigd om bijgepraat te worden, om vanuit onze kennis en ervaring input te leveren.

Afgelopen dinsdag was het team, wat nu na alle voorgaande sessies van het afgelopen jaar, bezig is met de verdere doorontwikkeling naar een raamwerk voor ons nieuwe meerjarenbeleidsplan weer bij elkaar. Het doorontwikkelteam, het DOT. En iedereen mag aansluiten bij het kernteam om mee te denken, mee te praten. En wij als MT waren uitgenodigd om te horen wat de voorlopige oogst is.

Ze hebben gesproken met elkaar over de waarden van de bibliotheek, vanuit hun programmalijnen. En o wat word ik dan blij van wat ik hoor! Voor het programma Participatie en Zelfredzaamheid vinden onze medewerkers compassie voor de ander, de behoefte van de ander, een inclusieve samenleving en dus een inclusieve bibliotheek belangrijk. Voor het programma Leven Lang Leren in combinatie met de klassieke bibliotheek, ter plekke omgedoopt tot Ontwikkeling en Ontplooiing werden waarden als ontmoeting, informeel, netwerken, gelijkwaardigheid, respectvol, gericht op persoonlijke ontwikkeling, het verbinden van collectie aan de activiteiten genoemd. En dan het programma Educatie: iedereen draagt bij vanuit zijn eigen kracht en talent aan het collectief, creativiteit, voor burgers van de toekomst, met een open blik, uitdagen van het onderwijs, met plezier, passie en sprankeling. Gericht op de groepsgerichte dienstverlening in het formele leren.

Tussen neus en lippen door werd er Japans wijsheid gedeeld, de theorie van Wabisabi en  de Afrikaanse filosofie van Ubuntu.  Met daaruit gedestilleerd dat er schoonheid ligt in eenvoud, schoonheid in één ding heel erg goed doen omdat daarmee alles wat imperfect is wegvalt.  Daarn werd het verhaal van de soepsteen verteld. Boodschap daarvan is dat je samen meer kan dan alleen en dat het er om gaat om wat je bijdraagt aan het collectief.  Je bent pas succesvol als ook de groep (of lees hiervoor de samenleving) succesvol is.

Ik ben dinsdag echt onder de indruk geraakt van de kracht en talenten van onze medewerkers. Ik wist natuurlijk dat bibliotheek Kennemerwaard rijk is aan heel gemotiveerde en getalenteerde mensen, het is prachtig om te zien hoe ze elkaar ook weten te inspireren en daarmee ook ons als MT. Het mooist vond ik dat de hele groep zei dat ze vinden dat bibliotheek Kennemerwaard blijvende impact moet willen hebben. Daar is een mooi begin mee gemaakt, ook intern. Dit proces van doorontwikkeling gaat zeker dat bereiken: Blijvende impact!

Verdringing of niet?

Het blog van Peter van Nugteren naar aanleiding van de uitzending van Bieb-a-palooza roept om een reactie, want het betreft hier onder andere kritiek op de visie van bibliotheek Kennemerwaard, in de uitzending door Marieke van Hartevelt verwoord. Peter vraagt op Bieb-to-bieb om een bredere discussie in de branche, omdat uit reacties op zijn blog door medewerkers uit de bibliotheek blijkt dat zij zich bedreigd voelen door de inzet van vrijwilligers, dat de waardering voor het vak onvoldoende is, laat staan de waardering voor vrijwilligers. En dat beleidsmakers en bibliotheken een speelbal zijn geworden van de liberale politiek.

Juist…. Er staat nogal wat. Ik kan niet voor andere bibliotheken spreken, alleen voor onze eigen organisatie: bibliotheek Kennemerwaard. Daar werken we met zo’n 130-135 professionals en daarnaast ook nog zo’n 250 vrijwilligers. Onze betaalde krachten hebben we de afgelopen jaren steeds aangemoedigd om zich te ontwikkelen en mee te groeien in de veranderingen die gaande zijn in de bibliotheek en de samenleving. Zo hebben we al jaren (zoals bijna alle bibliotheken in Nederland) zelfbedieningsapparatuur, waardoor onze leners zelf hun boeken e.d. kunnen uitlenen en inleveren. Daardoor zijn er minder medewerkers nodig om dat logistieke proces te begeleiden. De vrijgekomen uren zijn oa ingezet voor uitbreiding openingsuren en voor het organiseren van activiteiten rondom taal- en leesbevordering, bestrijding laaggeletterdheid, lezingen en debatten, digitale vaardigheden etc. Zoals in veel bibliotheken gebeurt.

In de meeste van onze vestigingen worden ook vrijwilligers ingezet om leners te assisteren bij het bedienen van de zelfbedieningsapparatuur mocht een klant er niet uitkomen. Als het te ingewikkeld wordt is er een betaalde kracht die bijspringt. Het werk dat wij aan vrijwilligers bieden heeft ook als doelstelling om mensen (excuus voor het ‘kotswoord’ ) meer te kunnen laten participeren. Hun kansen in de samenleving te vergroten. In sommige gevallen heeft het ook geleid tot een betaalde baan, bij ons of ergens anders. En soms is het vrijwilligerswerk dat men bij ons doet een zinvolle tijdsbesteding, een maatschappelijke betrokkenheid van iemand die al betaald werk heeft. Vrijwilligers hebben we in alle soorten en maten (net als onze medewerkers ;-)

We hebben vrijwilligers voor de taalcafé’s, voor de digitale cursussen, voor de coderdojo’s, als gastheer/vrouw bij lezingen en activiteiten, als organisatoren van activiteiten voor en door ouderen. En in al die gevallen is er ook altijd een medewerker van de bibliotheek die begeleidt, coördineert, stimuleert, organiseert. Onze ondernemingsraad heeft zijn zorgen uitgesproken toen we deze beweging in gingen zetten. “Is dit geen verdringing van werk, en wat nu als iemand niet mee kan in de verandering?” Ik heb hen toen beloofd dat ik mij ‘dood zou knokken’ richting gemeenten om het budget voor personeel overeind te houden. Maar dat ik ook zie dat wat er van de bibliotheek wordt gevraagd andere kwaliteiten vraagt dan nu. Ik denk dat het in de toekomst waarschijnlijk met minder mensen zal moeten die een beter salaris krijgen. 

Die belofte heb ik in een personeelsvergadering ten overstaan van het voltallig personeel herhaald.

Zij mogen mij aan die belofte houden. Ik verwacht er ook iets voor terug. Ik verwacht dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen, en daar bieden wij ook de mogelijkheden voor. Binnen onze organisatie is veel ruimte om je bij te scholen, om te scholen en naar andere functies door te stromen of taken op te pakken. Verandering is een constante bij ons. En dat is best lastig, dat realiseer ik mij terdege! Dus hebben we ook een cultuur dat je bij ons, ongeacht je plek in de organisatie mee kunt denken en bij kunt dragen in de ideeën en plannen voor de toekomst. Al het genoemde in deze alinea geldt ook voor onze vrijwilligers, al gebiedt de eerlijkheid mij te zeggen dat dit nog in ontwikkeling is. Dat kan en moet nog beter.

Verdringing? Nee, wat mij betreft niet. Verschuiving, ja! Binnen Kennemerwaard maken we bewuste keuzes waar we ons als organisatie op willen onderscheiden. En dat is op kennis en professionaliteit, van onze medewerkers en onze vrijwilligers. Op al die terreinen waar we als bibliotheek actief op willen zijn vinden wij dat we zelf voldoende kennis in huis moeten hebben om het te kunnen organiseren of coördineren. En indien nodig vullen we die kennis aan met samenwerkingspartners met hun professionals of vrijwilligers.

Door ons zo op te stellen, bereid tot verandering en tot zelf initiatief nemen zien onze gemeenten ons als een solide samenwerkingspartner. Waarmee ze bepaalde doelen kunnen realiseren. 

Maakt ons dat speelbal van liberale politiek? Ik denk van niet. Als bibliotheek, management en onze specialisten, hebben we regelmatig gesprekken met wethouders, raadsleden, ambtenaren. En ja, als we met een liberaal politicus praten benadrukken we andere dingen dan wanneer we met een socialist praten, of met een christendemocraat. Onze doelstelling blijft altijd ons uitgangspunt. Doordat we onze boodschap iedere keer vanuit de kern vertellen, ‘volksverheffing’ om het maar ouderwets te formuleren, zijn we consistent. De gemeenten vragen ons met enige regelmaat of wij mee willen denken bij bepaalde vraagstukken, en ze zijn vaak ook (soms na enige tijd en na voorinvestering van de bibliotheek) om ons met projectgeld of structureel te subsidiëren voor een extra taak. En dat is bij ‘links’ georiënteerde colleges en bij ‘rechts’ georiënteerde colleges. Ik voel mij geen speelbal van de lokale politiek…. De bibliotheek is er voor en door de inwoners van onze gemeenten, we leveren een bijdrage aan hun persoonlijke ontwikkeling.

Ik heb ons vak hoog in het vaandel, ik ben bibliothecaris, en trots er één te zijn. Als in de doelstelling van de wet staat dat wij “bijdragen aan de persoonlijk ontwikkeling van het algemeen publiek ter verbetering van de maatschappelijk kansen”, dan geldt dat ook voor onze medewerkers en vrijwilligers. Verandering is een constante in het leven, dus pak de kansen die je geboden worden om mee te denken, te praten, te ontwikkelen.  Bij ons mag je fouten maken (misschien een beetje moeten zelfs, omdat je dan echt dingen uit probeert die je nog niet eerder deed), je hoeft niet perse naar een andere functie. Het mag en het kan. We helpen je. Wil je blijven werken in je oude functie, ook dat kan, mits je wel bij blijft in je vak. Je zult je vakkennis op peil moeten houden, we hebben goed geïnformeerde, goed geschoolde medewerkers en vrijwilligers nodig. En daar investeren we in.

Iedereen die wil en kan, mits we op hetzelfde subsidieniveau blijven, kan bij ons een leuke baan hebben. Wie niet kan, kan bijgeschoold, of we kijken naar een andere functie. En als dat niet in de organisatie kan, dan kijken we wat er buiten de organisatie mogelijk is. Wie niet wil…., daar gaan we het gesprek mee aan naar het waarom. En mochten we daar niet uitkomen, dan gaan we afscheid nemen van elkaar. Met respect voor ieders standpunt,  want je hoeft het niet met de gekozen koers van de organisatie eens te zijn.

Nu kan ik me voorstellen dat er collega’s in het land zijn, bibliothecarissen, die dit weer een echt managementpraatje vinden, uit de ivoren toren van een directeur. En er zullen er ook misschien wel een paar zijn in mijn eigen organisatie. Dat sluit ik niet uit, want je mag het bij ons best niet eens zijn met de directeur ;-) als we maar naar buiten één verhaal houden Misschien heb ik wel geen recht van spreken. Ik meet me dat toch een beetje aan, omdat ik als 8 jarig meisje al de juffrouw van de bibliotheek in Vollenhove elke woensdagmiddag ging helpen met boeken stempelen, boeken innemen en opruimen. Dat heb ik tot mijn 16^de gedaan. Daarna was ik zo verslingerd aan dit vak dat ik er meer van wilde weten en ben ik naar de bibliotheekacademie gegaan. En vervolgens ben ik van onderop begonnen als (eerst weer vrijwilliger bij een automatiseringsklus), toen tijdelijk, daarna fulltime als assistent-bibliothecaris…. En dan via allerlei wegen dan nu directeur. Mijn blik op werk en vrijwilligerswerk is vast gekleurd door mijn loopbaan. Dus nodig ik je uit voor een gesprek… of nodig mij uit voor een gesprek. Dan ben ik heel nieuwsgierig naar jouw ideeën over betaalde krachten en vrijwilligers, over de rol van de bibliotheek en de rol van de overheid en de politiek!

Vrijwilligers in de bibliotheek, een do of een don't?

Afgelopen ledenvergadering van de Vereniging van Openbare Bibliotheken hield Jouke Bethlehem van de Noord-Fryslan bibliotheken een stevig pleidooi om een discussie te starten over de inzet van vrijwilligers in de openbare bibliotheek. Zijn pleidooi vind je hier, Omdat ik vind dat de oproep van Jouke op onderdelen terecht is, namelijk dat het goed is er een discussie over te voeren, en omdat ik vind dat er op zijn pleidooi wel nuanceringen of overdenkingen bij te plaatsen zijn reageer ik niet via zijn post op LinkedIn maar via dit blog.

Jouke zegt in zijn pleidooi impliciet dat de inzet van vrijwilligers een negatieve betekenis heeft voor je dienstverlening, Dat gaat mij te ver, daarmee diskwalificeer je een groep vrijwilligers die heel goed werk doen in de bibliotheek.
Ik ben opgeleid als bibliothecaris, en ik denk dat ik niet de enige ben die aan de balie de vraag kreeg of ik er voor betaald kreeg, en of er een opleiding voor was. Het beeld dat veel van onze bezoekers jarenlang hebben gehad bij het werk dat de bibliotheek deed, en welk niveau dat dus ook had (terecht of onterecht laat ik dan in het midden) was dat het een vrijwilligersbaan was. Die vraag heb ik overigens altijd gekregen wanneer ik in een bibliotheek werkte waarin alleen betaalde krachten werkten! Ik heb ook enkele jaren gewerkt in bibliotheken waar er een mix van betaalde  en vrijwillige medewerkers waren. Daar kwam die vraag veel minder vaak voor, omdat voor diepgaande vragen of problemen altijd het betaald personeel de oplossing bood. Waarmee dan ineens het beeld van de toegevoegde waarde van de professional duidelijk was ;-)

Ik ben het met Jouke eens dat de inzet van vrijwilligers een strategische keuze zou moeten zijn. Daarbij vergeet ik niet die bibliotheken in Nederland die al jaar en dag werken met vrijwilligers, en vaak met een enorme inzet qua uren en betrokkenheid van vrijwilligers. Dit zijn bibliotheken waar de situatie historisch al zo gegroeid is. Voor die bibliotheken valt er niet veel te kiezen, geen vrijwilligers meer betekent geen bibliotheek meer. Ik wil het hebben over bibliotheken die van oudsher werken met betaalde krachten, of grotendeels met betaalde krachten. Daar zou die inzet van vrijwilligers een strategische keuze moeten zijn met een bijbehorende visie en beleid.

In Kennemerwaard hebben we bij ons meerjarenbeleidsplan 2014-2018 gezien dat onze ambities verder reiken dan wat we met onze beschikbare formatie kunnen realiseren. Dan kun je er voor kiezen om je ambities naar beneden bij te stellen, dat is niet hoe wij in elkaar zitten in Kennemerwaard. We kijken naar manieren hoe we onze ambities toch kunnen waarmaken. Wij kiezen er voor in Kennemerwaard om onze betaalde medewerkers de kans te bieden zich verder te professionaliseren, dan wel op de klassieke bibliotheek dan wel op onze andere programmalijnen. In alle gevallen geldt dat we ook van vrijwilligers gebruik maken.  Ook aan de vrijwillige medewerkers stellen we kwaliteitseisen. We hebben vrijwilligers die in de klassieke bibliotheek gastheer- of vrouw zijn en zo het betaalde personeel ondersteunen, we hebben taalvrijwilligers die taalcafé's voor inburgeraars draaien, er zijn bij ons vrijwilligers die met professionele ondersteuning culturele programma's samenstellen voor en door senioren, er zijn vrijwilligers die samen met onze professionals coderdojo's geven, cursussen Linux geven. Het beeld is dus nogal divers als je kijkt naar het werk dat vrijwilligers doen binnen Kennemerwaard.  We kijken ook hoe we onze vrijwilligers de kans kunnen bieden om zich verder te ontwikkelen. Dat verschilt dan ook weer per 'type' vrijwilliger. Sommigen willen graag meer kennis op doen op het gebied van privacy en internet, anderen willen zich verder ontwikkelen als taalmaatje of als gastdocent bij coderdojo's. Voor iedereen proberen we een passend scholingspakket te bieden (zoals natuurlijk ook voor ons betaald personeel). En in een klein aantal gevallen komt het voor dat een vrijwilliger doorstroomt naar een betaalde baan bij ons.

Nu moet ik zeggen dat ik vanuit een iets bevoorrechte positie spreek. In de afgelopen crisis- en bezuinigingsjaren zijn wij niet zo hard getroffen als sommige collega's in het land. Wij hebben het weliswaar ook niet zonder gedwongen ontslagen kunnen redden, die hebben bij ons plaatsgevonden in de backoffice. Bij de medewerkers in de vestigingen en de directe dienstverlening zijn er geen ontslagen gevallen. De inzet van vrijwilligers in de publieksdiensten levert ook bij ons wel vragen op bij medewerkers, natuurlijk! Tot nu toe kunnen we duidelijk maken dat het ter ondersteuning is, en dat er geen banen komen te vervallen. Het gaat om een verschuiving van werkzaamheden, waar mogelijk. Hoe dat gaat, waar je de scheidslijn trekt moet je met elkaar lokaal bediscussiëren. Betaald personeel in de vestigingen zal nodig zijn, niet alleen voor de klassieke bibliotheek, ook voor de programma's laaggeletterdheid, taal- en leesbevordering, leven lang leren, en participatie en zelfredzaamheid. In onze visie investeer je als bibliotheek in je professionals én in je vrijwilligers. Met de gezamenlijke inzet van betaald en vrijwillig personeel bereik je meer, daar ben ik van overtuigd. Ik vind het afwijzen van vrijwilligers in de klassieke bibliotheek vreemd, als je ze wel in wilt zetten op andere onderdelen in je bibliotheek, Het gaat om de strategische keuze, waar maakt het betaalde personeel het (maatschappelijk) verschil, en welke kennis en know-how heb je binnen, en wat wil je op de langere termijn binnen hebben. Daar moet je het vooral lokaal over hebben, en dan zou je op landelijk niveau de discussie moeten voeren hoe je zorgt dat je een goed personeels- en vrijwilligersbeleid op zet.