Een andere blik op de bibliotheek

Vorige week, 9 en 10 februari organiseerden wij onze jaarlijkse thema en discussieavond voor de raadsleden van onze vier gemeenten Alkmaar, Castricum, Bergen en Heerhugowaard. Het thema dit jaar was 21ste eeuwse vaardigheden of 21st century skills. De vorige jaren hadden we laaggeletterdheid, de bibliotheek in het Sociaal Domein en ons nieuw meerjarenbeleidsplan als onderwerp besproken.

Wij steken best veel tijd in het informeren van onze raadsleden over wat wij zien als de rol en taak van de bibliotheek, ook in relatie tot doelen van de gemeenten. Nieuwsbrieven twee keer per jaar, langs gaan bij fracties, ze uitnodigen voor interessante avonden of openingen. En elke keer benadrukken we dat het uitlenen van boeken een middel is en geen doel op zich voor de bibliotheek. Dat de bibliotheek er is om mensen het beste uit zich zelf te laten halen, om mensen vrije toegang te bieden tot informatie, om te zorgen dat mensen kunnen participeren, een leven lang kunnen leren, kortom de 'ouderwetse' volksverheffing hebben we voorop onze lippen liggen. Toch is het beeld van boekenuitleencentrum hardnekkig. En dat begrijp ik ook wel, niet alle raadsleden zijn lid van de bibliotheek, ze hebben allemaal een volle agenda en moeten over heel veel dossiers beslissingen nemen. En in alle eerlijkheid, als je in onze vestigingen komt zie je heus vaak een activiteit, een taal- of tabletcafé of een workshop bij één van onze medialabs. Maar ja, dan moet je wel op het juiste moment binnen komen lopen. Anders zie je mensen boeken lenen, de krant lezen, achter de computer zitten. Kortom, het beeld wordt dan bevestigd. De meeste van onze 'nieuwe' activiteiten vinden ook niet in onze vestigingen plaats, maar daar buiten. Dus veel minder zichtbaar.

Voor ons reden genoeg om ieder jaar een avond te organiseren waarin we een andere kant van de bibliotheek belichten. We hebben altijd een interessante inleiding, een spreker van buiten af. Dit jaar hadden we er zelfs drie. Beide avonden vertelde Rick Koster over zijn ervaringen en bespiegelingen ten aanzien van het onderwijs en de 21ste eeuwse vaardigheden. Daarna werd hij op één avond gevolgd door Robbert Jan Piet, o.a. voorzitter van de Raad van Toezicht van het openbaar basisonderwijs in Alkmaar en oud-wethouder Onderwijs en Cultuur van de gemeente Heerhugowaard. Hij deed zijn visie op de rol van de bibliotheek uit de doeken, en dan vooral in relatie tot het onderwijs. Hij gaf drie belangrijke punten aan waarop scholen heel veel aan bibliotheken kunnen hebben:

1. taal- en schrijfvaardigheden en dan vanuit plezier en creativiteit
2. leerlingen (en ook leerkrachten) helpen om goede zoekstrategieën aan te leren
3. leerlingen helpen om de gevonden informatie te beoordelen op relevantie.

(en dan voegde hij er nog aan toe dat de bibliotheek ook kan helpen om bepaalde culturele achtergronden van taal beter te kunnen duiden, zoals bijvoorbeeld waarom we bepaalde spreekwoorden of gezegden hebben, en wat hun oorsprong is). Hij was zeer tevreden hoe bibliotheek Kennemerwaard de afgelopen jaren met het detacheren van een leesconsulent op een aantal basisscholen echt een verschil aan het maken is in het wegwerken van taal- en leesachterstanden. Een mooi voorbeeld hoe onderwijs en bibliotheek de handen in een slaan.

Daarna volgenden drie korte presentaties van onze eigen Jolanda, Erwin en Marianne die vertelden wat bibliotheek Kennemerwaard doet op het gebied van programmeren, de makersbeweging en internet en sociale media voor ouderen en volwassenen. Daarna volgde onze Leonie die een verkorte versie van haar ouderavond hield. Daarin vertelt ze ouders wat kinderen tegen komen op social media, in kranten op tv op het gebied van seksualiteit. Ze legt uit wat sexting en grooming is, en hoe ouders hun kinderen daar weerbaar op kunnen maken.

Heel fijn moment was dat een altijd kritisch raadslid verzuchtte: "Wat goed dat jullie dit doen".

Op de tweede avond was onze spreker Frans Feldberg, hoogleraar aan de VU in Data Driven Business Innovation. Hij nam ons in een sneltreinvaart mee langs alle ontwikkelingen en mogelijkheden. Voor veel mensen heel veel informatie in een kort tijdsbestek, heel erg interessant. En daarna weer onze mensen met hun presentaties, met deze keer de nadruk op de programmeer en de community rondom de makersbeweging en meer. Dat liet Frans Feldberg opspringen en uitroepen dat dit nou precies is waar ze bij de universiteit op zitten te wachten. Scholing en interesse kweken op jonge leeftijd. En goed dat de bibliotheek het doet, en schande dat we daarvoor om geld moeten 'bedelen'. (Ook heel fijn als iemand anders dat zegt ;-)

Ook aan het eind van deze avond vertrokken raadsleden tevreden en geïnspireerd. "Ik had geen idee dat jullie dit ook deden, dat geeft mij een heel ander beeld van de bibliotheek."

Dat gaf mij een heel tevreden gevoel en trots op onze mensen die onze bibliotheek maken....  en daarna weer de barricaden op ;-)

Workshop Invisible Leadership

Vorige week was ik op uitnodiging van Rick Koster bij een workshop "Invisible Leadership" van de Leadershipgroup. In een kleine setting van een groep van 6 mensen, in een prachtige omgeving (Villa Hartenlust in Bloemendaal) een dag lang met elkaar praten over wat onzichtbaar leiderschap is, en hoe jij er in staat. 

Op weg naar Bloemendaal twitterde ik er over en ik kreeg gelijk reactie van een aantal mensen dat ze zeer benieuwd waren naar de dag en hoe ik dat zou ervaren. En impliciet met een flinke knipoog dat ze mij dat nou helemaal niet zagen doen, onzichtbaar zijn. Voor die mensen en voor alle anderen die nieuwsgierig zijn naar wat Invisible leadership inhoudt een kort verslag van de dag, en mijn gedachten erbij. En ik hoop dat aan het eind van mijn verhaal duidelijk is dat invisible leadership niet betekent dat je onzichtbaar bent als leider, maar dat het om visie op jouw leiderschap gaat en op die van andere mensen in je organisatie. Mensen in hun kracht zetten......

Eerst maar een korte beschrijving van invisible leadership. Het gaat om toegewijdheid, saamhorigheid aan een gezamenlijk belang. Je hebt een gezamenlijk doel, en wat is dat? Wat is je 'common purpose'. 

Onze begeleiders voor de dag, Ted Baartmans en Rick Koster starten met een voorbeeld van het Orpheus Symphony uit New York. Dit orkest heeft geen dirigent. Op basis van het te spelen stuk bepaald de groep wie er voor welke groep muzikanten in de voorbereidingsgroep gaat zitten. En wie er uiteindelijk voor de groep de leiding bepaald. Ze starten met een kleine groep, het stuk te bespreken en daarna wordt het ontwikkelde idee/concept overgebracht naar het grote geheel van de diverse groepen muzikanten. Die bespreken dan weer het concept en geven daar commentaar op. Dat commentaar wordt weer in het groter geheel bediscussieerd, dus het eerste concept moet voldoende ruimte in zich hebben om nog aan te passen op ideeën van het groter geheel. Uiteindelijk komen ze tot een gedeeld idee van hoe de uitvoering moet zijn.

In Nederland schijnt ISAC uit Rotterdam ook zo te werken, maar dat werd verder niet uitgelegd. We hadden van te voren een boek te lezen gekregen, ik was (en ben) er nog niet aan toegekomen het te lezen. Maar het is een boek van Hickman en Sorenson "The power of invisible leadership". Twee dames die langdurig onderzoek hebben gedaan naar leiderschap, naar succes van organisaties. En zij hebben dus dit boek geschreven en komen met een aantal ideeën. 

Zij zeggen dat bij een succesvolle organisatie waarbij sprake is van 'onzichtbaar leiderschap' je een aantal intergerelateerde factoren terug ziet in de organisatie. Deze zijn:

Zelfselectie aan de poort, door een gedeeld belang solliciteren mensen die zich daar toe aangetrokken voelen. Dat geloof ik wel. Bedrijven en instellingen die een sterk beeld uitdragen qua doelstelling en qua imago trekken een bepaald type sollicitanten. Als je als bibliotheek uitstraalt dat je van de boeken bent, en een veilige. weinig veranderlijke omgeving dan trek je mensen die dat aanspreekt. Als je uitstraalt dat je in beweging bent, een maatschappelijk doel van verbetering van de maatschappij dat trek je mensen aan die dat aanspreekt.

Invloed en inspiratie om bij te dragen: men voelt zich dan al geroepen. Doordat mensen binnenkomen die zich aangesproken voelen door dat gedeelde gezamenlijke doel, voelt men zich betrokken, wil men invloed uit kunnen oefenen en voelt men zich geïnspireerd om bij te dragen aan dat hoger doel.

Band met participanten, men voelt zich verbonden. Dat gezamenlijk doel maakt dat je je verbonden voelt met je collega's. Je zet je gemeenschappelijk in om iets moois te bereiken.

Self-agency. In een organisatie waar een gezamenlijk gedragen doel is kun je zelf beslissen. Je weet welke ruimte jij als individu hebt om beslissingen te nemen.

Actie ondernemen zichtbaar en onzichtbaar. De dingen die je onderneemt in een organisatie met 'onzichtbaar leiderschap' kunnen zichtbaar en onzichtbaar zijn. Soms ben je de voortrekker omdat die rol je goed past en ben je heel zichtbaar, op een ander moment kun je bijdragen aan het groter geheel door het initiatief van een collega te ondersteunen, wat minder zichtbaar kan zijn.

Verbintenis aan en eigenaarschap van het doel. Iedereen voelt zich verbonden aan het gemeenschappelijk doel en voelt zich er ook verantwoordelijk voor.

Deze factoren kun je niet los van elkaar zien, ze grijpen allemaal in elkaar, zijn een soort oorzakelijk gevolg van een organisatie waarin je een 'common purpose' hebt.

's Middags gingen we in tweetallen aan het werk om na te denken of we een plan konden maken hoe we binnen onze organisatie aan invisible leadership konden werken. 

De vraag die daarbij naar boven kwam is dat als je als organisatie een verandering in gaat zetten het heel belangrijk is om van te voren  met je Raad van Toezicht en met je management in gesprek moet gaan over hoeveel fouten geaccepteerd worden in tijden van verandering. Ik vond dat wel een eyeopener. Dat heb ik nog nooit gedaan. Ik zeg en draag volgens mij ook uit binnen de organisatie dat fouten maken mag en tot op zekere hoogte zelfs moet. Omdat ik vind dat je het meest leert van fouten die je maakt terwijl je grenzen opzoekt, nieuwe dingen uitprobeert. Fouten door nalatigheid, desinteresse e.d. zijn van een geheel andere categorie. Maar ik heb zo'n vraag nog nooit met mijn Raad van Toezicht besproken, en ook nooit zo expliciet met ons managementteam. Een goede om in gedachten te houden.

In de uitwerking van een common purpose voor onze bibliotheek kwam ik tot het volgende: (niet geheel verrassend misschien;-) kun je er heel wat van terugvinden uit de ideeën van David Lankes en het nieuwe bibliothecarisschap).

Common purpose: de maatschappij, mensen de mogelijkheid geven zichzelf te verbeteren door het faciliteren van kenniscreatie. Wat ik voor onze nieuwe beleidsplan zou willen doen is een koersbepaling samen met publiek. Dan moet ik faciliteren dat onze medewerkers ook dat gevoel voor die common purpose kunnen ontwikkelen.

Perpetuum Mobile Marcel Prins

De vraag is dan welke randvoorwaarden er dan binnen de organisatie aanwezig moeten zijn. Naar mijn idee onder andere lerend vermogen en het besef dat we er zijn ten dienste van de gemeenschap.

Kun je het gezamenlijk doel zo laten groeien dat het voelt als een gezamenlijke ervaring, een doorleefde ervaring die in hart en hoofd van mensen zit. Als we dat willen dan moeten we samen met groepen uit onze gemeenschap nieuwe dienstverlening ontwikkelen, kennis delen in netwerken. En dan moeten we ook de vraag durven stellen wie de eigenaar is? Want als bibliotheek doen we het dan niet alleen, maar samen met de gemeenschap en wij zijn dus ook niet (alleen) de eigenaar. Als iets niet leeft binnen je gemeenschap dan moet je loslaten. Dat wil zeggen dat je gezamenlijk met de community dingen oppakt, maar het op gegeven moment overdraagt en het loslaat. Daar moet je helder over communiceren en de verwachtingen die je van een ieder hebt van te voren delen.

Als ik dit in Kennemerwaard zou gaan doen dan zouden we per vestiging dialoogteams moeten opzetten om met de gemeenschap in de dorpen en kernen in gesprek te gaan. In die teams zitten de lokale medewerkers, domeinspecialisten, teamleider en MT lid die met burgers in gesprek gaan over wat zij van de bibliotheek verwachten. Dat gaat onvermijdelijk een spanningsveld opleveren, als wij met diverse groepen gepraat hebben komen er vast niet allemaal dezelfde wensen uit. Eenheid en efficiency  willen we natuurlijk graag om niet te hoge kosten te krijgen (hier spreekt de manager ;-). Maar dit zou maatwerk per locatie kunnen opleveren.  We zouden de wensen van de community per locatie binnen de organisatie moeten delen en waar er overlap zit (ook niet ondenkbaar) die groepen met elkaar in contact moeten brengen. We zouden het in ieder geval apart moeten uitzetten bij jongeren, verschillende doelgroepen benoemen en vragen wat zij er van voor hun rekening willen nemen. Ik zou het ook leuk vinden om bijvoorbeeld contact te leggen met hackers. Wat zouden zij met de bibliotheek willen en wat zouden wij voor hen kunnen betekenen? Als je alles dan bij de verschillende groepen hebt opgehaald dan moet je gemene delers bepalen en wel kijken waar je efficiency kan behalen. En vooral ook, wat kan en wil de gemeenschap zelf?

Ingewijde medewerkers kunnen gespreksleider zijn in communitysessies, medewerkers kunnen met gemeenschap samen bepalen wat nodig is en wat bibliotheek bijdraagt en wat gemeenschap wil.

Iedereen is verantwoordelijk voor lerende maatschappij, voor een lerende organisatie samen met die maatschappij. Dat gezamenlijk doel is eigenlijk een BHAG, een prachtig doel om naar te streven. 

Als we het bovenstaande gaan doen, als we een gezamenlijk gedeeld doel kunnen afspreken zou dan de door mij zo gewaardeerde guerrilla innovatie niet meer nodig zijn? Dat was een gedachte die door mijn hoofd schoot. Want als je een gezamenlijk gedeeld doel hebt, als organisatie met de door jouw bediende maatschappij, dan is alles wat je bedenkt een vorm van guerrilla innovatie, of alles mainstream?

Het is misschien wel een beetje onsamenhangend verhaal geworden. Een typisch voorbeeld van schrijven en denken tegelijkertijd ;-) Ik denk dat ik er intern wel verder mee ga, dus wordt waarschijnlijk wel vervolgd.

Inspiratie om te leren van je missers

Het afgelopen jaar heeft het managementteam van Kennemerwaard scholing gevolgd bij Avicenna. Cursussen in leiderschap, afgestemd op onze persoonlijke behoeften. Dus niet allemaal het zelfde. Maar wel de persoonlijke leerdoelen bij elkaar gebracht met een begeleider. Dat leverde de BHAG op waar ik eerder over blogde. Tijdens mijn leergang kreeg ik college van Rick Koster, van The Leadership Group, over presentatietechnieken. Een inspirerend college.

Hij vertelde dat hij van oorsprong uit Heerhugowaard kwam, en dat hij vroeger kind aan huis was in de bibliotheek. Omdat dit in het oude gebouw was nodigde ik hem uit vooral eens onze prachtige nieuwe bibliotheek in Heerhugowaard te komen bekijken en dat ik hem graag zou rondleiden.

Vanochtend was het zover. Naast dat Rick zeer enthousiast was over de bibliotheek, en alles waar we mee bezig zijn, raakten we ook in gesprek over waar de grootste uitdagingen liggen. En dat was echt geweldig om daar over te sparren. Rick heeft ook veel ervaring in het begeleiden van onderwijsinstellingen. Leerkrachten en directies in leiderschapstrainingen. En hij kent dus het klappen van de zweep hoe om te gaan met 'het' onderwijs.

In het gesprek dat we hadden bespraken we verwachtingenmanagement. Dat wij daar als bibliotheek niet echt goed in zijn. Dat we ons soms te snel in de hoek van 'leverancier' laten drukken, terwijl we een strategische samenwerking willen. Dat we ons soms laten overbluffen door die welbespraakte onderwijsmensen, die meestal niet achteraan hebben gestaan qua eigenwijzigheid ;-) Die onderwijsmensen die soms helemaal geen hoge pet van de bibliotheek op hebben. En dat we dan te snel soms naar een kant en klaar product reiken, terwijl we echt met de school in gesprek moeten. En dan niet alleen met de directeur, de rector of het bestuur, nee ook met de leerkrachten. En wellicht met de ouders. Breed beleggen wat je samen wilt gaan bereiken, en wat je voor inbreng van elkaar verwacht. Daarin schieten wij soms tekort.

Dus heb ik met Rick afgesproken dat hij met ons mee gaat denken. Hoe wij beter onze samenwerking met het onderwijs vorm kunnen geven. Hoe we wederzijdse verwachtingen waar kunnen maken, ten behoeve van betere onderwijsresultaten, beter presterende leerlingen, gelukkiger ouders. Ik hoop dat we met de inbreng van Rick met ons op te richten team "educatie en cultuur" een slag gaan maken. Voordat we iets gaan doen eerst praten met de betrokken partij. Wat wil die partij, welk resultaat wil hij bereiken. En wat gaat hij er zelf aan bij dragen. Als een school (als voorbeeld) iets met ons wil ten aanzien van leesbevordering, om betere resultaten te boeken op leesniveau, dan vraagt dat naast inzet van de bibliotheek ook inzet van de leerkrachten, van ondersteunend personeel, van ouders. Als je niet al die partijen er van te voren bij betrekt dan creëer je je eigen mislukking.

Grappig is dat we op een aantal projecten, zoals bijvoorbeeld onze start met Biebsearch bij het Bonhoeffercollege in Castricum, wel zo'n lang voortraject hebben gehad. En dat onze combinatiefunctionarissen in Heerhugowaard en Castricum over het algemeen wel goed navragen wat de verwachtingen zijn, wat de school wil. Maar dat we het de afgelopen keren ook een paar keer helemaal mis hebben gehad. Dat we niet aan de verwachtingen bleken te voldoen. Omdat we onvoldoende hadden afgestemd wat de bedoeling was, en wat de inbreng van de school zou zijn. Een groot leerpunt! Want we willen een onmisbare partner zijn voor het onderwijs. En daar gaan we dus mee aan de slag, samen met Rick.