Behoedzaam voorwaarts

Het is zo tegengesteld aan mijn karakter, maar in het zoeken naar oplossingen als je met bezuinigingen wordt geconfronteerd gaat het er vaak om dat je behoedzaam voorwaarts gaat. Wie vertel je wat en wanneer. En hoe duidelijk maak je je boodschap, en waar hang je hem aan op.

Begin dit jaar kregen we te horen dat de gemeente Bergen, waarvan de bibliotheek net dit jaar met ons is gefuseerd, vanaf 2014 in vier jaar tijd € 150.000,-- op de subsidie wil gaan korten. Dat is ongeveer 20% van het subsidiebedrag, en voor dat geld moeten dan drie vestigingen in de lucht worden gehouden.

We hadden met de wethouder overlegd hoe we dit het best zouden kunnen aanpakken. Zij wilde graag een co-creatieve aanpak, en daar voelen wij ook wel voor. Dus hebben we eerst een sessie belegd met belangengroeperingen in de kernen. Dat hebben we  in oktober gedaan.

Gisteravond hadden we een voorlichting voor leden van de raadscommissie. De opkomst was helaas niet zo groot, er was een parallelsessie over een nieuw te bouwen gemeentehuis. Politiek gezien natuurlijk veel interessanter dan de toekomst van de bibliotheek ;-) Voor degenen die er wel waren heeft eerst de ambtenaar verteld wat de visie is van de gemeente. Zij hanteren een aantal uitgangspunten voor de toekomst wanneer er bezuinigd moet worden:
• Vertrouwen op de eigen kracht (van burgers)
•  Samenwerken met andere instellingen
•  Behoud en vernieuw
•  Cultureel ondernemerschap
•  Doelgroepen van de toekomst

Met de bezuinigingsopdracht in het achterhoofd is de gemeente inmiddels tot de conclusie gekomen dat drie volwaardige vestigingen niet meer haalbaar is. Maar ze willen wel dat de bibliotheek zich blijft inspannen ten behoeve van leesvaardigheid, informatievaardigheid en mediawijsheid van alle burgers van Bergen. Voor de overige diensten willen ze graag zien dat die kostendekkend zijn en dat er maatwerk wordt geleverd. Dus bijvoorbeeld een strandbibliotheek, lezingen, activiteiten voor zelfontplooiing... dat moet kostendekkend. Dat zal nog een hele klus blijken.

Nu zijn we er nog niet, maar ik ben wel heel erg blij met de uitspraak van de gemeente dat ze de drie belangrijkste elementen van het bibliotheekwerk, de belangrijkste toegevoegde waarden hebben overgenomen. Waarbij ze ook ontvankelijk lijken te zijn voor ons argument dat als wij echt een verschil willen maken op deze terreinen dat we dan structurele aandacht in scholen aan deze onderwerpen moeten geven. En dat de kracht om dat te doen bij de bibliotheek ligt in de ondersteuning van het onderwijs.

Tijdens zo'n presentatie hanteren we binnen Kennemerwaard altijd weer onze behoeftepiramide. 
Die maakt zo duidelijk waar de belangrijkste taken van de bibliotheek liggen, en waarvan we ook nooit in discussie hoeven of er subsidie heen moet. De onderste trede van de piramide staat nooit ter discussie. De bibliotheek heeft absoluut een rol in het mensen mogelijk maken zich staande te kunnen houden in de maatschappij door hen het plezier in lezen bij te brengen, door hen te leren informatie te zoeken en die te beoordelen op betrouwbaarheid. 

Aan het eind van ons verhaal maakten we een financieel overzicht. Wat hadden wij al gedaan om de tekorten op te vangen, welke mogelijkheden liggen er nog. En we hebben het plaatje rond gekregen. Maar we hadden alleen geen geld voor de huisvesting meer over voor twee van de drie vestigingen. Behoedzaam voorwaarts want een oplossing willen we en één die ons in staat stelt het verschil te maken in juist die drie belangrijke vaardigheden die je nodig hebt om als volwaardig burger mee te kunnen doen.

Dansen, met hart en ziel (aldus Rob)

Gisteren hadden we onze halfjaarlijkse personeelsbijeenkomst voor alle medewerkers van Kennemerwaard. Wij nodigen dan af en toe externe sprekers uit, of vertellen zelf wat als managementteam, of medewerkers vertellen elkaar iets over waar ze mee bezig zijn, waar ze trots op zijn.

Gisteren hadden we een externe spreker: Rob Bruijnzeels. Een individuele, inspirerende vrijdenker, met ongelooflijke passie voor de bibliotheek. We hadden hem uitgenodigd om iets te vertellen over de noodzaak om te veranderen als bibliotheek. En Rob kan dat als geen ander. Een goed verhaal houden over de wereld om ons heen. Hoe die verandert, en wat het met ons doet.

Partij dansende mensen nl.photaki.com

Het mooiste onderdeel van Robs verhaal was zijn voorstel om te gaan dansen. Dansen om te veranderen. Met een voorbeeld van hoe je passen moeten zijn. Dansen als metafoor.

Rob schetste ons hoe je het best naar zijn idee een verandering kunt inzetten.

stap 1: Doe eerst een stap opzij.

Voordat je gaat veranderen is het goed om je eerst te bezinnen op wat je ziet aan ontwikkelingen om je heen. Welke trends zijn er, wat zie je aan veranderend gedrag, welke problemen en kansen zie je in de wereld om je heen.

stap 2: Doe een stap achteruit.

Ga bij je zelf te rade. Waarvoor is de bibliotheek op aarde. Waar is je instelling voor. Wat hoort wel bij je en wat niet. Als je het wat spiritueel zou willen formuleren: ga eerst "aarden", bepaal wat je toegevoegde waarde is voor de maatschappij.

stap 3 en 4: Doe twee stappen vooruit!

Kom in beweging. Ga andere dingen doen. Ga experimenteren. Durf fouten te maken. Geef je publiek dat wat ze niet van jou verwachten, maak onuitgesproken diepe verlangens waar.

En doe alles wat je doet met hart en ziel!

We zijn in Kennemerwaard twee jaar geleden begonnen met de eerste danspassen toen we bezig gingen met ons meerjarenbeleidsplan. Een blik op de veranderende wereld om ons heen, een stap naar achteren om te bedenken waar we nou voor zijn. En nu zijn we aan het experimenteren, dingen aan het uitproberen. En ik voel dat we zo langzamerhand weer aan een nieuwe serie danspassen toe zijn. Het was eerst wat voorzichtig schuifelen, maar het gaat swingen in bibliotheek Kennemerwaard. Het wordt nooit meer stil!

Hoe komt het allemaal in de kast?

Heeft u zich ooit afgevraagd wat er allemaal moet gebeuren om het boek dat u op uw nachtkastje hebt liggen, voordat u het bij uw bibliotheek kunt lenen? Gisteren werd ik door Louise van de afdeling meegenomen in de wondere wereld van de afdeling media.

Helemaal voor aan de keten zit natuurlijk de schrijver en de uitgever. Daarna wordt er door een recensent voor bibliotheek een oordeel gegeven wat in ons wekelijke aanschafinformatiepakket terecht komt. Dat pakket van zo'n 300 recensies (gemiddeld) wordt eerst nagekeken op herdrukken (hebben we het al?), en of het een deelwerk is of niet (als deel 3 wordt aangeboden en we hebben deel 1 en 2 niet dan hoeven we het niet aan te schaffen). Dan wordt er door een paar bibliothecarissen gekeken op basis van de collectieprofielen die we hebben voor iedere vestiging welke titels daadwerkelijk in welke aantallen moeten worden aangeschaft. En dat wordt ingevoerd in de computer.

Na een week of wat komen de nieuwe boeken binnen. En dan begint het werk op de afdeling media. De dozen moeten uitgepakt en gecontroleerd. Ze moeten verdeeld worden over de vestigingen. Welke titels zijn voor Alkmaar, Bergen, Castricum en Heerhugowaard. Daarna moeten ze gekoppeld worden in de catalogus. Van een barcode voorzien en van een stempel. Dat laatste snap ik niet zo heel erg goed, want er zit een barcode op en een rfid-chip. Maar volgens Louise was het best af en toe handig als uit een boek én de barcode en de chip ontbrak.

Na het inwerken van de materialen worden ze ook nog even voor de zekerheid ingenomen want het zou gereserveerd kunnen zijn. En dan kan het boek gelijk op transport naar de betreffende vestiging. Lekker handig!

Om een idee te geven om hoeveel materialen het gaat, bibliotheek Kennemerwaard bestelt ongeveer 32.000 exemplaren per jaar. Dat zijn ongeveer 600 exemplaren per week! Te verdelen over 12 vestigingen. De meiden van de media hebben het er maar druk mee. Want elke bibliotheek heeft zijn eigen plaatsingssysteem, eigen bestickering, eigen beveiligingssysteem. Met dat laatste gaan we begin volgend jaar aan de slag, en over dat eerste en tweede zal nog wel heel wat water door het Noord-Hollands Kanaal moeten stromen alvorens we daar echt naar één systeem gaan. Gelukkig zijn daar ook wel stappen in gemaakt. maar dat kan beter en slimmer. Het kost heel veel tijd om alle extra stickers te plakken en dan moet je ook nog goed opletten dat je de juiste sticker plakt voor de juiste vestiging. Er wordt stap voor stap gewerkt aan het harmoniseren van de manier waarop in de vestigingen de materialen in de kast worden gezet, en of en hoe ze nog extra stickers nodig hebben.

En dan heb ik het nog niet eens gehad over het werk wat er aan het uitleenbaar van cd's, dvd's en speelleermateriaal zit ;-) Gelukkig hebben de medianettes (zoals ze zichzelf liefkozend noemen) een goede sfeer, enorme werklust, humor en kameraadschap. En dat maakt werken op die afdeling tot een groot plezier. Je merkt dat ze er eer mee inleggen al dit werk achter de schermen goed voor elkaar te hebben. Dus chapeau voor de medianettes!

Inspirerend Nederland leest

Gisteren was ik met Henri Osewoudt (van de Donkere Kamer) en Marian Visser (onze domeinspecialist Volwassenen) de hele dag op pad om gratis exemplaren uit te reiken van de Donkere kamer van Damokles.  Normaal reiken we de boeken alleen uit aan leden, maar we hadden een aantal extra exemplaren ingekocht. Die reikten we op straat uit aan niet leden met een kortingsbon er in om ze te verleiden (weer) lid te worden van de bibliotheek.

We zijn alle grote vestigingen langs geweest. Daar overhandigden we de eerste exemplaren aan wethouder en/of burgemeester. We begonnen in Alkmaar Centrum. Daar was wethouder Anjo van de Ven aanwezig om de aftrap te verrichten. Zij hield een betoog over het belang van lezen en over haar herinneringen aan haar literatuur onderricht toen zij op het middelbaar onderwijs zat. En een klas VWO 5 leerlingen van het Jan Arentz college, allemaal verkleed als dubbelgangers. Bedacht door hun leraar Nederlands, Willard Mans.  Erg leuk en erg inspirerende man die zijn leerlingen mee neemt in de prachtige wereld die literatuur is. We hebben en passant ook nog even de deur tussen bibliotheek en museumcafé geopend. Een mooie start van de verder samenwerking tussen museum en bibliotheek.

Zo gedurende de dag raakte ik met de wethouders en burgemeesters aan de praat. Allemaal onderschrijven ze het belang van lezen. En allemaal komen ze ook ieder jaar langs om de tas met boeken, ook voor de raadsleden, op te halen. Altijd een lovend woord voor de bibliotheek. Met ook af en toe een woord van zorg over het gebruik van de bibliotheek, de bedreigingen waar we mee te maken hebben. Dat het lastig moet zijn om je huidige winkel open te houden en tegelijkertijd iets nieuws te ontwikkelen. Het is fijn om op zo'n moment te merken dat de bibliotheek echt leeft bij de vertegenwoordigers van de gemeente.

Aan het eind van de dag wist Marian mij een mooi nieuwtje, vers van de pers, te melden. Diezelfde leraar Willard gaat op 28 november om 19.00 uur een rechtszaak houden over Osewoudt. De leerlingen moeten een pleidooi voorbereiden waarop ze duidelijk moeten maken of iets waar is of niet, of Osewoudt nou goed was of slecht. En de bibliotheek heeft twee rechters weten te strikken die gaan beoordelen welke leerlingen het beste verhaal hebben. In de bibliotheek. Ik werd er gelijk weer helemaal blij van. Wat een mooie, inspirerende samenwerking tussen school en bibliotheek. Dus komt allen op 28 november naar de bibliotheek! En lees van te voren nog even de Donkere kamer... gratis af te halen in de bibliotheek.....

Terug naar de werkvloer

Vorige week werd ik door collega Elly ingewijd in de geheimen van het uitpakken van het transport. Elke week, twee keer per week, komt ProBiblio met een busje voor rijden vol met aangevraagde materialen uit andere vestigingen. Toen ik in deze bibliotheek kwam werken waren het denk ik ongeveer 3 kratten per keer. Nu zijn het er vaak een stuk of twaalf! Het aantal materialen dat heen en weer wordt vervoerd tussen de verschillende vestigingen is dus behoorlijk toegenomen.

Binnen Kennemerwaard is het gratis om materialen te reserveren. Dat is een mooie service aan onze klanten die dat ook hooglijk waarderen. In kleinere vestigingen is het aanbod van bepaalde titels wat minder, en dat kun je dan gratis naar je eigen vestiging halen. In de grotere vestigingen is de vraag naar populaire titels door het groter aantal leden vaak wat groter. Dan staat zo'n veel gevraagde titel soms in de kast in de kleinere vestigingen en zo help je als bibliotheeknetwerk met 12 vestigingen elkaar. Mooi toch?

Wat we nog wel moeten verbeteren is de afstemming tussen de systemen. Nu ik van Elly de binnen gekomen materialen mocht innemen, moest ik wel goed opletten of het niet uit Heerhugowaard of Bergen kwam. Want die inname-apparatuur en daar aan gekoppelde chips praten niet lekker met het systeem van Alkmaar of Castricum. Bij de vervanging van die apparatuur duidelijk een punt om op te letten. Harmoniseren en synchroniseren. Dat scheelt weer tijd, werk en ergernis voor onze medewerkers achter de balie.

Elly, dank je wel. Ik was weer even terug op de werkvloer, 20 jaar terug in de tijd. En ik heb weer gezien dat het samengaan van bibliotheken veel meer effecten heeft dan je zo zou denken. Mensen kun je vaak nog wel met elkaar aan de praat krijgen en aan het samenwerken..... maar systemen ;-)

De meest duurzame bibliotheek

Of we nou de titel "meest duurzame bibliotheek" winnen vanmiddag of niet maakt me niet zo veel uit. Ik ben apetrots op de duurzame projecten in Kennemerwaard. Ik ben vooral trots op de duurzame manier waarop ze tot stand zijn gekomen.

Het is allemaal begonnen in Castricum, onder de bezielende trekkracht van één medewerker; Alex Cannegieter. Zij was zelf erg betrokken bij allerlei lokale initiatieven rondom duurzaamheid, groene energie etc. Ze wilde al die partijen bij elkaar brengen en ging her en der wat praten. Na een paar gesprekken bleek er zoveel enthousiasme te zijn voor samenwerken dat ze besloot de stoute schoenen aan te trekken. Ze kwam praten bij 'de directie' ;-) Of ze met haar idee verder aan de slag mocht. Een mooi voorbeeld van wat ik 'guerrilla-innovatie' noem. En natuurlijk mocht Alex dit idee verder uitwerken van ons.

Dus Alex toog aan het werk, met ondersteuning van een aantal andere mensen uit onze bibliotheek. Tegen de verdrukking in zelfs, want nadat ze in eerste instantie de gemeenteambtenaar Milieu zeer enthousiast had gemaakt, werd deze persoon vervolgens terug gefloten.  En ik kreeg een mailtje van de ambtenaar Cultuur. Dat de wethouder niet geamuseerd was door dit initiatief. Want de bibliotheek moest bezuinigen en dan was dit niet de bedoeling. Geen kerntaak. Onze mensen waren er helemaal van ontdaan, en twijfelden of ze wel door moesten gaan. Na wat peptalk vanuit het managementteam dat wij achter hen stonden gingen ze toch verder met het organiseren van een eerste informatiebijeenkomst voor het publiek, een 'groene markt'.

Ondertussen had ik gelijk de telefoon gepakt. De wethouder gebeld en hem uitgelegd dat dit juist een taak is van de bibliotheek. Informatie van verschillende partijen bundelen en er nieuwe betekenis aan geven. Slim combineren ten behoeve van inwoners van Castricum. Na wat heen en weer gepraat was de wethouder in ieder geval gerustgesteld dat het hem geen extra geld ging kosten, en was hij wel bereid om ons het voordeel van de twijfel te geven.

De eerste informatiemarkt over groen en duurzaam in Castricum is inmiddels al weer meer dan een jaar geleden georganiseerd. Elke maand wordt er nu in de bibliotheek een themabijeenkomst georganiseerd rondom duurzaamheidsthema's onder de titel "Transition town". De bibliotheek is samenwerkingspartner, faciliteert en enthousiasmeert. En de bevolking pakt het zelf op. Heel duurzaam. Voor mij zijn we winnaar, want is dit project vervolgens door de gemeente Heerhugowaard opgepakt, en wordt daar nu samen met onder andere bibliotheek en gemeente een Natuur en Milieu Educatiecentrum opgezet. En is de gemeente Alkmaar zeer geïnteresseerd in wat de bibliotheek binnen haar werkgebied zou kunnen doen op het gebied van informatie over duurzaamheid. Dat is winst. Als je succes in de ene vestiging, door het enthousiasme van een aantal medewerkers,  kan worden vertaald naar andere vestigingen op verzoek van die gemeente(n).

Enthousiaste jeugdbibliothecarissen

Maandag was ik op bezoek bij drie van onze jeugdbibliothecarissen, Leonie, Jolanda en Joey. Zij wilden mij heel graag vertellen over waar ze allemaal mee bezig zijn, en dan in het specifiek over de kinderboekenweek.

Het is mooi om drie gedreven en bevlogen collega's te horen praten over hun vak, over de dingen waar ze mee bezig zijn, over waar ze tegen aan lopen, over hoe leuk ze het werk in de bibliotheek vinden. Er vielen me een aantal dingen op bij wat ze me vertelden. Ze werken over het algemeen met een projectopdracht die door een domeinspecialist is uitgeschreven. Wat daar nog in mist is een link naar de doelstellingen en naar beoogde resultaten van de bibliotheek. Dat is een mooi verbeterpunt in onze manier van werken.

Verder zijn veel activiteiten vaak zeer gewild, en trekt de bibliotheek veel kinderen naar zich toe in de kinderboekenweek en in de vakanties. Bij openingen van happenings vergeten we nog te vaak om dan ook lokale politici of ambtenaren uit te nodigen. Dat is een gemiste kans. Dat vonden ook de drie medewerkers, er werd driftig in een schrift meegeschreven ;-)
Goed dat de bibliotheek in de krant komt, nog beter als we er voor kunnen zorgen dat er ter plekke beslissingnemers aanwezig zijn. Zodat ze gelijk enthousiast kunnen worden gemaakt voor het werk dat de bibliotheek doet.

In de vestiging Heerhugowaard worden al een aantal jaren in de herfstvakantie activiteiten georganiseerd voor BSO's. Dat is inmiddels zo succesvol geworden dat ook in andere vestigingen er vraag naar is. Dan lopen we er tegen aan dat we de bezetting voor deze activiteiten maar heel erg moeilijk rond krijgen. We hebben een te kort aan mensen met affiniteit voor jeugd. Daarnaast blijkt het heel erg moeilijk om mensuren vrij te spelen ten behoeve van de activiteiten. Daar zullen we voor 2013 echt een stap in moeten maken.

Ik vond het erg leuk en leerzaam om door Joey, Leonie en Jolanda meegenomen te worden in hun enthousiasme en het maakt me blij en trots dat we zulke bevlogen medewerkers hebben. Zo'n kijkje in eigen keuken levert me veel extra energie en input op. Ik ben benieuwd naar wat het volgende 'werkbezoek' oplevert aan kennis.