Dansen, met hart en ziel (aldus Rob)

Gisteren hadden we onze halfjaarlijkse personeelsbijeenkomst voor alle medewerkers van Kennemerwaard. Wij nodigen dan af en toe externe sprekers uit, of vertellen zelf wat als managementteam, of medewerkers vertellen elkaar iets over waar ze mee bezig zijn, waar ze trots op zijn.

Gisteren hadden we een externe spreker: Rob Bruijnzeels. Een individuele, inspirerende vrijdenker, met ongelooflijke passie voor de bibliotheek. We hadden hem uitgenodigd om iets te vertellen over de noodzaak om te veranderen als bibliotheek. En Rob kan dat als geen ander. Een goed verhaal houden over de wereld om ons heen. Hoe die verandert, en wat het met ons doet.

Partij dansende mensen nl.photaki.com

Het mooiste onderdeel van Robs verhaal was zijn voorstel om te gaan dansen. Dansen om te veranderen. Met een voorbeeld van hoe je passen moeten zijn. Dansen als metafoor.

Rob schetste ons hoe je het best naar zijn idee een verandering kunt inzetten.

stap 1: Doe eerst een stap opzij.

Voordat je gaat veranderen is het goed om je eerst te bezinnen op wat je ziet aan ontwikkelingen om je heen. Welke trends zijn er, wat zie je aan veranderend gedrag, welke problemen en kansen zie je in de wereld om je heen.

stap 2: Doe een stap achteruit.

Ga bij je zelf te rade. Waarvoor is de bibliotheek op aarde. Waar is je instelling voor. Wat hoort wel bij je en wat niet. Als je het wat spiritueel zou willen formuleren: ga eerst "aarden", bepaal wat je toegevoegde waarde is voor de maatschappij.

stap 3 en 4: Doe twee stappen vooruit!

Kom in beweging. Ga andere dingen doen. Ga experimenteren. Durf fouten te maken. Geef je publiek dat wat ze niet van jou verwachten, maak onuitgesproken diepe verlangens waar.

En doe alles wat je doet met hart en ziel!

We zijn in Kennemerwaard twee jaar geleden begonnen met de eerste danspassen toen we bezig gingen met ons meerjarenbeleidsplan. Een blik op de veranderende wereld om ons heen, een stap naar achteren om te bedenken waar we nou voor zijn. En nu zijn we aan het experimenteren, dingen aan het uitproberen. En ik voel dat we zo langzamerhand weer aan een nieuwe serie danspassen toe zijn. Het was eerst wat voorzichtig schuifelen, maar het gaat swingen in bibliotheek Kennemerwaard. Het wordt nooit meer stil!

Hoe komt het allemaal in de kast?

Heeft u zich ooit afgevraagd wat er allemaal moet gebeuren om het boek dat u op uw nachtkastje hebt liggen, voordat u het bij uw bibliotheek kunt lenen? Gisteren werd ik door Louise van de afdeling meegenomen in de wondere wereld van de afdeling media.

Helemaal voor aan de keten zit natuurlijk de schrijver en de uitgever. Daarna wordt er door een recensent voor bibliotheek een oordeel gegeven wat in ons wekelijke aanschafinformatiepakket terecht komt. Dat pakket van zo'n 300 recensies (gemiddeld) wordt eerst nagekeken op herdrukken (hebben we het al?), en of het een deelwerk is of niet (als deel 3 wordt aangeboden en we hebben deel 1 en 2 niet dan hoeven we het niet aan te schaffen). Dan wordt er door een paar bibliothecarissen gekeken op basis van de collectieprofielen die we hebben voor iedere vestiging welke titels daadwerkelijk in welke aantallen moeten worden aangeschaft. En dat wordt ingevoerd in de computer.

Na een week of wat komen de nieuwe boeken binnen. En dan begint het werk op de afdeling media. De dozen moeten uitgepakt en gecontroleerd. Ze moeten verdeeld worden over de vestigingen. Welke titels zijn voor Alkmaar, Bergen, Castricum en Heerhugowaard. Daarna moeten ze gekoppeld worden in de catalogus. Van een barcode voorzien en van een stempel. Dat laatste snap ik niet zo heel erg goed, want er zit een barcode op en een rfid-chip. Maar volgens Louise was het best af en toe handig als uit een boek én de barcode en de chip ontbrak.

Na het inwerken van de materialen worden ze ook nog even voor de zekerheid ingenomen want het zou gereserveerd kunnen zijn. En dan kan het boek gelijk op transport naar de betreffende vestiging. Lekker handig!

Om een idee te geven om hoeveel materialen het gaat, bibliotheek Kennemerwaard bestelt ongeveer 32.000 exemplaren per jaar. Dat zijn ongeveer 600 exemplaren per week! Te verdelen over 12 vestigingen. De meiden van de media hebben het er maar druk mee. Want elke bibliotheek heeft zijn eigen plaatsingssysteem, eigen bestickering, eigen beveiligingssysteem. Met dat laatste gaan we begin volgend jaar aan de slag, en over dat eerste en tweede zal nog wel heel wat water door het Noord-Hollands Kanaal moeten stromen alvorens we daar echt naar één systeem gaan. Gelukkig zijn daar ook wel stappen in gemaakt. maar dat kan beter en slimmer. Het kost heel veel tijd om alle extra stickers te plakken en dan moet je ook nog goed opletten dat je de juiste sticker plakt voor de juiste vestiging. Er wordt stap voor stap gewerkt aan het harmoniseren van de manier waarop in de vestigingen de materialen in de kast worden gezet, en of en hoe ze nog extra stickers nodig hebben.

En dan heb ik het nog niet eens gehad over het werk wat er aan het uitleenbaar van cd's, dvd's en speelleermateriaal zit ;-) Gelukkig hebben de medianettes (zoals ze zichzelf liefkozend noemen) een goede sfeer, enorme werklust, humor en kameraadschap. En dat maakt werken op die afdeling tot een groot plezier. Je merkt dat ze er eer mee inleggen al dit werk achter de schermen goed voor elkaar te hebben. Dus chapeau voor de medianettes!

Inspirerend Nederland leest

Gisteren was ik met Henri Osewoudt (van de Donkere Kamer) en Marian Visser (onze domeinspecialist Volwassenen) de hele dag op pad om gratis exemplaren uit te reiken van de Donkere kamer van Damokles.  Normaal reiken we de boeken alleen uit aan leden, maar we hadden een aantal extra exemplaren ingekocht. Die reikten we op straat uit aan niet leden met een kortingsbon er in om ze te verleiden (weer) lid te worden van de bibliotheek.

We zijn alle grote vestigingen langs geweest. Daar overhandigden we de eerste exemplaren aan wethouder en/of burgemeester. We begonnen in Alkmaar Centrum. Daar was wethouder Anjo van de Ven aanwezig om de aftrap te verrichten. Zij hield een betoog over het belang van lezen en over haar herinneringen aan haar literatuur onderricht toen zij op het middelbaar onderwijs zat. En een klas VWO 5 leerlingen van het Jan Arentz college, allemaal verkleed als dubbelgangers. Bedacht door hun leraar Nederlands, Willard Mans.  Erg leuk en erg inspirerende man die zijn leerlingen mee neemt in de prachtige wereld die literatuur is. We hebben en passant ook nog even de deur tussen bibliotheek en museumcafé geopend. Een mooie start van de verder samenwerking tussen museum en bibliotheek.

Zo gedurende de dag raakte ik met de wethouders en burgemeesters aan de praat. Allemaal onderschrijven ze het belang van lezen. En allemaal komen ze ook ieder jaar langs om de tas met boeken, ook voor de raadsleden, op te halen. Altijd een lovend woord voor de bibliotheek. Met ook af en toe een woord van zorg over het gebruik van de bibliotheek, de bedreigingen waar we mee te maken hebben. Dat het lastig moet zijn om je huidige winkel open te houden en tegelijkertijd iets nieuws te ontwikkelen. Het is fijn om op zo'n moment te merken dat de bibliotheek echt leeft bij de vertegenwoordigers van de gemeente.

Aan het eind van de dag wist Marian mij een mooi nieuwtje, vers van de pers, te melden. Diezelfde leraar Willard gaat op 28 november om 19.00 uur een rechtszaak houden over Osewoudt. De leerlingen moeten een pleidooi voorbereiden waarop ze duidelijk moeten maken of iets waar is of niet, of Osewoudt nou goed was of slecht. En de bibliotheek heeft twee rechters weten te strikken die gaan beoordelen welke leerlingen het beste verhaal hebben. In de bibliotheek. Ik werd er gelijk weer helemaal blij van. Wat een mooie, inspirerende samenwerking tussen school en bibliotheek. Dus komt allen op 28 november naar de bibliotheek! En lees van te voren nog even de Donkere kamer... gratis af te halen in de bibliotheek.....

Terug naar de werkvloer

Vorige week werd ik door collega Elly ingewijd in de geheimen van het uitpakken van het transport. Elke week, twee keer per week, komt ProBiblio met een busje voor rijden vol met aangevraagde materialen uit andere vestigingen. Toen ik in deze bibliotheek kwam werken waren het denk ik ongeveer 3 kratten per keer. Nu zijn het er vaak een stuk of twaalf! Het aantal materialen dat heen en weer wordt vervoerd tussen de verschillende vestigingen is dus behoorlijk toegenomen.

Binnen Kennemerwaard is het gratis om materialen te reserveren. Dat is een mooie service aan onze klanten die dat ook hooglijk waarderen. In kleinere vestigingen is het aanbod van bepaalde titels wat minder, en dat kun je dan gratis naar je eigen vestiging halen. In de grotere vestigingen is de vraag naar populaire titels door het groter aantal leden vaak wat groter. Dan staat zo'n veel gevraagde titel soms in de kast in de kleinere vestigingen en zo help je als bibliotheeknetwerk met 12 vestigingen elkaar. Mooi toch?

Wat we nog wel moeten verbeteren is de afstemming tussen de systemen. Nu ik van Elly de binnen gekomen materialen mocht innemen, moest ik wel goed opletten of het niet uit Heerhugowaard of Bergen kwam. Want die inname-apparatuur en daar aan gekoppelde chips praten niet lekker met het systeem van Alkmaar of Castricum. Bij de vervanging van die apparatuur duidelijk een punt om op te letten. Harmoniseren en synchroniseren. Dat scheelt weer tijd, werk en ergernis voor onze medewerkers achter de balie.

Elly, dank je wel. Ik was weer even terug op de werkvloer, 20 jaar terug in de tijd. En ik heb weer gezien dat het samengaan van bibliotheken veel meer effecten heeft dan je zo zou denken. Mensen kun je vaak nog wel met elkaar aan de praat krijgen en aan het samenwerken..... maar systemen ;-)

De meest duurzame bibliotheek

Of we nou de titel "meest duurzame bibliotheek" winnen vanmiddag of niet maakt me niet zo veel uit. Ik ben apetrots op de duurzame projecten in Kennemerwaard. Ik ben vooral trots op de duurzame manier waarop ze tot stand zijn gekomen.

Het is allemaal begonnen in Castricum, onder de bezielende trekkracht van één medewerker; Alex Cannegieter. Zij was zelf erg betrokken bij allerlei lokale initiatieven rondom duurzaamheid, groene energie etc. Ze wilde al die partijen bij elkaar brengen en ging her en der wat praten. Na een paar gesprekken bleek er zoveel enthousiasme te zijn voor samenwerken dat ze besloot de stoute schoenen aan te trekken. Ze kwam praten bij 'de directie' ;-) Of ze met haar idee verder aan de slag mocht. Een mooi voorbeeld van wat ik 'guerrilla-innovatie' noem. En natuurlijk mocht Alex dit idee verder uitwerken van ons.

Dus Alex toog aan het werk, met ondersteuning van een aantal andere mensen uit onze bibliotheek. Tegen de verdrukking in zelfs, want nadat ze in eerste instantie de gemeenteambtenaar Milieu zeer enthousiast had gemaakt, werd deze persoon vervolgens terug gefloten.  En ik kreeg een mailtje van de ambtenaar Cultuur. Dat de wethouder niet geamuseerd was door dit initiatief. Want de bibliotheek moest bezuinigen en dan was dit niet de bedoeling. Geen kerntaak. Onze mensen waren er helemaal van ontdaan, en twijfelden of ze wel door moesten gaan. Na wat peptalk vanuit het managementteam dat wij achter hen stonden gingen ze toch verder met het organiseren van een eerste informatiebijeenkomst voor het publiek, een 'groene markt'.

Ondertussen had ik gelijk de telefoon gepakt. De wethouder gebeld en hem uitgelegd dat dit juist een taak is van de bibliotheek. Informatie van verschillende partijen bundelen en er nieuwe betekenis aan geven. Slim combineren ten behoeve van inwoners van Castricum. Na wat heen en weer gepraat was de wethouder in ieder geval gerustgesteld dat het hem geen extra geld ging kosten, en was hij wel bereid om ons het voordeel van de twijfel te geven.

De eerste informatiemarkt over groen en duurzaam in Castricum is inmiddels al weer meer dan een jaar geleden georganiseerd. Elke maand wordt er nu in de bibliotheek een themabijeenkomst georganiseerd rondom duurzaamheidsthema's onder de titel "Transition town". De bibliotheek is samenwerkingspartner, faciliteert en enthousiasmeert. En de bevolking pakt het zelf op. Heel duurzaam. Voor mij zijn we winnaar, want is dit project vervolgens door de gemeente Heerhugowaard opgepakt, en wordt daar nu samen met onder andere bibliotheek en gemeente een Natuur en Milieu Educatiecentrum opgezet. En is de gemeente Alkmaar zeer geïnteresseerd in wat de bibliotheek binnen haar werkgebied zou kunnen doen op het gebied van informatie over duurzaamheid. Dat is winst. Als je succes in de ene vestiging, door het enthousiasme van een aantal medewerkers,  kan worden vertaald naar andere vestigingen op verzoek van die gemeente(n).

Enthousiaste jeugdbibliothecarissen

Maandag was ik op bezoek bij drie van onze jeugdbibliothecarissen, Leonie, Jolanda en Joey. Zij wilden mij heel graag vertellen over waar ze allemaal mee bezig zijn, en dan in het specifiek over de kinderboekenweek.

Het is mooi om drie gedreven en bevlogen collega's te horen praten over hun vak, over de dingen waar ze mee bezig zijn, over waar ze tegen aan lopen, over hoe leuk ze het werk in de bibliotheek vinden. Er vielen me een aantal dingen op bij wat ze me vertelden. Ze werken over het algemeen met een projectopdracht die door een domeinspecialist is uitgeschreven. Wat daar nog in mist is een link naar de doelstellingen en naar beoogde resultaten van de bibliotheek. Dat is een mooi verbeterpunt in onze manier van werken.

Verder zijn veel activiteiten vaak zeer gewild, en trekt de bibliotheek veel kinderen naar zich toe in de kinderboekenweek en in de vakanties. Bij openingen van happenings vergeten we nog te vaak om dan ook lokale politici of ambtenaren uit te nodigen. Dat is een gemiste kans. Dat vonden ook de drie medewerkers, er werd driftig in een schrift meegeschreven ;-)
Goed dat de bibliotheek in de krant komt, nog beter als we er voor kunnen zorgen dat er ter plekke beslissingnemers aanwezig zijn. Zodat ze gelijk enthousiast kunnen worden gemaakt voor het werk dat de bibliotheek doet.

In de vestiging Heerhugowaard worden al een aantal jaren in de herfstvakantie activiteiten georganiseerd voor BSO's. Dat is inmiddels zo succesvol geworden dat ook in andere vestigingen er vraag naar is. Dan lopen we er tegen aan dat we de bezetting voor deze activiteiten maar heel erg moeilijk rond krijgen. We hebben een te kort aan mensen met affiniteit voor jeugd. Daarnaast blijkt het heel erg moeilijk om mensuren vrij te spelen ten behoeve van de activiteiten. Daar zullen we voor 2013 echt een stap in moeten maken.

Ik vond het erg leuk en leerzaam om door Joey, Leonie en Jolanda meegenomen te worden in hun enthousiasme en het maakt me blij en trots dat we zulke bevlogen medewerkers hebben. Zo'n kijkje in eigen keuken levert me veel extra energie en input op. Ik ben benieuwd naar wat het volgende 'werkbezoek' oplevert aan kennis.

Draagvlak voor bezuinigingen

Gisteravond hadden we in de bibliotheek van Egmond een werkconferentie rondom de toekomst van de bibliotheek. Samen met de gemeente hadden we wijkverenigingen, scholen en de  WMO-raad uitgenodigd. Om samen met hen oplossingsrichtingen te bedenken voor de bezuiniging die de gemeente Bergen vanaf 2014 op de bibliotheek doorvoert.

Biebkidz in Bibliotheek Egmond

Eerst was er een korte presentatie van de wethouder en de ambtenaar over de visie van de gemeente op het bibliotheekwerk, en op de oplossingsrichtingen. De gemeente Bergen vindt dat de basis op orde moet zijn. Dat de bibliotheek er is voor kennis en informatie, en voor leesvaardigheid en informatievaardigheid bij burgers. En de gemeente vindt dat er kritisch gekeken moet worden naar het aantal vestigingen van de bibliotheek. In de gemeente Bergen zijn er nu drie vestigingen, op ca. 31.000 inwoners. Daarna een presentatie van Frank Huysmans over de veranderende wereld en de veranderingen in de bibliotheek. Een goed verhaal met duidelijk sprekende statistieken over het gebruik van internet, het lidmaatschap van de bibliotheek, bezoekersaantallen.

Daarna een presentatie van de bibliotheek, over welke visie wij hebben op het bibliotheekwerk. Hoe onze begroting in elkaar zit, welke oplossingen wij mogelijk achten. Veel van de mensen in de zaal riepen dat er wel heel erg veel geld naar onze backoffice gaat. Dat roept ongeveer altijd wel iemand uit zo'n groep die onze begroting ziet. Het begrip backoffice leg ik dan uit, is bij ons een verzamelbegrip. Daaronder valt het management, innovatie en ontwikkeling én de hele sector Bedrijfsvoering met daarin financien, p&o, marketing, ICT, gebouwenbeheer, pr en communicatie. Daardoor lijken onze backoffice kosten hoog, maar het gaat dus om overhead en indirecte kosten. En daar betalen alle gemeenten aan mee, juist omdat ze de keuze voor Kennemerwaard hebben gemaakt om een stevige basis te hebben voor hun bibliotheek in ontwikkeling en bedrijfsvoering. Maar dat terzijde ;-)

Vervolgens hebben we in groepjes gediscussieerd over drie stellingen ten aanzien van informatievaardigheden, sociale cohesie en leesvaardigheden en welke rol de bibliotheek daar al dan niet in zou moeten spelen. Het bleek dat met name op het gebied van informatievaardigheden en leesvaardigheden het breed gedragen is dat de bibliotheek daar een rol in moet spelen. Alleen niet in haar eentje, veel in samenwerking met andere partijen. En dat als je echt impact wilt hebben als bibliotheek je structureel moet inzetten met je samenwerkingspartners op het bestrijden van taalachterstanden en het bevorderen van mediawijsheid. Dat je dat niet oplost met één of twee keer per jaar een bezoek aan de bibliotheek met een klas. Dat het in de lespakketten moet worden opgenomen, in het curriculum.

De conclusie van de avond was dat de functie van de bibliotheek heel erg belangrijk is, en dat men zich afvraagt of dat met een eigen vestiging moet. Dat er creatief moet worden gekeken of de bibliotheek misschien niet beter in een zorgcentrum, buurthuis of brede school kan worden gehuisvest.

Ik vind de winst van de avond dat alle partijen vinden dat de bibliotheek moet blijven. Dat men verbaasd is over hoeveel de bibliotheek doet.  Dat men blij is dat de bibliotheek en gemeente hen raadplegen. Dat ze verrast zijn over het aantal samenwerkingspartners dat de bibliotheek heeft. Dat men vindt dat er scherpere keuzes moeten worden gemaakt. Dat men vindt dat de bibliotheek toekomst heeft.

We zijn één stap op weg naar een oplossing voor de bezuiniging. Er zullen er nog wel meer volgen alvorens we het doel bereiken: gezond bibliotheekwerk ook na 2014 in de gemeente Bergen.