Ervaringen van de "werkvloer": Uitdiepen meerjarenbeleidsplan 2015-2018

Dat je als directie en managementteam goed bent in de theorie, en dat de vertaling naar de praktijk vaak lastiger is dan je denkt, weet je wel. Toch is het goed om dat je te realiseren, en nog fijner is het als je dat als 180 graden feedback krijgt van je medewerkers. Vooral als die medewerkers bereid zijn om uit hun comfortzone te stappen en het gesprek aan te gaan met elkaar en met 'het management'. 

Vanochtend kreeg het managementteam van Kennemerwaard een presentatie van een werkgroep van medewerkers van het team Alkmaar Centrum, Oudorp, De Rijp en Overdie. Annette, Linda, Lisa, Caroline, Monique en Esther hadden zich gebogen over wat het meerjarenbeleidsplan nu betekent voor de 'werkvloer'. Daarbij ging het om vragen als: hoe gaan de toekomstige functies er uit zien, moet de infrastructuur aangepast worden?,  welke communicatie is nodig en hoe moet de organisatie er uit gaan zien?

We kregen een aantal belangrijke conclusie, aanbevelingen en ideeën over de uitvoering te horen. Fijn was het om te horen dat ze blij zijn met alle activiteit van onze bibliotheek, en het visionair management. Waarbij de kanttekening werd geplaatst dat 'onze' theorie goed is, maar de praktijkuitvoering beter kan. Daarbij werd als belangrijkste aanbeveling mee geven dat er sprake moest zijn van een mentaliteitsverandering. Medewerkers moesten meer delen, meer de blik naar buiten hebben en veel meer ook tijdens teamvergaderingen presentaties geven over welke kansen ze zien, welke dingen er al gebeuren en welke ideeën ze hebben. Er was een diep gevoeld besef dat je de verantwoordelijkheid hebt als medewerker om nieuwsgierig te zijn naar de ontwikkelingen in de maatschappij en die ook met je collega's te delen. 

Een belangrijke aanbeveling was dat er meer transparantie en meer communicatie moest komen. Daarmee werd onder andere bedoeld dat wanneer een medewerker een cursus of scholing had gevolgd, er ook een vervolg aan zou moeten worden gegeven. Dat aan een medewerker duidelijk moest worden gemaakt wat hij/zij nu moest gaan doen met die opgedane kennis. Dus als leidinggevenden zou er veel meer gemonitord moeten worden op de gewenste resultaten na scholing, en dus ook scholingstrajecten na een tijd evalueren.

Ook werd, terecht, opgemerkt dat er heel veel activiteiten worden georganiseerd in verschillende vestigingen, maar dat dit onvoldoende bekend is. En dat wat in de ene vestiging wordt georganiseerd, ook best goed zou kunnen werken in een andere vestiging. Het zou naar idee van de werkgroep een goed idee zijn om bv een activiteitenleider aan te stellen, die dit op zou kunnen pakken.

Aan het eind van de presentatie bleek dat de werkgroep ook nog op 2 vragen bleef 'hangen'. Ze wilden graag toestemming om met de aanbevelingen en de oplossingen aan de slag te gaan en ze uit te kunnen voeren in de praktijk. En ze wisten nog niet goed waar ze op 1 januari 2017 zouden willen staan. Daarbij was voor hen belangrijk om bijvoorbeeld meer inzicht te krijgen in de verdeling van de formatie, de hoogte van de subsidies, de inzet van vrijwilligers, de begroting, de aanstaande reorganisatie, welke scholing mogelijk is en wat de rol van de collectie zal zijn.

Daarna ontspon zich een discussie tussen de werkgroep en de leden van het managementteam. Daar kwam als belangrijkste conclusie wat mij betreft uit dat het vormgeven aan een verander- of transitieproces heel erg ingewikkeld is. Dat de medewerkers van de vestigingen graag betrokken willen zijn bij planvorming (dat is overigens ook gebeurd met het meerjarenbeleidsplan), maar ook heel erg bij de uitvoering. Dat is ook altijd onze intentie als leidinggevenden. Als management grote lijnen aangeven, en de medewerkers zelf de invulling laten geven. En dan zie je dat het toch lastig is, dat je onbedoeld elkaar misschien wel in een houdgreep houdt. Want waar de werkgroep vroeg om toestemming voor het uitvoeren van de aanbevelingen, hebben ze die dus nou net niet nodig (die toestemming). En dat is vallen en opstaan, met elkaar durven te leren, uitproberen, de fout in gaan, en opnieuw proberen en het dan beter doen. 

Ik vond het erg inspirerend om de terugkoppeling te krijgen van de werkgroep. Om mij zelf maar weer eens te herhalen als ik over onze medewerkers praat, ik werd er erg blij van. Want hoewel ik dat misschien niet vaak zeg, ik realiseer me terdege dat het juist op 'de werkvloer', in de vestigingen heel erg moeilijk is om een verandering in te zetten binnen de huidige setting van uitlening, vragende klanten/bezoekers en met vaste roosters. Daar waar bij onze consulenten de uren toegeschreven zijn naar een bepaalde programmalijn, en er dus duidelijk is hoeveel uur er besteed kan worden, is het binnen de uren die beschikbaar zijn voor vestigingen veel lastiger. Want je moet een beweging maken waarin je je oude vertrouwde werk los moet laten, en je zelf vorm moet/kunt geven aan de ambitie van Kennemerwaard. En dan kan ik me de onzekerheden heel goed voorstellen, ga ik het wel goed doen, en ga ik wel het goede doen volgens het managementteam. Dat is het mooie van ons proces, dat is het mooie van deze werkgroep: weten dat je met elkaar op pad bent, dat de uitkomst voor niemand helder is. Dat de weg naar de uitvoering van ons meerjarenbeleidsplan net zo waardevol is als de bestemming. 

Hulde aan de werkgroep! Namens het hele managementteam krijgen jullie geen toestemming (want die hebben jullie niet nodig ;-) , wel de hartelijke dank voor jullie presentatie en jullie betrokkenheid. Ik kan niet wachten op de eerste terugkoppeling over hoe het gaat met de uitvoering van de verbeterpunten.