Innovatie, langs gebaande paden of langs sluipweggetjes?

Vandaag had ik een ‘wandelgang’ gesprek met één van onze medewerkers, Robert de Jong. We hadden het onder andere over hoe we als bibliotheek kunnen innoveren. Of je als institutie moet innoveren van boven af, of dat het van onder af moet gebeuren. Robert vond eigenlijk dat je als directeur veel kon bereiken dan als medewerker alleen. Ik vind eigenlijk dat je als medewerker, als je een aantal medestanders vindt, je veel meer kunt bereiken dan je als directeur af kunt dwingen.

Voorbeeld van innovatie van boven af

Toen we 5 jaar geleden in Alkmaar over gingen tot het invoeren van RFID en zelfbediening hadden we als managementteam ons als doel gesteld dat dit tot uitbreiding van openingsuren moest leiden. Ervaringen elders in het land hadden geleerd dat er één personeelslid kon komen te vervallen op de bezetting van uitleenuren. Die uren die vrij zouden vallen wilde het managementteam omzetten ten behoeve van het publiek, om meer openingsuren te realiseren. 

Wij wilden gelijk na invoering van de zelfbediening  de uitbreiding realiseren.

Toen we dat voorstelden kregen we een storm van kritiek over ons heen. De klanten moesten eerst goed geholpen kunnen worden, die moesten wennen aan de apparatuur. Daarom konden we niet zo maar de formatie inkorten. We moesten eerst maar eens een half jaar proef draaien voordat we meer open konden gaan.

We hebben toen als managementteam geluisterd naar de kritiek, maar we hebben het omgedraaid. We hebben gelijk de openingstijden verruimd. We hebben tijdens de drukke tijdstippen een invalmedewerker naast de zelfbedieningsapparatuur gezet. En na ongeveer 3 tot 4 maanden hebben we de inval stapsgewijs afgebouwd.

Als wij toen naar de medewerkers hadden geluisterd, waren er waarschijnlijk nooit meer openingstijden gekomen. De tijd van medewerkers vult zich namelijk van zelf op met andere werkzaamheden, die ook belangrijk zijn. Maar wij wilden meer open met gelijkblijvende totale formatie. En dat is gelukt.

Voorbeeld van innovatie vanaf de werkvloer

Ik noem drie voorbeelden die mooi verbeelden hoe er vanaf de werkvloer kan worden geïnnoveerd. Collectievissen, openbibliotheken en #dtv. Bij alle drie de initiatieven zijn het niet directeuren die het op pakken, het zijn bevlogen bibliothecarissen. Bij collectievissen en bij dtv wordt het initiatief gedragen door de medewerkers van de bibliotheek. Zij stoppen er zelf tijd in, zoeken tijd in hun werktijd en er buiten. Zij maken collega’s enthousiast. Als dit vanuit het management zou gebeuren zou het gelijk geïnstitutionaliseerd worden. Er zouden uren vrij gespeeld moeten worden, taken en protocollen beschreven, verantwoordelijken aangewezen etc.  Dan slaat een dergelijk initiatief gelijk dood. Ik ben groot voorstander van guerrilla-innovaties. Medewerkers die ergens voor gaan en zelf tijd vrij maken, werktijd en eigen tijd om een initiatief waar ze in geloven van de grond te krijgen. Je komt nergens als je alles altijd afgemeten wilt doen in de tijd van je arbeidscontract.

Guerrilla knitting

Bij openbibliotheken denk ik dat het goed is dat de discussie is gestart op de werkvloer. Dat betekent namelijk dat er bibliothecarissen zijn die snappen waar we voor staan. Dat de bibliotheek meer is dan boeken uitlenen. Dat die vrije toegang tot informatie bewaakt moet worden, en dat daar principiële opvattingen voor nodig zijn. Maar het moet ook opgepakt worden door directies. Zij moeten er voor gaan staan, voor vrijheid op internet. Zij moeten de politiek bewust maken wat ACTA, SOPA, PIPA allemaal voor impact heeft.  Dan heb je een sterk verhaal. De directie draagt het uit daar waar het moet, en aan de balie kunnen medewerkers klanten, burgers duidelijk maken wat vrije toegang tot informatie is, en hoe die bedreigd wordt.