donderdag 19 juli 2018

Lessen voor een directeur

Ik schreef al eerder over hoe we dingen anders willen doen binnen bibliotheek Kennemerwaard. We willen meer onze professionals aan het roer van de ontwikkelingen zetten. En dat is mooi gezegd, maar hoe doe je dat dan? Als management en als directeur in het bijzonder is er niks zo lekker als koers uitzetten, beslissingen nemen en het voortouw nemen. Maar als je vindt dat je de professionals in je organisatie meer invloed wilt geven op het beleid dan moet je als management iets anders gaan doen. Wat dat dan is zijn we met vallen en opstaan aan het ontdekken met elkaar. We hebben het afgelopen jaar als MT geoefend met op onze handen zitten (dat was al best moeilijk) maar vooral onze mond houden (en dat is pas ECHT moeilijk ;-) en niet onze ideeën over hoe de organisatie zich moet gaan ontwikkelen uit te spreken.

Het begon ergens vorig jaar..... we zagen dat het op plekken in de organisatie begon te schuren. De formatie op een aantal programmalijnen was sterk gegroeid, en de aansturing werd steeds lastiger voor de sectormanager, want teveel medewerkers om voldoende persoonlijke aandacht te kunnen geven. En we lieten het gebeuren.... en deden niets... we lieten de druk oplopen. Totdat er op een gegeven moment zoveel druk in de organisatie kwam dat er klachten kwamen over 'het gebrek aan visie en het ontbreken van keuzes' vanuit het management.

Au! dat doet zeer als je dat te horen krijgt als management. We hebben er natuurlijk over gesproken over hoe we er op zouden reageren. We konden natuurlijk gelijk weer in de oude reflex van oplossingen bedenken schieten. Maar dat wilden we niet. Die groep van medewerkers op de programmalijnen waren meer en meer bovenlokaal gaan werken. Dat was een ontwikkeling waarvan wij als MT dachten dit steeds meer zou moeten gebeuren omdat we de kwaliteiten van onze mensen in meerdere vestigingen zouden willen inzetten. Dus bedachten we dat we heel goed onze mensen om advies zouden kunnen vragen over welke ervaringen ze hadden als bovenlokale teams, welke dingen goed gingen, wat beter kon.

Van dat moment af hebben we het afgelopen jaar in verschillende settings onze medewerkers om advies gevraagd. Met die adviezen zijn wij dan weer verder gegaan als MT. Zo ligt er een globaal plan voor een nieuwe indeling van onze organisatie, liggen er toekomstvisies voor de programma's, wordt er gesproken over welke kwaliteiten we nodig hebben voor de toekomst. En dat wordt grotendeels door onze medewerkers zelf ontwikkeld. Af en toe werd het MT uitgenodigd om bijgepraat te worden, om vanuit onze kennis en ervaring input te leveren.

Afgelopen dinsdag was het team, wat nu na alle voorgaande sessies van het afgelopen jaar, bezig is met de verdere doorontwikkeling naar een raamwerk voor ons nieuwe meerjarenbeleidsplan weer bij elkaar. Het doorontwikkelteam, het DOT. En iedereen mag aansluiten bij het kernteam om mee te denken, mee te praten. En wij als MT waren uitgenodigd om te horen wat de voorlopige oogst is.

Ze hebben gesproken met elkaar over de waarden van de bibliotheek, vanuit hun programmalijnen. En o wat word ik dan blij van wat ik hoor! Voor het programma Participatie en Zelfredzaamheid vinden onze medewerkers compassie voor de ander, de behoefte van de ander, een inclusieve samenleving en dus een inclusieve bibliotheek belangrijk. Voor het programma Leven Lang Leren in combinatie met de klassieke bibliotheek, ter plekke omgedoopt tot Ontwikkeling en Ontplooiing werden waarden als ontmoeting, informeel, netwerken, gelijkwaardigheid, respectvol, gericht op persoonlijke ontwikkeling, het verbinden van collectie aan de activiteiten genoemd. En dan het programma Educatie: iedereen draagt bij vanuit zijn eigen kracht en talent aan het collectief, creativiteit, voor burgers van de toekomst, met een open blik, uitdagen van het onderwijs, met plezier, passie en sprankeling. Gericht op de groepsgerichte dienstverlening in het formele leren.

Tussen neus en lippen door werd er Japans wijsheid gedeeld, de theorie van Wabisabi en  de Afrikaanse filosofie van Ubuntu.  Met daaruit gedestilleerd dat er schoonheid ligt in eenvoud, schoonheid in één ding heel erg goed doen omdat daarmee alles wat imperfect is wegvalt.  Daarn werd het verhaal van de soepsteen verteld. Boodschap daarvan is dat je samen meer kan dan alleen en dat het er om gaat om wat je bijdraagt aan het collectief.  Je bent pas succesvol als ook de groep (of lees hiervoor de samenleving) succesvol is.

Ik ben dinsdag echt onder de indruk geraakt van de kracht en talenten van onze medewerkers. Ik wist natuurlijk dat bibliotheek Kennemerwaard rijk is aan heel gemotiveerde en getalenteerde mensen, het is prachtig om te zien hoe ze elkaar ook weten te inspireren en daarmee ook ons als MT. Het mooist vond ik dat de hele groep zei dat ze vinden dat bibliotheek Kennemerwaard blijvende impact moet willen hebben. Daar is een mooi begin mee gemaakt, ook intern. Dit proces van doorontwikkeling gaat zeker dat bereiken: Blijvende impact!

woensdag 11 juli 2018

Klein beginnen en dan doorbouwen

Ik heb in dit blog al vaker verteld over onze Charlotte. Zij is het levend voorbeeld van iemand die over het algemeen 'stilletjes' haar gang gaat, en ondertussen heel goed bezig is. Ik vertelde eerder over haar project "Lezen in de keuken" dat een stevige olievlek werd in de impact die het had.

Afgelopen seizoen was Charlotte bezig met een groep ouders van een basisschool in Alkmaar, waarvan een aantal ouders met taalachterstand. De groep had al eerder aangegeven dat ze eigenlijk niet zoveel van Alkmaar wisten, en dat ze meer over hun eigen omgeving wilden weten. Zo kwam het idee van "Groeten uit Alkmaar" al pratend tot stand. Samen praten over de stad, over je favoriete plekken, en ervaringen over de stad delen.

Zoals dat hoort ;-) wordt een project geëvalueerd, om te kijken of het project voldoende potentie heeft om door te gaan en of het in dezelfde vorm moet. Dit kreeg het managementteam van Charlotte over de mail (in iets aangepaste vorm):
"Gisteren heb ik met de ouderkamergroep van basisschool Kardinaal de Jong die heeft meegedaan met Groeten uit Alkmaar de pilot geëvalueerd. Daarna heb ik met een medewerker van MEE/ De Wering die begeleidster is van deze groep en van vijf ouderkamers in Overdie) geëvalueerd.
Uitkomst van de evaluaties is het plan om het project in het volgend schooljaar bij de ouderkamer van vier basisscholen te gaan doen. Het project bestaat uit vier bijeenkomsten (2x praten en delen, 1x creatief en 1x wandelen).
Bij de Kardinaal de Jong school komt een vervolgproject."

Vervolgens krijgen we als MT een uitleg hoe het project er uit gaat zien: 

In het project gaat het vooral om ontmoeten en het delen van verhalen (praten , maar ook schilderen) rond het thema: wat betekent Alkmaar voor jou?
Waarschijnlijk gaan we de naam van het project veranderen in Ontdek Alkmaar!, omdat de naam nu de associatie oproept met vakantie, niet met wonen en leven in de stad.
Het project geeft mensen de gelegenheid om deel te nemen aan de stad Alkmaar, om zich Alkmaarder te gaan voelen, want: de stad is van iedereen! In professionele taal: participatie.

De pilot is goed verlopen. Het samenwerken met mijn collega aan wie ik op termijn wellicht ga overdragen is goed bevallen. Vanuit de groep kreeg ik mooie reacties en aanvullingen. Samen met de medewerker van MEE/De Wering hebben we goed gekeken naar hoe het volgens ons nog beter kan werken. 
We gaan wat dingen toevoegen. Een belangrijke toevoeging is het betrekken van deelnemers bij de uitvoering op de verschillende scholen. Er is vanuit de groep schoorvoetend interesse om mee te organiseren.
We gaan vragen of van elke groep die deelgenomen heeft enkele deelnemers aan de volgende groep een korte presentatie willen geven over hun mooie plekken in Alkmaar. Een soort estafette dus. Hiermee kunnen ze andere mensen inspireren om mee te doen (in professionele termen: een stapje verder met participeren).
Het vervolgproject bij de Kardinaal de Jong bestaat uit het samen met de groep organiseren en voorbereiden van een bezoek aan samen gekozen plek in Alkmaar. Dat zou bijvoorbeeld de Hortus kunnen zijn.

Tenslotte willen we proberen deelnemers te stimuleren ook iets te presenteren “buiten de deur” van de ouderkamer, bijvoorbeeld voor de hele school, in het wijkcentrum, bij een NT2 groep, of misschien wel een bijeenkomst van professionals in de wijk. Dat zou ik heel mooi vinden, want zo maak je een ruimere verbinding. Maar het kan alleen als de groep daar iets in ziet.
En dat is niet erg, want het gaat er volgens mij om dat je iets in het leven van iemand kan betekenen. Diegene bepaalt zelf hoe en wat.    

Het was een hele zoektocht. We vinden dat er iets moois uitgekomen is en daar zijn we blij mee!

En laten wij het als managementteam nou roerend mee eens zijn!

zondag 1 juli 2018

10 jaar Kennemerwaard

Vandaag is het 10 jaar geleden dat de Stichting Bibliotheek Kennemerwaard werd opgericht. Dat was toen de 'werkmaatschappij' waarin het voorwerk werd gedaan voor de daadwerkelijke fusie op 1 januari 2009. Het oprichten van de stichting was de start van onze organisatie, en dus een feestje waard, én een speech ;-) Hieronder in grote lijnen wat ik gisteravond heb gezegd tijdens de zomerborrel tegen de collega's.

10 jaar Kennemerwaard. Alsof het gisteren was. Per 1 juli 2008 werd de stichting opgericht. Het bouwen aan de nieuwe organisatie begon, en de veranderingen werden voorbereid. Er kwam een organisatieplan, een formatieplan, een functiehuis, en een plaatsingsprocedure. Alles werd met zorg en overleg gedaan: met het managementteam, met de OR en met de Raad van Toezicht.

1 januari gingen we echt van start. 3 stichtingen gingen op in Kennemerwaard. Het was wennen aan elkaar en de nieuwe organisatie. 25% van alle collega's kregen een nieuwe werkplek en/of een nieuwe functie. Het was vallen en opstaan. met af en toe harde noten te kraken. Er kwam ook best wel kritiek uit de organisatie, waarop het managementteam een antwoord moest geven. Maar... het gevoel van één organisatie zijn werd steeds sterker. Het bleek dat collega's uit één van de andere bibliotheken ook aardige, leuke en bevlogen mensen waren, en dat je er mee kon lachen.

Samen hebben we deze bibliotheek gebouwd tot wat hij nu is. We hebben hoogte- en dieptepunten gekend. We hebben bezuinigingen gehad, waardoor we vestigingen moesten omvormen, en ook zijn er een paar reorganisaties geweest. Gelukkig waren dat er niet veel. en hebben we niet veel collega's hoeven te ontslaan. Maar voor die medewerkers waar het om ging was het ronduit vervelend om hun baan kwijt te raken, en voor het managementteam en mij als directeur zijn dat geen gemakkelijke beslissingen geweest. Veerkracht en innovatief vermogen zijn de sleutelwoorden geweest waarmee we die vraagstukken hebben aangepakt.

Hoogtepunten waren onder andere de nominaties voor beste bibliotheek, maar liefst drie keer zaten we daarbij; één keer genomineerd voor meest duurzame bibliotheek; een internationale prijs voor het jeugdbibliotheekwerk; en één van onze collega's werd genomineerd voor beste bibliothecaris. We ontvingen bezoekers uit binnen- en buitenland: we hebben onszelf op de kaart gezet en dat is een applaus voor onszelf waard.

Als ik vooruit kijk dan gaan we weer een boeiende tijd tegemoet. we zijn met elkaar bezig met het bepalen van ons beleid voor de komende vier jaar. Leidraad daarbij is: op innovatieve wijze activiteiten in samenwerking, samenspraak, samen met de inwoners van onze gemeenten organiseren, om ze de mogelijkheid te bieden zichzelf te ontwikkelen en hun maatschappelijke kansen te vergroten. Ik heb vertrouwen in ons, dat wij de reputatie van innovatieve bibliotheek waar zullen blijven maken.

10 jaar: als kind kom je dan bijna in de puberleeftijd. De leeftijd waarop je je gaat afvragen of wat je ouders zeggen wel klopt, je gaat rebelleren en je afzetten. Een beetje meer activisme zou ons als bibliotheek niet misstaan. Weten waar we voor staan: de vrije toegang tot informatie, voor iedereen. Welke waarden daarbij horen wordt nu besproken in het doorontwikkelteam. Welke waarden we naar elkaar toe hebben als collega's heb ik het graag met jullie over tijdens de koffietafelgesprekken dit najaar. Voor nu: het is feest!

Ik en jij
is veel
is glaasje voller, volst
is schuilen in het holst
is kleuren van de dag
is wimpel en is vlag

jij en ik
is heus geen twee
jij en ik
is meer
is meest
jij en ik
is
feest!

(Mary Heylema)

PROOST!