Keuzes maken, deel 2

Hoewel de medewerkers vooral een positief beeld hadden bij alles wat we wel gingen doen vind ik besluiten om iets niet meer te doen erg veel voldoening geven. Lekker als je een besluit hebt genomen om ergens afscheid van te nemen.

Maar goed, nu komen we dus op het rijtje waarvan onze medewerkers vinden dat we daar als bibliotheek Kennemerwaard op in moeten gaan zetten voor de toekomst.

Wat gaan we wel doen:

• E-Books uitlenen

Dat gaan we doen. We sluiten aan bij het aanbod van bibliotheek.nl. Dat aanbod is nu nog niet erg uitgebreid, maar het groeit voorzichtig en gestaag. Helaas hebben we het zelf niet in de hand, op dit moment ligt het vooral bij de uitgevers, of zij de rechten vrij willen geven aan bibliotheken om e-books uit te kunnen lenen.

• 3 keer per week transport in plaats van 2 keer per week

Het gaat hierbij vooral om gelijkheid bij de verschillende vestigingen. Het managementteam wil ook heel graag een eigen vervoersdienst, zodat elke vestiging op de dag dat die open is ook aangevraagde materialen afgeleverd kunnen worden.

• Meer voorraad van populaire titels en sneller afschrijven

Van bijna al onze vestigingen hebben we een collectiescan gemaakt. Daarin wordt ook rekening gehouden met snellere doorstroom van titels. Dit vergt (helaas) ook een investering en niet voor alle vestigingen zijn er voldoende financiën beschikbaar om dat te realiseren.

• Ruimere openingstijden, open op zondag en een boekenbrievenbus op alle vestigingen

Als we dat willen realiseren zullen we ook met elkaar naar andere manieren van openstelling moeten kijken. Met de huidige formatie kunnen we niet meer open, en meer geld zit er niet in. Dat betekent dat we goed moeten kijken naar de mogelijkheden om bijvoorbeeld naar zelfbedieningsuren te kijken, waarop er maar één personeelslid is om toezicht te houden. De klant zal zich zelf moeten redden. De zondag staat ook hoog op het wensenlijstje voor Alkmaar Centrum en wellicht voor Bergen omdat daar alle winkels elke zondag open zijn. De boekenbrievenbus voor iedere vestiging staat ook op de wensenlijst van het managementteam. Het kan helaas niet even makkelijk op iedere vestiging en het brengt ook kosten met zich mee.

• Aparte ruimtes voor zzp'ers en goede studiepklekken in de magneetvestigingen

Zeker in het maken van plannen voor Alkmaar Centrum worden deze ideeën meegenomen. Het is ook een grote wens van het managementteam om hier op in te zetten.

• Geld verdienen door meer commercieel te denken, verbeteren van onze horecavoorziening, sponsoring.

Daar zijn we voortdurend mee bezig, om te kijken of we op een aantal fronten onze 'business case' beter kunnen maken. In Alkmaar Centrum gaan we een horecavoorziening realiseren. We zijn met onze fondsenwerver steeds op zoek naar sponsoren. Het vinden van fondsen lukt al goed, maar het vinden van sponsoren is langdurig werk, het vergt tijd en aandacht en vasthoudendheid.

• De bibliotheek neerzetten als een vraagbaak, een fysieke zoekmachine.

Dit betekent eigenlijk dat we vinden dat wij beter zijn dan Google. Dat is nogal een handschoen om op te pakken. En ik vind het leuk en mooi dat onze medewerkers zo'n uitspraak aandurven. En wellicht kunnen we het zo goed doen, dat we er bijvoorbeeld de ZZP'ers ondersteuning kunnen bieden en er dan ook geld voor kunnen vragen. Cursus zoeken op internet, voor gevorderden.

• Investeren in de uitstraling van de vestigingen, verder gaan met retail en zo mensen binnen weten te houden.

Dat zullen we zeker blijven doen. Zorgen, met de beschikbare middelen dat onze vestigingen er spic en span uit blijven zien. Ik vind het fijn om te horen dat de retail in ieder geval in de sessie van vanochtend zo breed werd omarmd. Zorgen dat de prachtige schatten die wij te bieden hebben beter worden ontdekt en meegenomen.

• Specialisaties meer verspreiden over de vestigingen

We proberen zo goed mogelijk om de kennis die we hebben op de verschillende vestingen ook te delen met de andere vestigingen. Dus kennis en ervaringen delen, ideeën verspreiden kan nog beter, maar het begin is er zeker.

• Doorontwikkelen van 7 dingen, alle personeelsleden 23 dingen laten doen, de blogs van medewerkers en directeur ook op intranet zetten, personeel blijven opleiden

7 Dingen is een groot succes. We zijn ons nu aan het beraden hoe we er verder mee kunnen. We willen het heel graag standaard gaan aanbieden, maar het ontbreekt ons op dit moment aan formatie. Dus daar zullen we een keuze in moeten maken. Voor die medewerkers die nog geen 23 dingen hebben gedaan, denk ik dat ze het zelf moeten aankaarten bij hun leidinggevende en vice versa. Het is ontzettend belangrijk om je als medewerker bij te scholen op het gebied van sociale media. Zonder dat kun je op de langere termijn niet goed meer werken in de bibliotheek. Om de blog van de medewerkers en van mijzelf ook op intranet te zetten vind ik niet zo'n goed idee. De klacht was dat een aantal medewerkers de blogs niet lezen. Ik vrees dat ook met het plaatsen van de teksten op intranet dat niet zal gaan gebeuren. Als medewerker zou je jezelf moeten aanwennen om minstens één keer per week ook op onze website te kijken wat er allemaal te doen is. En dan kun je ook even een blog van een collega meenemen.
Ook het opleiden van personeel blijft een stevig aandachtspunt. Het managementteam wil graag het punten systeem van bibliotheek Almere overnemen. Daarbij wordt met iedere medewerker afgesproken hoeveel studiepunten hij moet halen in een jaar. Dat is niet vrijblijvend, wij vragen van iedere medewerker dat hij bij de functie passend, ieder jaar aan bijscholing doet.

• Culturele en informatieve programmering aanpassen op de vestigingen, open blijven staan voor activiteiten die niet meteen geld opleveren (de Ochtenden in Egmond), en meer naar buiten gaan.

Afstemmen van je programmering op de vestigingen gebeurt nu al. Het kan misschien nog iets scherper, maar onze domeinspecialisten hebben een goede kijk op wat er lokaal speelt. Zij hebben goede banden met lokale verenigingen en kunnen in gezamenlijkheid een afgestemde programmering opzetten. De opzet van "De Ochtenden" in Egmond gaan we bekijken of het daarvan ook mogelijk is om dat in andere vestigingen over te nemen.  Meer naar buiten gaan, jaaaaaa! Zeker. En daar versta ik ook onder dat je achter je balie vandaan komt, door de ruimte loopt en met klanten in gesprek gaat. Dus dit neem ik van harte over!

Dit was de lijst van alles wat we wel gaan doen. Die lijst stemt me positief en maakt me blij. Er is in twee jaar veel besef gekomen dat we moeten veranderen.

Keuzes maken

Deze week zijn we begonnen met ons 'reizend circus'. Samen met één van de managementteamleden ga ik in gesprek met de medewerkers van de verschillende vestigingen. Als eerste waren we in bibliotheek Bergen, met eigen gebakken cake om het één en ander feestelijk te omlijsten. Eerst hebben we een korte terugblik gegeven op de afgelopen twee jaar, wat hebben we allemaal bereikt. En die lijst is behoorlijk indrukwekkend! We hebben echte stevige stappen gemaakt.

Vervolgens hebben we de collega's gevraagd om met elkaar in gesprek te gaan, volgens een worldcafé manier. Erg leuk en inspirerend om te doen. Vanochtend, en ook de drie volgende ochtenden , vroegen we wat we in de toekomst niet meer gaan doen, én wat we vooral wel gaan doen. Hieronder de opmerkingen waar de medewerkers zich voor of tegen uitspraken. En grappig was dat sommige onderwerpen aan beide kanten van het spectrum stonden (NIET/WEL).

Ik dacht het niet: Boomerang Card

Wat we niet meer gaan doen:

• We gaan geen gratis reserveringen meer aan onze klanten aanbieden, en andere zeiden: we gaan geen betaalde reserveringen aan onze klanten aanbieden.

Dat vraagt om een stevige discussie van pro's en contra's. Het managementteam zal daar binnenkort een 'ei' over leggen.

• We gaan niet wachten op e-books.

Dat hoeft gelukkig ook niet meer. Leden van Bibliotheek Kennemerwaard kunnen via de site van bibliotheek.nl/ebooks via streaming e-books lenen en lezen. Het aanbod is nu nog klein, maar er wordt op landelijk niveau hard gewerkt aan het regelen van rechten.

• We gaan IBL aanvragen kostendekkend maken. € 5,-- is niet genoeg.

Ook hier zullen we een stevige discussie over moeten voeren. In de meeste gevallen is het zo dat als je iets bestelt in een winkel dat niet op voorraad is, je geen kosten hoeft te betalen voor het feit dat het naar jouw vestiging is gebracht. Wel is het zo dat als je iets bij BOL.com of Amazon oid bestelt je administratie- of vervoerskosten betaalt. De vraag is dus of we het niet anders moeten gaan noemen, en aan onze klanten duidelijk moeten maken waar die reserveringskosten uit bestaan. Het zijn namelijk arbeidsuren voor het zoeken, vervoeren en klaarzetten van de materialen.

• We gaan geen vestigingen sluiten, én anderen zeiden: we gaan niet koste wat kost vestigingen open houden.

Als management vinden we dat we zoveel mogelijk in moeten zetten op behoud van vestigingen. Op het moment dat je een vestiging sluit verlies je groot draagvlak in de maatschappij. Wel moet je goed kijken naar hoe je zaken over eind houdt, of je openstelling niet op een andere manier kunt regelen. En verder is het natuurlijk ook vaak een keuze van de politiek.

• We gaan geen gratis lezingen meer aanbieden.

Hierbij vind ik dat je goed moet kijken naar je doelgroep en naar je doelstellingen. Als je iets aanbiedt in de onderste poot van onze behoefte piramide moet je er goed over nadenken of je daar geld voor wilt en kunt vragen. Wanneer het om een literaire lezing gaat dan kan dan prima een bedrag voor worden gevraagd.

• We gaan de dienstverlening aan scholen niet kostendekkend maken. Deze doelgroep is zo belangrijk, dat mag niks kosten.

Ik vind dat je goed moet kijken wat je aanbiedt aan scholen en tegen welke prijs. We zullen een bepaalde basisdienstverlening moeten afspreken met de scholen. Waar hebben ze behoefte aan, en een doorlopende lees- en leerlijn aanbieden. Daar moet een soort basisbedrag voor worden betaald. Daarnaast moet het mogelijk zijn om aan scholen maatwerk te leveren. Dat kost dan ook meer.

• We gaan de korting op de Alkmaarpas niet meer op elk abonnement hetzelfde houden.

Dat vind ik een heel goed idee. Nu geven we op ieder abonnement € 10,-- korting op vertoon van een Alkmaar Pas. Dat zouden we heel goed kunnen differentieren, of een percentage hanteren. Dus 10% korting op elke pas, maar hoe duurder de pas, hoe hoger het kortingsbedrag.

• We gaan niet meer afwachten. Niet als het gaat om klanten, niet als het gaat om subsidie.

Ik geloof dat we dat ook niet meer doen. We stappen pro-actief op onze klanten af, al kan het natuurlijk altijd beter ;-) Richting gemeenten denken we mee, ontwikkelen we toekomstvisies voor bibliotheekwerk in verschillende gemeenten. We wachten niet af tot er ons iets gevraagd wordt, wij stappen zelf in initiatieven en grijpen kansen als die er liggen. Mooie voorbeelden daar van zijn onder andere het Natuur- en Milieueducatie centrum in Heerhugowaard, het Groen Informatie Platform in Castricum, Lezen in de Keuken in Overdie en zo kan ik nog wel even doorgaan.

• We gaan niet bezuinigen op uitstraling.

Dat is mij uit het hart gegrepen! Iets wat er shabby uit ziet, wordt ook zo behandeld. Dus we gaan voor een strakke 'look', en ook qua medewerkers willen we dat iedereen voldoende geschoold en betrokken is om de uitstraling die we als bibliotheek willen hebben te onderstrepen.

• We gaan oude boeken niet standaard te koop aan bieden

Dit vind ik nou echt een onderwerp waarvan ik vind dat elk vestigingsteam dat zelf kan regelen. Wil je standaard een kast met afgeschreven materialen hebben staan is dat ok, wil je dat niet, en wil je bv twee keer per jaar een grote boekverkoop organiseren is dat ook prima. Spreek het met elkaar af, en regel het!

• We gaan niet vasthouden aan oude tradities.

He wat lekker. Het beste is voor het laatst bewaard. Zeker gaan we inzetten op vernieuwing, op innovatie. Op kijken wat er gaat werken in de toekomst. Wel stiekem ook een beetje kijken of je kind niet met badwater weggooit. Maar laten we vooral gaan doen, en de oude traditie om alles eerst helemaal in procedures vast te leggen maar in zeer beperkte mate toe gaan passen.

Zo dat was een groot aantal zaken die we niet meer gaan doen, met mijn commentaar er bij. Er volgt nog een blog met zaken die we wel gaan doen.

Uitgevers zijn piraten?

Ik was bij het jaarlijks congres van EBLIDA in Kopenhagen. Eén van de sprekers was Cory Doctorow. Een Canadese schrijver, blogger, uitgever en activist. Hij maakte een korte speech over de ontwikkelingen in de boekenbranche.

Hij noemde in zijn speech uitgevers “piraten” die bezig is zijn het boek om zeep te helpen, en het bezit van boeken.

Dit waren zijn redenen: in het digitale tijdperk kun je geen boek meer bezitten. Je koopt een licentie, met daarbij een batterij aan voorwaarden die de meeste mensen niet lezen.

Uitgevers kunnen een e-book terug halen van je e-reader of computer.

Uitgevers bepalen welk format je moet gaan gebruiken. En in veel gevallen doen boekverkopers zoals Amazon en Apple verplichten je om bepaalde apparatuur en/of software te gebruiken.

Een e-book kun je niet zoals een fysiek boek uitlenen aan vrienden.

Uitgevers helpen daarmee de liefde voor boeken om zeep. We kennen allemaal het gevoel van een boek vasthouden, hoe fijn het is om bij mensen over de vloer te komen waar een grote boekenkast staat. Mensen die een boek lezen hebben vaak een hoge knuffelbaarheidsfactor. Het kunnen doorgeven van een goed boek, van een goed verhaal gaat verloren.

Dit beeld is natuurlijk heel erg vanuit het oude boek formaat geredeneerd. Het gevoel van een boek hebben wordt anders. Het zal in de toekomst  veel meer worden als het hebben van muziek op je iPod, sommige dingen heb je gekocht, sommige heb je er op gezet van je oude cd’s. Kopiëren wordt in de nieuwe tijd moeilijker gemaakt.

Doctorow zegt het zelf natuurlijk beter….

De bibliotheek als schatkamer

Vorige week zat ik in de trein tegenover een echte metalrock liefhebber. Op zijn uiterlijk afgaand, helemaal het type. Lang haar, beetje vettig, zwarte kleding, heftig t-shirt aan, koptelefoon op (die overigens zeer beschaafd stond qua volume).

Bij mijn plaats nemen tegen over hem werd ik vriendelijk toe geglimlacht. Even later pakte hij een nieuw cd’tje om naar te luisteren: Saxon. Ik maakte een opmerking er over, zoooo Saxon? O u kent het vroeg hij? Ik: "nou qua naam wel, maar het is niet echt mijn smaak muziek". We raakten een beetje aan de praat over muziek. Hij was zelf gitarist, recenseerde voor een gitaarblad, zat in een band.

Er bestaat alleen goede en alleen slechte muziek zei hij. En dan maakt het niet uit wat voor genre het is. En wat vind je zoal goede muziek vroeg ik? Hij noemde een aantal namen zoals Abba en Stevie Wonder, en een aantal hardrock en metalbands. En het beste van het beste, niet te overtreffen was wat hem betreft Led Zeppelin!

Hoe hij aan al die muziekkennis kwam? Het meeste had hij geleend via de bibliotheek Heerhugowaard, waar je lekker kon neuzen in een breed aanbod. Daar hield hij van. Niet alleen mainstream, maar vooral ook de kleinere artiesten, de pareltjes van de muziek. Al zijn Abba, led Zeppelin en Stevie Wonder niet echt klein te noemen ;-)

Het deed me beseffen dat we bij het kijken naar ons aanbod een goede balans moeten weten te vinden tussen de mainstream, dat wat gewild is, en dat wat de moeite waard is om te ontdekken. Onze collectievorming moet zich niet (alleen) laten kenmerken door sturen op rendement. Het gaat ook om de verleiding, de ontdekking en het verdiepen.

Innovatie, langs gebaande paden of langs sluipweggetjes?

Vandaag had ik een ‘wandelgang’ gesprek met één van onze medewerkers, Robert de Jong. We hadden het onder andere over hoe we als bibliotheek kunnen innoveren. Of je als institutie moet innoveren van boven af, of dat het van onder af moet gebeuren. Robert vond eigenlijk dat je als directeur veel kon bereiken dan als medewerker alleen. Ik vind eigenlijk dat je als medewerker, als je een aantal medestanders vindt, je veel meer kunt bereiken dan je als directeur af kunt dwingen.

Voorbeeld van innovatie van boven af

Toen we 5 jaar geleden in Alkmaar over gingen tot het invoeren van RFID en zelfbediening hadden we als managementteam ons als doel gesteld dat dit tot uitbreiding van openingsuren moest leiden. Ervaringen elders in het land hadden geleerd dat er één personeelslid kon komen te vervallen op de bezetting van uitleenuren. Die uren die vrij zouden vallen wilde het managementteam omzetten ten behoeve van het publiek, om meer openingsuren te realiseren. 

Wij wilden gelijk na invoering van de zelfbediening  de uitbreiding realiseren.

Toen we dat voorstelden kregen we een storm van kritiek over ons heen. De klanten moesten eerst goed geholpen kunnen worden, die moesten wennen aan de apparatuur. Daarom konden we niet zo maar de formatie inkorten. We moesten eerst maar eens een half jaar proef draaien voordat we meer open konden gaan.

We hebben toen als managementteam geluisterd naar de kritiek, maar we hebben het omgedraaid. We hebben gelijk de openingstijden verruimd. We hebben tijdens de drukke tijdstippen een invalmedewerker naast de zelfbedieningsapparatuur gezet. En na ongeveer 3 tot 4 maanden hebben we de inval stapsgewijs afgebouwd.

Als wij toen naar de medewerkers hadden geluisterd, waren er waarschijnlijk nooit meer openingstijden gekomen. De tijd van medewerkers vult zich namelijk van zelf op met andere werkzaamheden, die ook belangrijk zijn. Maar wij wilden meer open met gelijkblijvende totale formatie. En dat is gelukt.

Voorbeeld van innovatie vanaf de werkvloer

Ik noem drie voorbeelden die mooi verbeelden hoe er vanaf de werkvloer kan worden geïnnoveerd. Collectievissen, openbibliotheken en #dtv. Bij alle drie de initiatieven zijn het niet directeuren die het op pakken, het zijn bevlogen bibliothecarissen. Bij collectievissen en bij dtv wordt het initiatief gedragen door de medewerkers van de bibliotheek. Zij stoppen er zelf tijd in, zoeken tijd in hun werktijd en er buiten. Zij maken collega’s enthousiast. Als dit vanuit het management zou gebeuren zou het gelijk geïnstitutionaliseerd worden. Er zouden uren vrij gespeeld moeten worden, taken en protocollen beschreven, verantwoordelijken aangewezen etc.  Dan slaat een dergelijk initiatief gelijk dood. Ik ben groot voorstander van guerrilla-innovaties. Medewerkers die ergens voor gaan en zelf tijd vrij maken, werktijd en eigen tijd om een initiatief waar ze in geloven van de grond te krijgen. Je komt nergens als je alles altijd afgemeten wilt doen in de tijd van je arbeidscontract.

Guerrilla knitting

Bij openbibliotheken denk ik dat het goed is dat de discussie is gestart op de werkvloer. Dat betekent namelijk dat er bibliothecarissen zijn die snappen waar we voor staan. Dat de bibliotheek meer is dan boeken uitlenen. Dat die vrije toegang tot informatie bewaakt moet worden, en dat daar principiële opvattingen voor nodig zijn. Maar het moet ook opgepakt worden door directies. Zij moeten er voor gaan staan, voor vrijheid op internet. Zij moeten de politiek bewust maken wat ACTA, SOPA, PIPA allemaal voor impact heeft.  Dan heb je een sterk verhaal. De directie draagt het uit daar waar het moet, en aan de balie kunnen medewerkers klanten, burgers duidelijk maken wat vrije toegang tot informatie is, en hoe die bedreigd wordt.