woensdag 23 december 2015

Ervaringen van de "werkvloer": Uitdiepen meerjarenbeleidsplan 2015-2018

Dat je als directie en managementteam goed bent in de theorie, en dat de vertaling naar de praktijk vaak lastiger is dan je denkt, weet je wel. Toch is het goed om dat je te realiseren, en nog fijner is het als je dat als 180 graden feedback krijgt van je medewerkers. Vooral als die medewerkers bereid zijn om uit hun comfortzone te stappen en het gesprek aan te gaan met elkaar en met 'het management'. 

Vanochtend kreeg het managementteam van Kennemerwaard een presentatie van een werkgroep van medewerkers van het team Alkmaar Centrum, Oudorp, De Rijp en Overdie. Annette, Linda, Lisa, Caroline, Monique en Esther hadden zich gebogen over wat het meerjarenbeleidsplan nu betekent voor de 'werkvloer'. Daarbij ging het om vragen als: hoe gaan de toekomstige functies er uit zien, moet de infrastructuur aangepast worden?,  welke communicatie is nodig en hoe moet de organisatie er uit gaan zien?

We kregen een aantal belangrijke conclusie, aanbevelingen en ideeën over de uitvoering te horen. Fijn was het om te horen dat ze blij zijn met alle activiteit van onze bibliotheek, en het visionair management. Waarbij de kanttekening werd geplaatst dat 'onze' theorie goed is, maar de praktijkuitvoering beter kan. Daarbij werd als belangrijkste aanbeveling mee geven dat er sprake moest zijn van een mentaliteitsverandering. Medewerkers moesten meer delen, meer de blik naar buiten hebben en veel meer ook tijdens teamvergaderingen presentaties geven over welke kansen ze zien, welke dingen er al gebeuren en welke ideeën ze hebben. Er was een diep gevoeld besef dat je de verantwoordelijkheid hebt als medewerker om nieuwsgierig te zijn naar de ontwikkelingen in de maatschappij en die ook met je collega's te delen. 

Een belangrijke aanbeveling was dat er meer transparantie en meer communicatie moest komen. Daarmee werd onder andere bedoeld dat wanneer een medewerker een cursus of scholing had gevolgd, er ook een vervolg aan zou moeten worden gegeven. Dat aan een medewerker duidelijk moest worden gemaakt wat hij/zij nu moest gaan doen met die opgedane kennis. Dus als leidinggevenden zou er veel meer gemonitord moeten worden op de gewenste resultaten na scholing, en dus ook scholingstrajecten na een tijd evalueren.

Ook werd, terecht, opgemerkt dat er heel veel activiteiten worden georganiseerd in verschillende vestigingen, maar dat dit onvoldoende bekend is. En dat wat in de ene vestiging wordt georganiseerd, ook best goed zou kunnen werken in een andere vestiging. Het zou naar idee van de werkgroep een goed idee zijn om bv een activiteitenleider aan te stellen, die dit op zou kunnen pakken.

Aan het eind van de presentatie bleek dat de werkgroep ook nog op 2 vragen bleef 'hangen'. Ze wilden graag toestemming om met de aanbevelingen en de oplossingen aan de slag te gaan en ze uit te kunnen voeren in de praktijk. En ze wisten nog niet goed waar ze op 1 januari 2017 zouden willen staan. Daarbij was voor hen belangrijk om bijvoorbeeld meer inzicht te krijgen in de verdeling van de formatie, de hoogte van de subsidies, de inzet van vrijwilligers, de begroting, de aanstaande reorganisatie, welke scholing mogelijk is en wat de rol van de collectie zal zijn.

Daarna ontspon zich een discussie tussen de werkgroep en de leden van het managementteam. Daar kwam als belangrijkste conclusie wat mij betreft uit dat het vormgeven aan een verander- of transitieproces heel erg ingewikkeld is. Dat de medewerkers van de vestigingen graag betrokken willen zijn bij planvorming (dat is overigens ook gebeurd met het meerjarenbeleidsplan), maar ook heel erg bij de uitvoering. Dat is ook altijd onze intentie als leidinggevenden. Als management grote lijnen aangeven, en de medewerkers zelf de invulling laten geven. En dan zie je dat het toch lastig is, dat je onbedoeld elkaar misschien wel in een houdgreep houdt. Want waar de werkgroep vroeg om toestemming voor het uitvoeren van de aanbevelingen, hebben ze die dus nou net niet nodig (die toestemming). En dat is vallen en opstaan, met elkaar durven te leren, uitproberen, de fout in gaan, en opnieuw proberen en het dan beter doen. 

Ik vond het erg inspirerend om de terugkoppeling te krijgen van de werkgroep. Om mij zelf maar weer eens te herhalen als ik over onze medewerkers praat, ik werd er erg blij van. Want hoewel ik dat misschien niet vaak zeg, ik realiseer me terdege dat het juist op 'de werkvloer', in de vestigingen heel erg moeilijk is om een verandering in te zetten binnen de huidige setting van uitlening, vragende klanten/bezoekers en met vaste roosters. Daar waar bij onze consulenten de uren toegeschreven zijn naar een bepaalde programmalijn, en er dus duidelijk is hoeveel uur er besteed kan worden, is het binnen de uren die beschikbaar zijn voor vestigingen veel lastiger. Want je moet een beweging maken waarin je je oude vertrouwde werk los moet laten, en je zelf vorm moet/kunt geven aan de ambitie van Kennemerwaard. En dan kan ik me de onzekerheden heel goed voorstellen, ga ik het wel goed doen, en ga ik wel het goede doen volgens het managementteam. Dat is het mooie van ons proces, dat is het mooie van deze werkgroep: weten dat je met elkaar op pad bent, dat de uitkomst voor niemand helder is. Dat de weg naar de uitvoering van ons meerjarenbeleidsplan net zo waardevol is als de bestemming. 

Hulde aan de werkgroep! Namens het hele managementteam krijgen jullie geen toestemming (want die hebben jullie niet nodig ;-) , wel de hartelijke dank voor jullie presentatie en jullie betrokkenheid. Ik kan niet wachten op de eerste terugkoppeling over hoe het gaat met de uitvoering van de verbeterpunten.


donderdag 17 december 2015

Delen van verhalen over de (nieuwe) bibliotheek

Gisteren hadden we bij Kennemerwaard een discussiemiddag rondom de uitvoering van ons Meerjarenbeleidplan met ons managementteam en onze Raad van Toezicht.  In alle gesprekken met de Raad van Toezicht merk ik dat ze heel enthousiast zijn over onze organisatie, maar dat ze het ook moeilijk vinden om zich een beeld te vormen van die nieuwe rollen van de bibliotheek. En dus waren gistermiddag zes van onze medewerkers uitgenodigd om iets te vertellen over hun werk.
http://www.hi-re.nl/wp-content/uploads/inspiratie1.jpg


Het begon met Stephan, die vertelde over zijn zoektocht in hoe je communities vorm geeft. Hij richt zich op het thema duurzaamheid. In een kleine twee jaar tijd is het hem gelukt om rondom dit actuele thema een groep van betrokken burgers, kleine bedrijfjes, zzp'ers en eigen medewerkers te laten ontstaan: Duurzaam Doen. Met een relatief klein budget allemaal vanuit bevlogenheid een bijdrage leveren. Niemand krijgt (volledig) betaald voor zijn/haar inbreng, de mede-organisatoren zijn collega's, betrokken ondernemers of burgers die voor een kleine tegenprestatie mee vorm geven aan een 'beweging' waar de bibliotheek het faciliterend middelpunt van is. Stephan deelde hoe moeilijk het is om los te laten.... en hoe mooi het is als ons dat lukt als bibliotheek en hoeveel je dan kunt bereiken.

Vervolgens kwam Maria aan het woord. Ach... Maria... geef haar het woord over bestrijding laaggeletterdheid en ze praat je de oren van je hoofd. Als je niet na een gesprek met Maria inziet hoe belangrijk dit thema is, welke impact we als bibliotheek hebben  op de levens van mensen dan heb je een hart van steen.

Jolanda vertelde over onze programma's rondom programmeren, coding, raspberry pi's. De zoektocht naar waar nou precies behoefte aan is. En dat dit dus heel erg per doelgroep verschilt. Van workshops/lessencyclus in LINUX naar workshops programmeren zonder computers voor het basisonderwijs. Van Lego Mindstorm en Scratch en CoderDojo. Op zo'n moment voel ik mij heel oud ;-) al weet ik ongeveer wat het inhoudt omdat ik naar de workshop voor collega's van Jolanda ben geweest.

Jeanet vertelde over het succes van Kennemerwaardse leesconsulenten op basisscholen. Hoe we van 4 scholen naar 41 scholen in 4 jaar tijd zijn gegroeid. En hoe blij en tevreden de scholen met ons zijn en hoe de leesresultaten op school omhoog gaan. En dat we nu ook vragen vanuit de VVE krijgen, aangekaart door het basisonderwijs. Om zo nog beter te kunnen voorkomen dat er leesachterstanden ontstaan. Jeanet staat echt te glimmen van trots als ze vertelt over haar collega consulenten.

Suzan vertelde over Dag en Dauw. Ons 'senioren' programma samen met Artiance (centrum voor de kunsten). Ook hier een verhaal over een zoektocht, van sturen naar loslaten en faciliteren. Van mensen betrekken bij wat ze willen leren of zien, naar mensen zich zien ontplooien en zelf een bijdrage aan het programma te laten doen doordat ze nu zelf op de planken gaan staan. Over hoe je (kwetsbare) ouderen bereikt en hen in staat stelt een nieuw sociaal netwerk op te bouwen. Ook Suzan vertelde hoe moeilijk het is om los te laten... en hoe mooi de resultaten zijn als je dat lukt.

Als hekkensluiter kwam Leonie aan het woord over haar project Veilig Puberen. Een bijzonder project waarbij de bibliotheek 3 lessen mediawijsheid geeft in bovenbouw basisschool en onderbouw voortgezet onderwijs, met als speciale focus seksualiteit en internet. Je schrikt er van als je hoort waar kinderen allemaal mee geconfronteerd worden, en wat ze bedoeld of onbedoeld elkaar aandoen met het verspreiden van foto's of filmpjes. En zo onder de indruk ben ik dan als ik Leonie hoor vertellen hoe ze kinderen in hun kracht zet, hen duidelijk maakt dat zij zelf het verschil kunnen maken in niet hard over anderen en over zichzelf te oordelen. En hoe ze van kinderen terug hoort dat ze na haar lessen filmpjes en foto's van hun telefoon of tablet halen omdat ze inzien dat het niet slim is om die te verspreiden. Zeer indrukwekkend om te horen en haar betrokkenheid met die kinderen te zien.

Dat kreeg ik ook terug van onze Raad van Toezicht. Wat mooi om te zien wat er allemaal nog meer gebeurt, en nu hebben we er een veel beter beeld bij. Dan vallen dingen op hun plaats, de goede dienstverlening die dagelijks in onze vestigingen door al onze medewerkers wordt verleend, in combinatie met het 'nieuwe' bibliotheekwerk, wat in sommige gevallen zelfs al 'oud' of in ieder geval vertrouwd aan het worden is. Samen vormen ze het beeld van de bibliotheek van de toekomst. Ze hebben elkaar nodig en kunnen elkaar heel goed versterken. De vestigingen met hun bezoekersstromen, waar meer en meer ook invulling wordt gegeven aan onze programmalijnen. En de vestigingen als uitvalsbasis voor programma's op school, in de wijk, bij instellingen. Mooi! En ja, daar word ik blij van als ik merk dat mijn enthousiasme voor alles wat we doen van uitlenen tot mediawijsheidlessen rondom seksualiteit gedeeld en uitgedragen wordt.

dinsdag 15 december 2015

Jullie mogen alles van me/ons hebben.....

9 en 10 december was 'tout' bibliotheekland in Eindhoven. Op woensdag op het biebcongres, waarbij veel nieuwe en bestaande projecten en ideeën werden gepresenteerd. Altijd leuk om te zijn, en vanuit Kennemerwaard waren we met een stevige delegatie van ca. 12 personen aanwezig. We hadden maar liefst drie projecten waarmee we onszelf presenteerden. Heel erg leuk.

De keuze in workshops, talks, debatten etc was erg groot, en dan waren er ook nog leveranciers en collega's uit het land om mee bij te praten. Altijd tijd te kort. Van de Kennemerwaardse collega's kreeg ik terug dat het allemaal erg leuk was, maar dat ze niet zo heel veel nieuws hoorden. Ja, dat kan denk ik dan op zo'n moment, want overal in het land is iedereen met dezelfde thema's bezig. En toch is het goed om van elkaar te horen waar je mee bezig bent. Zelf was ik oa bij de workshop van Midden-Brabant over het wijk- en plattelandsbibliotheekwerk. Inderdaad inhoudelijk niet echt vernieuwend, maar wel inspirerend. Samenwerking met zoveel mogelijk partijen in je omgeving, kijken waar je elkaar kunt versterken. We doen dat al wel in Kennemerwaard, maar het is nog niet zo tot wasdom gekomen als bv in Goirle bij bibliotheek Midden-Brabant. Je kunt ook leren van elkaars ervaringen en kijken waar een ander verder is dan jij!

De volgende dag was de algemene leden vergadering van de VOB. Daar hoorde ik aan de koffietafel, maar ook tijdens de vergadering de verzuchting dat 'we' met z'n allen niet voldoende opschieten. Dat dingen te lang duren voordat ze 'op de markt' zijn. Dat we last hebben van belangenverstrengelingen. En ja, dat kan best op een aantal fronten waar zijn. Landelijke infrastructurele projecten, programma's waarmee je goed resultaten kunt meten.... het duurt allemaal (te) lang en er spelen verschillende belangen. De vraag is alleen of als één of twee bibliotheken het zouden op pakken het sneller zou gaan. Dat zou kunnen... willen twee bibliotheken die die uitdaging aan zouden willen gaan om iets voor het hele land te ontwikkelen zich dan melden? En dan wel rekening houdend met al die verschillende meningen, wensen ;-)

Ook hoorde ik dat we last hebben van 'achterblijvers' en van slechte directeuren. Kan iemand die even voor mij aanwijzen dan? Ze zullen er vast zijn, want in elke branche heb je 'slechte' directeuren. Maar zouden degene die dat zeggen het zelf in zo'n situatie beter doen? Misschien wel, maar iedereen heeft blinde vlekken (ook ik) waarvan je mag hopen dat ze door de rest van je organisatie worden opgevangen.

Toch denk ik dat het wijzen naar anderen ons niet verder gaat helpen. Producten of diensten die we ontwikkeld hebben zouden we met elkaar moeten delen. Want waar de één goed in is, kan door een ander vaak weer gebruikt worden in zijn of haar lokale bibliotheek. Vaak met een lokale twist, maar dat is niet erg. Ik noemde hierboven al het voorbeeld van Midden-Brabant, ik denk dat van hun aanpak onze mensen in wijk of dorp heel geïnspireerd zullen raken. Dus ga ik ze zeker op dit initiatief wijzen. Ik leen graag goede ideeën van anderen. En ik stel ook graag onze ideeën ter beschikking aan collega's. Ik hoorde van onze medewerkers die een workshop hebben gegeven op het biebcongres dat ze veel contactgegevens hebben uitgewisseld. Prima!

Zo komen we volgens mij als branche uiteindelijk verder.... door uit te wisselen, door lokaal op te pakken wat lokaal speelt... en dat landelijk te delen.... vooral naar ons zelf kijken over wat wij kunnen bijdragen aan die branche....! Gelukkig gebeurt dat ook al, onder andere op het biebcongres, maar ook door collegiale uitwisseling. En om dat je altijd zelf het beste kan beginnen met iets te veranderen als het in je macht ligt: ... iedereen mag alles van me/ons hebben (behalve mijn pincode ;-)