Op het verkeerde been gezet worden

Afgelopen vrijdag was ik op uitnodiging bij een workshop van Satori Organisational Services in samenwerking met Knowmads van Huib Kraaijeveld. Huib ken ik sinds mijn MBA studie aan Nyenrode, waar hij een workshop Aikido verzorgde. Met zijn Satori richt hij zich 'supporting mavericks', wat deelnemers aan het Goudklompjes traject van de VOB wellicht een lampje doet op gaan. Huib doet altijd bijzondere dingen, en ik vind het leuk om er af en toe aan te proeven.

Wat was het:
Workshop waarin een groep van ca. 18 mensen, van diverse nationaliteiten, die elkaar niet kennen van diverse 'statuur' samen een organisatiespel gaan spelen. Sommigen spelen de cliënt, sommige spelen topmanagement, anderen middelmanagement en anderen de werkvloer. Iedereen kreeg een papier waarin je rol en probleem werd toegelicht, en waarin je van elkaar niet weet wat er speelt. Ik was cliënt.

Mijn rol: hoofd van de afdeling pr en communicatie van de KNVB. Mijn opdracht: krijg heel het volk als één supporter achter Oranje met een nationale pr campagne. En indien nodig een campagne om het imago van Oranje beter te maken. Ik moest gaan onderhandelen met het bedrijf Head Quarters (HQ) dat een prima reputatie heeft op het gebied van baandoorbrekende pr- en communicatiecampagnes.
Na het lezen van je rol ga je naar binnen in de andere ruimte waar Headquarters "gevestigd" is. Met mij zijn er nog drie andere spelers die een cliënt gaan spelen.

Dan rolt het volgende spel zich uit:


HQ: Het bedrijf van een creatief bedrijf dat ideeën, campagnes, pr strategieën etc. bedenkt. Het bedrijf loopt niet lekker. Alle medewerkers van de werkvloer moeten hun schoenen inleveren. Dat geeft natuurlijk gelijk al een gevoel van ongelijkheid weer. Het staat symbool voor hoe er met ongelijkheid in veel bedrijven wordt gewerkt, met bonussen, leaseauto's, parkeerplaatsen voor de baas etc.

Op het moment dat de cliënten (wij dus) binnenkomen, allemaal tegelijk, is onduidelijk wie de opdracht voor de klant gaat vervullen. Topmanagement zoekt naar oplossing, en stuurt mensen mee zonder te kijken naar kwaliteit, ervaring en gevraagde competenties passend bij de opdracht. Als cliënt wordt je in het diepe gegooid. Ik grijp in en vraag: 'hè wat gebeurt hier, Idols? Ik wil mensen die goed zijn, die passen bij mijn opdracht.' Dus heb ik zelf een oproep gedaan aan hele team En toen twee consultants (uitvoerders) aangetrokken.

Elke 12 minuten speelde je een dag. In de eerste dag probeer ik de opdracht helder over te brengen. Dat lukte maar gedeeltelijk. Consultants zouden er mee aan de slag , en ik zou eind 2de dag teruggebeld worden.

Dag 2: ik ga toch naar kantoor van HQ, want niet gerust op of ze het wel begrepen hebben, en loop binnen bij een meeting van 2 consultants die in gesprek zijn met iemand van het middelmanagement. Ik geef aan dat ik nog over offerte wil praten. De consultants schuiven dat in de schoenen van middelmanagement. Ik ga in gesprek. Aan eind gesprek valt ineens het topmanagement binnen en vraagt middelmanagement om aan te schuiven voor evaluatie. Mijn gesprek is nog niet afgelopen, dus ik ben volstrekt flabbergasted., en sta er op dat het middelmanagement blijft. Topmanagement geeft toe dat middelmanagement het gesprek met mij afmaakt.

Dag 3: Ik vraag om een voorstel hoe we verder gaan. De consultants willen tot vrijdag door kunnen werken. Ik wil ondertussen op de hoogte gehouden worden, om mee genomen te worden in creatieve proces. Dat proberen ze eerst af te houden, maar na mijn suggestie dat een foto van hun worksheets zou volstaan waren ze daartoe wel bereid.

Dag 4: kort contact met consultants blijft uit. Ik heb er maar vertrouwen in. Het blijkt dat er in het bedrijf inmiddels overleg gestart van onderaf om het bedrijf beter te laten werken, en om beter te overleggen, beter resultaat op te leveren voor de client.

Dag 5, halverwege: oplevering van het idee. Beantwoord aan de vraag. Consultants en middelmanager zitten erbij. Ik spreek mijn waardering uit, en middelmanager geeft de credits aan de consultants.

Tussen elke 'dag' zaten er 2 minuten om op een formulier aan te geven met welke vraag je zat, hoe voelde je je, waar zat je leervraag.

Er gebeurde nog veel meer dan ik hierboven heb beschreven, maar dit is in grote lijnen wat je 'speelt'. Je bedenkt zelf hoe je met situaties om gaat, er is geen uitgeschreven rol.


En dan volgt de review met de hele groep. Wat gebeurde er? Samenvatten van je persoonlijke ervaringen. Een stevige discussie waarin blijkt dat iedereen met een ander startbeeld is begonnen. Er was een medewerker die compassie verwachtte van de klant om mee te denken in de problematiek van het bedrijf. Daar was ik niet toe bereid, want degene die het vroeg zat niet in mijn 'team'. Ik vond t naïef om te verwachten dat een klant mee wil denken als je sores wilt oplossen, als dat niet door iemand wordt gevraagd met wie je een band hebt. Zij vond mij daar onmenselijk in. En dat vond ik dan weer confronterend om te horen. Overigens werden meer 'cliënten' als onmenselijk ervaren. Heel bijzonder hoe in dit spel de rol van de klant in een heel ander daglicht als gewoonlijk werd gezet.

Wat werd er zoal gedeeld aan ervaringen en denkbeelden:
Gesprek met jongere mensen: als je maar het beste met je medewerkers voor hebt, dan gaat iedereen het beste uit zich zelf halen. Tevreden medewerkers moet je streven zijn als directeur. Meer ervaren leidinggevenden hadden daar toch kanttekeningen bij.

De medewerkers die je niet hoort, werken meestal het hardst. Neiging management is te focussen op de klagers en hun problemen ipv focus op degene die tevreden zijn en productief.

Als je als directeur het goede voorbeeld geeft en aandacht hebt voor je mensen doen je collega leidinggevenden dat ook vanzelf.

Hierarchische systemen in bedrijven werken vaak contraproductief. En als topmanagement moet je nooit je middelmanagement buiten spel zetten, dat is dodelijk voor hun motivatie. Middelmanagers zijn vaak de beste mensen van de werkvloer geweest, die doorgegroeid zijn. Dus hebben ze de meeste betrokkenheid. Zorg goed voor hen, anders verliezen ze hun passie.

Wat heb ik meegenomen aan het eind van de dag: Je redeneert al heel snel vanuit je eigen denkraam. Wees open en stel vragen. Probeer je in de ander te verplaatsen. Kun je door mee te bewegen een beter resultaat halen? Wees je er van bewust dat jouw rol als leidinggevende, en zeker als directeur niet die is van het regelen van zaken voor de werkvloer. Daar zijn je middelmanagers voor. Als directeur moet je naar buiten, en intern de koers uitzetten die verder uitgewerkt wordt door medewerkers. Maar vooral veel naar buiten, want de tent draait wel door als jij er niet bent. (Dat heb ik overigens aan den lijve ervaren vorig jaar na een zware operatie. De bibliotheek draaide prima door. Het managementteam gaf aan toen ik terug kwam dat het allemaal prima was gegaan. En dat het ook wel fijn was dat ik terug was, want dat met name de externe contacten ernstig in de verdrukking waren gekomen. Juist! Daar was en ben ik dan ook wel goed in ;-)

Omdat het een spel is en je geen idee hebt waar je in bent beland blijf je heel kritisch. Dat vermogen hebben nieuwe medewerkers ook. Als je een tijdje ergens werkt verlies je vaak dat vermogen om kritisch en met verbazing naar bepaalde handelswijzen, protocollen etc te kijken. Deze dag heeft me weer er van bewust gemaakt dat je je altijd moet blijven af vragen waarom je iets doet. Welk nut dient het, en draagt het bij aan de resultaten die je met z'n allen nastreeft. En moet je niet vaker met elkaar afstemmen of je nog wel met het zelfde bezig bent, het zelfde doel voor ogen hebt. Dat doen we toch te weinig met elkaar.

Tussen het verslag door zien jullie tekeningen. Gedurende de dag werd wat er gebeurde, wat er werd gezegd door een tekenaar in soort cartoons vastgelegd. Erg leuk en heel erg herkenbaar.

En o ja, wat kost zo'n dag nou? Huib slaat hoofdelijk de kosten over van wat de dag kost, en dan vraagt hij je na afloop om over te maken wat jij vindt dat de dag waard was. Een heel sympathiek gebaar. Waarbij het overigens best lastig is om te bepalen wat de dag je dan waard was ;-)

Duurzaamheid in opbouw

Nadat we vorig jaar tweede zijn geworden bij de verkiezing van de meest duurzame bibliotheek hebben we onszelf voorgenomen om niet stil te gaan zitten. We gaan onze duurzame activiteiten voortzetten en uitbouwen. Dus zijn we een tijdje geleden bij HVC, de huisvuilcentrale in Alkmaar langs  geweest. Om te praten of we iets voor elkaar kunnen betekenen. Dat was een positief gesprek, en wij zijn met huiswerk de deur uitgestuurd om met een voorstel te komen waarop HVC kan aangeven welke mogelijkheden ze zien.

Onze Jan en onze Maria zijn vervolgens langs gegaan bij de winnaars van de prijs, Bibliotheek Groningen. Daar hebben ze veel ervaringen uitgewisseld, en hebben wij aangegeven dat we graag ook aan willen haken op de digitale etalage die zij onder vlag van Bibliotheek.nl hebben gemaakt.

En vandaag waren Maria en ik op bezoek bij ECN. Een groot onderzoeksbedrijf dat business to business innovaties levert. Ze leveren zoals ze zeggen geen zonnecollectoren, maar doen wel onderzoek naar alle technologie die er achter zit. Ze richten zich op vier poten: windenergie, zonenergie, bio-massa energie en energie-efficiency. Het was ook vandaag een interessant gesprek. Uiteindelijk kwamen tot de conclusie dat we op dit moment niets voor elkaar konden betekenen. Wat zij leveren is niet bedoeld voor de consument, het is bedoeld voor producenten.

Het was geen verloren middag. Het was een uur intensief praten over waar zij mee bezig zijn, en waar wij mee bezig zijn. Interesse over en weer. En ik moet eerlijk zeggen, het is toch prachtig als je als bibliotheek opbelt met het verzoek om een afspraak naar zo'n technologisch bedrijf, die geen directe link met de bibliotheek heeft, dat je dan toch uitgenodigd wordt voor een kennismaking. Dan loop ik trots het zwaar beveiligde pand uit en laat met liefde de kofferbak van mijn auto tot tweemaal toe controleren ;-)

Terug naar de werkvloer met Ingeborg

Vanochtend was ik bij Ingeborg, onze roostermaker. Zij had me enigszins schoorvoetend uitgenodigd om eens met haar mee te kijken. "Ik weet niet of ik met voor jou interessante dingen bezig ben"? Om met Benedictus te spreken "Ieder werk is het waard om met aandacht te worden gedaan", geldt dat ook voor alle werkzaamheden in en om de bibliotheek. Dus vanochtend toog ik op mijn fietsje in de voorjaarszon naar Bergen, alwaar Ingeborg mij wegwijs heeft gemaakt in de geheimen van het rooster.

En dat is zowaar geen sinecure. Voor 12 vestigingen vervanging regelen bij ziekte, vakantie, buitengewoon verlof. Ingeborg krijgt keurig via de mail door wie er ziek zijn, en wie er wanneer vakantie/verlof wil. Dat voert ze keurig in het roosterprogramma in. En dan gaat ze op een gegeven moment aan onze invallers toesturen wanneer er vervanging nodig is. Die kunnen dan intekenen op bepaalde diensten. Waarbij Ingeborg een beetje in de gaten houdt of er niet steeds dezelfde mensen worden ingezet, die daarmee heel veel uren draaien. Waardoor een ander misschien niet aan zijn of haar minimum uren zou kunnen komen.

Ingeborg is de spil voor de lange termijn vervanging. Ze gooit nadat ze een eerste oproep heeft gedaan, en nog niet alle gaten zijn opgevuld, er vaak nog een extra mail uit aan medewerkers met een vast contract, die aangegeven hebben extra inzetbaar te zijn. En dan als er nog steeds gaten zijn in het rooster, dan gaat Ursula er mee aan de slag. Die is van de korte termijn vervanging. Die belt medewerkers dan gericht op, of zij kunnen inspringen.

Een heel gepuzzel, en heel nauwkeurig werk. Want je wilt vervanging goed geregeld hebben. En als je verlof hebt aangevraagd wil je op een gegeven moment ook wel weten of je verlof door gaat.

Ingeborg gaf in het gesprek wat we ondertussen zo hadden, terwijl we naar het rooster van volgende week keken dat ze ook nog wel wensen had. Het liefst zou ze een roosterprogramma hebben dat gekoppeld is aan ons personeelssysteem. Dat is er al wel, maar wij hebben het nog niet. Dat roosterprogramma kan dan als het goed is gelijk op basis van verlofaanvragen of ziekte, wat ook in dat systeem ingevoerd wordt, duidelijk maken of er vervanging moet worden geregeld, en voor welke dagen dan. En ze had ook een mooi voorbeeld gehoord van bibliotheek Haarlem, die bijna niet met invallers werken, maar met een soort flexteam werken. Een plusbezetting waarbij medewerkers bij ziekte of verlof binnen hun eigen team moeten schuiven in diensten en uren zodat de afwezige medewerkers vervangen kunnen worden. Daar zou ik nog wel eens meer over willen weten ;-)

Wat ik mooi vind om te zien, bij elk terug naar de werkvloer bezoek dat ik doe, is hoe betrokken wij met z'n allen zijn bij wat we doen. Of het nou Joey, Jolanda, Leonie, Sanneke, Elly of Ingeborg is. Allemaal hebben ze een verhaal en stralen ze uit dat ze het erg leuk vinden om het werk dat ze doen te doen. En dus ook voor Ingeborg een hartelijk dank voor je uitleg en voor je enthousiasme. Ik zat terwijl ik mij naar mijn vervolgafspraak (die ik bijna was vergeten!) haastte op mijn fiets blij te zijn. Mooie medewerkers bij Kennemerwaard!

Werken aan een nieuwe bibliotheekwet

Gisteren was de Algemene Leden Vergadering van de VOB. Daarin zou gesproken worden over de bibliotheekwet die in de maak is. Het was wat lastig discussieren, want er is nog geen concepttekst beschikbaar die door de leden gelezen kan worden. Toch wilde het bestuur met ons, de leden, in gesprek over de stand van zaken. Wij, de leden, waren natuurlijk vol verwachting.

Het bestuur gaf aan dat er weliswaar een opzet voor de tekst is, maar dat zij deze tekst niet kan delen met de leden. In het onderhandelingsproces moet er sprake zijn van vertrouwen over en weer, en het bestuur voelt zich gehouden aan die gewenste vertrouwelijkheid. Onderhandelingen zijn natuurlijk ook een precair proces, zeker wanneer je je in het politieke vlak begeeft en er ergens wellicht afspraken over geld, verantwoordelijkheden etc moeten worden gemaakt.

We kennen de voorbeelden uit het nabije verleden, het bibliotheekcharter, waarin taken en verantwoordelijkheden van rijk, provincies en gemeenten ten aanzien van bibliotheekwerk werden benoemd. Ook dit is toen eerst in besloten kring besproken, waarna pas de openbaarheid werd gezocht en partijen zich over de inhoud konden uitspreken. Waarbij ik moet opmerken dat VNG en IPO zich destijds lieten zien als verenigingen die weliswaar namens provincies en gemeenten spreken en onderhandelen, maar die geen harde afspraken kunnen maken die hun leden na hoeven te komen zolang het niet in een wettekst gevangen is. Dat hebben we toen ook gezien, hoewel het convenant en charter door VNG en IPO waren ondertekend, en er volgens mij iets in stond over hoe belangrijk de samenhang in het netwerk is voor de bereikbaarheid voor burgers, werden er diezelfde maand al bezuinigingen afgekondigd door provincies en gemeenten. Maar dit terzijde ;-)

Het bestuur vertelde vervolgens wat er allemaal is gedaan om de belangen van bibliotheken en hun gebruikers voor het voetlicht te brengen bij OCW en Tweede Kamer. Waar de VOB op aandringt is een nieuw charter, waarin opnieuw het belang van een samenhangend, fijnmazig netwerk van bibliotheekvoorzieningen wordt vastgelegd.

Er is heel veel gesproken over zaken die de directeuren heel belangrijk vinden, die we graag opgenomen willen zien in de wet. Daar staat het één en ander over te lezen op de site van Bibliotheekblad. En het is aan de delegatie die met OCW en de VNG spreekt om deze boodschap over te brengen.
Wat in ieder geval helder is dat er samenhang komt, voor zover die er nog niet is, tussen wat er op landelijk, provinciaal en lokaal niveau wordt afgesproken en uitgevoerd over bibliotheekwerk.Wij als lokale directeuren moeten wel weten wat er in de wet komt, en hoe wij dit lokaal kunnen inzetten wanneer wij met lokale politici spreken. Welke rol achten de diverse overheidslagen essentieel voor de bibliotheek in het bedienen van de burgers.

Als laatste hebben we besloten dat er een manifest komt waarin kort wordt samengevat wat het standpunt van de VOB en haar leden is ten aanzien wordt van nieuw te schrijven bibliotheekwet.

En toen ging iedereen aan de borrel en werd er zeer geanimeerd van gedachten gewisseld, en was het nog lang onrustig in de Jaarbeurs ;-)